Bạn đã tham gia quá nhiều cuộc họp vô bổ? Đừng lo, đã có cách để việc họp hành trở nên hiệu quả, tổ chức nào cũng có thể áp dụng!
Làm thế nào để có thể vận hành cuộc họp một cách có hiệu quả nhất, bài viết dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời.
Cuộc trò chuyện với hơn 500 giám đốc điều hành tại chương trình hàng tuần Corner Office (tạm dịch: Góc nhỏ văn phòng) đã giúp tôi hiểu những quy luật để vận hành một buổi họp hiệu quả. Những mẹo vặt và chiến lược này có thể áp dụng cho bất kì ai.
Chúng ta đều đã trải qua những buổi họp không hiệu quả. Bạn đến họp đúng giờ chỉ để chờ cuộc họp bắt đầu muộn 10 phút. Nghị trình? Không rõ ràng. Người phụ trách công việc. Cũng mơ hồ nốt. Vài người nảy ra ý tưởng, số khác dập tắt ý tưởng đó ngay lập tức. Chính vì thế, những chia sẻ dưới đây sẽ giúp ta vận hành một cuộc họp hiệu quả hơn.
3 quy luật vận hành cuộc họp
1. Lên nghị trình
Nghị trình của cuộc họp có thể được tóm tắt trong tài liệu phát tay, viết lên bảng hay được thảo luận ngay lập tức, nhưng mọi người cần hiểu mục đích tham gia cuộc họp và họ cần phải đạt được điều gì sau buổi họp. Điều này đóng vai trò như chiếc la bàn, nhờ đó cuộc họp có thể quay lại đúng hướng nếu chẳng may “bơi quá xa”.
“Nếu tôi không có trong tay nghị trình công việc, tôi sẽ không tham gia”, Annette Catino - giám đốc điều hành công ty Qualcare Alliance Network thẳng thắn nói. “Khi tôi chẳng hiểu được tại sao tôi phải có mặt trong cuộc họp này, thì chẳng có lí gì để cuộc họp này phải diễn ra cả”.
2. Bắt đầu đúng giờ. Kết thúc đúng lúc.
Tại sao những người có chức vị cao lại có thói quen đi trễ vào các buổi họp nhỉ? Có phải vì họ quá bận bịu? Hay là họ muốn mọi người biết rằng thời gian của họ là quý báu hơn những người còn lại?
Một câu nói kinh điển: thời gian là tiền bạc. Vì thế, việc ngồi chờ và đoán xem mấy giờ sếp sẽ đến là cực kì lãng phí. Khi đặt ra các quy tắc ngầm của một tổ chức, nhân viên sẽ noi theo người lãnh đạo. Nếu người đó muốn cuộc họp diễn ra đúng giờ, chắc chắn cuộc họp sẽ diễn đúng giờ.
Terry Lundgren, chủ tịch công ty Macy, chưa bao giờ đắn đo khi thi hành các chính sách về việc họp đúng giờ. “Nếu cuộc họp bắt đầu lúc 8 giờ, bạn không thể đến lúc 8:01, bạn phải đến lúc 8 giờ, vì cuộc họp diễn ra vào lúc 8 giờ. Những người bận rộn thường đến trễ đang làm mất thời gian của người đúng giờ.”
Kết thúc cuộc họp đúng giờ cũng quan trọng không kém. Điều này đảm bảo việc bạn sẽ hoàn thành được những gì có trong nghị trình cũng như giúp mọi người quay lại công việc của họ thật mau chóng. “Tôi thích một bản nghị trình mà chúng tôi sẽ cân nhắc cùng nhau”, ông Lundgren nói thêm, “cuộc họp sẽ diễn ra trong 2 giờ đồng hồ, từ đó chúng tôi đẩy tiến độ để thời gian khớp với nghị trình đã đề ra.”
3. Có kế hoạch hành động sau cuộc họp
Dành một vài phút cuối của buổi họp để thảo luận về các bước tiếp theo. Điều này bao gồm việc quyết định người chịu trách nhiệm về mảng nào và thời hạn là ngày nào. Bằng không, thời gian dành cho cả cuộc họp sẽ đổ sông đổ biển.
