Base E-Hiring và hành trình số hóa hoạt động tuyển dụng của ngân hàng Quốc tế VIB

Thời gian gần đây, khái niệm "HR 4.0" xuất hiện nhiều trong các cuộc trò chuyện cùng chuyên gia, trên các bài báo, mạng xã hội… cùng những dự đoán về tầm ảnh hưởng mạnh mẽ của Cuộc Cách mạng 4.0 đối với ngành nhân sự tại Việt Nam. Ngược dòng lịch sử, cuộc Cách mạng Nhân sự đã trải qua bốn giai đoạn, từ thời đầu tiên HR 1.0 làm việc hoàn toàn cùng giấy tờ, HR 2.0 với các thiết bị điện như máy in, máy fax… giúp sắp xếp quy trình cho đến HR 3.0 khi con người tiếp cận Internet sơ khai. Và cuối cùng là HR 4.0 mở ra một kỷ nguyên mới của mạng lưới thông tin, tự động hóa và trao đổi dữ liệu, tác động lớn đến cách vận hành và quản lý của các doanh nghiệp. Trong đó, quản trị nhân sự, đặc biệt là tuyển dụng đang dần "thay áo mới".

"Tuy nhiên, tuyển dụng 4.0 không chỉ có mỗi công nghệ. Nó là bài toán song hành giữa công nghệ và con người." - Chị Hà Thu Thảo nhận định. Cà phê cuối tuần cùng chúng tôi trong tiết trời Hà Nội se se lạnh, chị đã kể lại 1 cách ngắn gọn, nhưng đủ để chúng tôi hình dung rõ ràng về câu chuyện nhân sự ngành ngân hàng và những thay đổi của VIB từ khi tiên phong ứng dụng công nghệ trong hoạt động tuyển dụng.

Chỉ tiêu tuyển dụng 3.000 người năm 2019, quy mô nhân sự đang trên đà tăng trưởng

Thành lập năm 1996, VIB hiện đang sở hữu quy mô nhân sự lớn, lên đến 6.800 người với 163 chi nhánh trên toàn quốc và đặt ra chỉ tiêu tuyển dụng bình quân hơn 2.000 người/năm với quy trình tuyển dụng chặt chẽ. Năm 2019, con số tuyển dụng của VIB lên đến 3.000 người.

"Trong mùa cao điểm, VIB thậm chí tuyển trung bình khoảng 400-500 nhân sự/tháng với khối lượng công việc tuyển dụng rất lớn. Và khi khối lượng công việc tăng lên, việc ứng dụng công nghệ để giảm tải áp lực cho nhân viên và tăng hiệu quả tăng hiệu quả tuyển dụng gần như là tất yếu trong thời đại 4.0."

Hành trình ứng dụng công nghệ trong tuyển dụng: Từng bước khám phá và trải nghiệm...

Trước khi chọn lựa được ứng dụng tuyển dụng thật sự phù hợp, VIB đã trải qua một quá trình khám phá và trải nghiệm để hình dung rõ hơn về nhu cầu của doanh nghiệp cũng như cập nhật thêm tri thức về công nghệ.

Chị Thảo cho biết: "Thời gian đầu, chúng tôi chỉ dùng một công cụ chung duy nhất là trang chủ của VIB để đăng tuyển. Còn mỗi nhân sự sẽ tự quản lý hồ sơ và thông tin ứng viên một cách riêng lẻ, tự lưu trữ dữ liệu theo những cách khác nhau. Hồ sơ ứng viên (CV) sẽ đổ vào hòm thư chung và được phân bổ về các bạn tuyển dụng. Tất nhiên mọi người đều cùng nhận được một CV, nhưng bạn nào đang phụ trách tuyển vị trí nào thì chủ động lọc và nhận CV của vị trí đó. Tóm lại, ai cũng chỉ quan tâm đến các vị trí đang tuyển và hồ sơ của mình. Mặc dù mỗi bạn tuyển dụng giữ một lượng CV khác nhau, nhưng có những ứng viên ứng tuyển một lúc vài ba vị trí, dẫn đến sự chồng chéo, trùng lặp khiến các bạn rất khó theo dõi." Những người làm công tác tuyển dụng tại VIB hiểu rằng đã đến lúc tìm kiếm một công nghệ giúp phân loại hồ sơ tự động và đưa tất cả dữ liệu về một nền tảng thống nhất.

Được sự đồng ý của ban lãnh đạo về mặt chủ trương, bộ phận tuyển dụng của VIB bắt đầu tìm kiếm các giải pháp công nghệ để hỗ trợ cho công việc của mình. "Ban đầu, chúng tôi tìm kiếm một phần mềm tuyển dụng giúp giải quyết được vấn đề quản lý thông tin ứng viên và nhận CV thuận tiện hơn. Tuy nhiên, xét về lâu dài, chúng tôi cần nhiều hơn thế, không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn quản lý được cả quy trình tuyển dụng."

"Chúng tôi nghiên cứu rất nhiều các công nghệ phục vụ tuyển dụng và nhận thấy Hệ thống quản trị tuyển dụng - Applicant Tracking System (ATS) có thể đáp ứng yêu cầu của ngân hàng.Thật ra ATS đã ra đời từ lâu và phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới, riêng ở Việt Nam khái niệm này còn khá mới và trên thị trường chỉ có một số nhà cung cấp hệ thống này, trong đó có Base với sản phẩm Base E-Hiring. Ưu điểm lớn nhất của Base là đội ngũ nhân sự thông minh, nắm bắt nhanh đề bài mà chúng tôi đưa ra và am hiểu quy trình. Đó cũng là lý do chúng tôi chọn sử dụng Base E-Hiring."