Shellye Archambeau, giám đốc điều hành công ty MetricStream (một công ty giúp các công ty đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ) thường kết thúc cuộc họp bằng câu nói: “Ai đang giữ quả bóng?”
“Khi đang chơi thể thao và quả bóng được ném cho cho bạn, tức là bạn đang kiểm soát điều gì sẽ xảy ra tiếp theo”, Shellye giải thích. “Bạn sở hữu nó. Nó trở thành một khái niệm hữu hình để đảm bảo rằng bạn có trách nhiệm để chắc chắn mọi công việc được hoàn thành.”
Hay với Mark Toro, quản lý đối tác của North American Properties – Atlanta (một công ty chuyên về bất động sản), lại sử dụng một từ viết tắt khá phổ biến trong e-mail: W.W.D.W.B.W, tức là “Ai sẽ làm điều gì và khi nào? (Who will do what by when?).
Chúng tôi luôn nhắc nhở nhau điều đó, và chúng tôi cũng cố gắng làm điều đó với người cộng sự của mình. Chúng tôi phát triển một hệ thống trước khi bắt máy điện thoại, chúng tôi sẽ nói ‘Bạn nghĩ khi nào tôi có thể làm điều đó?’ và chuyển máy cho người có liên quan.”
Trao quyền cho mọi người
1. Bóng đèn hay khẩu súng?
Dawn Lepore, nguyên giám đốc của drugstore.vn, đôi khi sử dụng các thuật ngữ ngầm hiểu trong các cuộc họp: “Người khác đôi khi không hiểu rằng đó là mệnh lệnh hay chỉ đơn thuần là một ý tưởng trong bạn. Bóng đèn là ý tưởng, và tôi đang suy nghĩ về nó. Khẩu súng mang ý nghĩa như một mệnh lệnh, tôi muốn bạn làm điều đó.”
2. Loại 1, 2 hoặc 3
Ai sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng cho một vấn đề? Shella Lirio Marcelo, giám đốc điều hành tại Care.com (công ty giúp mọi người tìm người chăm sóc), đã phát triển một hệ thống cho người chịu trách nhiệm:
“Quyết định loại 1 là quyết định duy nhất của người lãnh đạo – độc tài. Loại 2: mọi người cùng đưa ra những gợi ý, và sau đó vẫn là người lãnh đạo đưa ra quyết định. Loại 3: là sự đồng thuận. Đây là cách tuyệt vời để vấn đề được giải quyết thống nhất và triệt để.”
3. Quyết định cuối cùng là ở tôi, hay là sự đồng thuận?
Một trong những trách nhiệm chính của người lãnh đạo là khai thác càng nhiều quan điểm càng tốt. Nhưng họ cần phải rõ ràng trong việc phân tích các ý kiến đó.
Carl Bass, nguyên giám đốc điều hành tại Autodesk chia sẻ rằng, thông thường sẽ xảy ra căng thẳng khi khuyến khích mọi người trình bày quan điểm, vì điều đó có thể dẫn dắt họ tin rằng quyết định sẽ được đưa ra bằng một cuộc bầu cử mang tính dân chủ. Và đây là cách ông ấy giải quyết:
“Chúng tôi rõ ràng với nhau vào đầu giờ mỗi cuộc họp rằng đó sẽ là quyết định của một người hay là sự thảo luận của mọi người để có sự thống nhất chung. Tôi nghĩ rằng điều này thật sự có ích, bằng không mọi người sẽ cảm thấy thất vọng vì họ đã đưa ra quan điểm nhưng họ chưa có cái nhìn tổng thể cho quyết định cuối cùng.”
Kiểm soát cuộc họp, không kiểm soát cuộc đối thoại
1. Tất cả đều được bày tỏ quan điểm
Nếu đang tổ chức cuộc họp, bạn cần im lặng và để mọi người được bày tỏ ý kiến trước. Nếu bạn chia sẻ đầu tiên, mọi người có xu hướng gật gù và mặc định rằng điều bạn nói là chính xác.