… đến vượt qua rào cản về tâm lý con người và nhận ra giá trị công nghệ

Con đường đưa Base E-Hiring vào hoạt động tuyển dụng, mang lại kết quả thực chẳng phải quá dễ dàng. Trở ngại lớn nhất chính là thói quen và tâm lý con người. Trước đây, mỗi nhân sự tự làm việc và chốt thư mời làm việc (offer) với ứng viên theo cách của mình nên khá thoải mái và nhanh. Còn khi dùng E-Hiring tất cả quy trình đều được chuẩn hóa theo từng bước một, điều này cũng khiến đội ngũ nhân sự ban đầu còn nhiều bỡ ngỡ.

"Sau một thời gian làm quen với thao tác theo quy trình trên ứng dụng, bộ phận tuyển dụng đã công nhận những giá trị từ Base E-Hiring. Bây giờ chúng tôi cần thông tin gì đều có thể tổng hợp rất nhanh, vì mọi dữ liệu được lưu trữ ở đây cả rồi, chỉ mất vài giây tìm kiếm."

Đối với VIB, hầu như toàn bộ quy trình này đã được thực hiện trên Base E-Hiring, cũng như tích hợp với các hệ thống quản trị nhân sự của VIB thông qua API: từ bước lập kế hoạch nhân sự, tạo đề xuất tuyển dụng, đăng tin trên website tuyển dụng, đến thu thập hồ sơ ứng tuyển tự động từ các trang tin tuyển dụng, hẹn phỏng vấn và offer. VIB cũng đang đặt đề bài và phối hợp với Base để hoàn thiện các tính năng như tích hợp với ứng dụng quản lý offer, tích hợp với quy trình tiếp nhận nhân sự mới. Các bước này cơ bản trước giờ không thay đổi, nhưng VIB & Base đã chuẩn hóa thành một quy trình chuẩn và khép kín (end-to-end process) để mọi người làm việc chuyên nghiệp hơn và có thể theo dõi, nắm bắt được tiến độ, giảm thiểu các công việc thủ công cũng như tương tác tốt hơn với ứng viên.

Như vậy, VIB không chỉ hiểu giá trị của công nghệ mà còn nỗ lực để đưa ra những đề xuất hoàn thiện sản phẩm. Base sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn tốt đảm trách việc xây dựng phần mềm còn VIB có kiến thức chuyên sâu về tuyển dụng, có thể đưa ra bài toán tổng thể, giúp Base chuẩn hóa, tối ưu hóa quy trình từ hoạch định nguồn lực đến các bước tuyển dụng chuyên nghiệp. Nhờ đó, Base đã có thêm những ý tưởng mới để cải thiện tính năng của E-Hiring, mang đến cho bộ phận tuyển dụng VIB trải nghiệm tuyệt vời hơn.

"Cái hay nhất của Base chính là tính tập trung và tính tương tác. Thay vì mỗi người lưu trữ hồ sơ riêng và tự quản lý bằng Excel hay một công cụ nào đó, các bạn đã có E-Hiring tập trung toàn bộ CV về một mối, tìm kiếm ứng viên nhanh hơn nhiều mà lại loại bỏ được tình trạng trùng lặp ứng viên. CV từ các trang tin tuyển dụng cứ thế tự động đổ về đây, CV từ những nguồn khác như giới thiệu trực tiếp cũng được cập nhật lên E-Hiring hết. Giả sử một nhân sự tuyển dụng nghỉ thì người mới thay thế sẽ dễ dàng tiếp quản công việc hơn, vì dữ liệu đều ở trên ứng dụng cả rồi.

Hơn nữa, Base cho chúng tôi một không gian để tương tác, trao đổi công việc với nhau, chẳng hạn như bình luận về hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, đưa ra nhận xét sau phỏng vấn… Mọi người nắm được thông tin chung để nếu cần có thể hỗ trợ lẫn nhau chứ không kiểu mỗi người một việc như trước."

Tuyển dụng 4.0 là bài toán song hành giữa công nghệ và con người

Dù mới áp dụng Base E-Hiring được gần một năm nhưng việc chuyển đổi hoạt động tuyển dụng lên nển tảng sổ của VIB đã ghi nhận nhiều dấu hiệu tích cực.

"Cuối năm 2018, VIB bắt đầu vận hành Base E-Hiring. Đến tháng 4 chúng tôi thực hiện đánh giá và báo cáo về kết quả tuyển dụng. Chỉ trong vòng 3 tháng đầu năm với 10 chuyên viên tuyển dụng, VIB đã tuyển thành công 1.200 nhân sự. Đây là số lượng tuyển dụng lớn, nhất là trong thời gian chúng tôi đang còn làm quen với việc xử lý quy trình trên phần mềm."

Đúc kết lại những trải nghiệm trên hành trình cùng Base E-Hiring, bao gồm cả những khó khăn, cản trở và thành quả đầu tiên, chị Thảo rất tâm đắc với một câu nói "Tuyển dụng 4.0 là bài toán song hành giữa công nghệ và con người". Trước tiên, Doanh nghiệp cần giúp nhà cung cấp phần mềm hiểu rõ nhu cầu, cách thức tổ chức, vận hành trong doanh nghiệp. Từ đó nhà cung cấp và đội ngũ triển khai sẽ giải các bài toán của doanh nghiệp một cách hợp lý nhất thông qua công nghệ. Riêng đối với người quản lý, việc định hướng nhân viên sử dụng công nghệ, truyền tải được giá trị của công nghệ, giúp mọi người thay đổi suy nghĩ và từ bỏ thói quen cũ là điều vô cùng quan trọng.

Ánh Dương