Đó là một bài học mà Navin Nagiah, giám đốc tại DNN (công ty phần mềm nội dung web) đã học được.
“Một khi bạn đã đưa ra kết luận, mặc nhiên sẽ chẳng còn cuộc tranh luận nào cả. Bạn sẽ không thể khai thác quan điểm của người khác, và những quan điểm ấy sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kinh doanh hay các quyết định có liên quan. Vì vậy, bạn cần phải chậm rãi và để mọi người nói trước.”
Còn đây là một lời khuyên hữu ích từ David M. Cote, nguyên giám đốc điều hành của Honeywell:
“Công việc của người đứng đầu là ngay khi kết thúc cuộc họp. Việc của bạn là tổng hợp các sự kiện, ý kiến, quan điểm và đưa đến quyết định đúng đắn, vì bạn đã có những cơ sở để cân nhắc giữa các quyết định, dù đó không phải là ý tưởng của bạn lúc đầu.”
2. Mọi người cùng đóng góp
3. Quản lí nhân sự
Có ba loại động lực chung trong một cuộc họp:
Một vài người chiếm ưu thế trong lúc họp, số khác bị lép vế.
Một số người thích đề ra ý tưởng, những người khác vùi dập ý tưởng đó.
Mọi người do dự khi đưa ra những ý kiến vượt quá phạm vi chuyên môn và chức vụ của mình trong một tổ chức.
Dưới đây là một vài cách thức mà các giám đốc điều hành đảm bảo việc mọi người đều tham gia đóng góp.
4. Phát triển ý tưởng
Kathleen Finch, chuyên gia lập trình, nội dung và thương hiệu của Scripps Networks Interactive, rất thích tổ chức các cuộc họp vài tháng một lần mà cô quen gọi là “cuộc họp tương tác.”
“Tôi cùng 25 người vào một căn phòng và xem qua các dự án khác nhau trong 6 tháng tới, và mỗi người sẽ phát triển ý tưởng của mình để giúp những dự án này thành công nhất có thể”, cô chia sẻ. “Quy tắc khi bước vào cuộc họp là phải quên đi chức vụ của mình. Tôi muốn tất cả mọi người nói về cách thức họ làm cho dự án tốt hơn. Và thật sự tôi rất ngạc nhiên với mức độ hiệu quả của những cuộc họp như vậy.”
5. Biến mọi người thành những vị quan toà
Để mọi người chia sẻ trung thực nhất những quan điểm của họ, hãy thử chiến thuật thông minh này từ John Nottingham, người điều hành công ty Nottingham Spirk (một công ty thiết kế và cải tiến). Những gì ta cần là thẻ chỉ mục và bút viết.
1. Chủ trì việc brainstorm và đưa ra ý tưởng lên tường hoặc bảng trắng.
2. Đưa mọi người 3 tấm thẻ có ghi “Wow”, “Được” và “Ai quan tâm?”. Mọi người cúi gằm mặt xuống bàn.
3. Ai đó đứng lên để đề ra những ý tưởng lên tường.
4. Những người tham gia giơ cao tấm thẻ thể hiện cảm xúc của mình về ý tưởng này.
“Nếu tất cả thẻ đều là ‘Wow’, bạn phải giữ ý tưởng đó”, ông Nottingham nói. “Nghe có vẻ dễ dàng, nhưng mọi sự không thường diễn ra như thế. Vì vậy khi một ý tưởng khác được đưa ra và mọi người đều chọn “Ai quan tâm?”, bạn nên vứt bỏ ngay ý tưởng đó, giữ lại chẳng làm được gì cả.”
Theo như Nottingham, thẻ tồi tệ nhất là “Được”. “Mọi người có thể sản xuất những sản phẩm tốt, nhưng thường thì không có quá nhiều sản phẩm tốt đồng đều được sản xuất cùng một thời điểm.”
Tạo ra những cuộc họp cần thiết
1. Kiểm tra tiến độ các cuộc họp
Một vấn đề thường thấy ở các công ty là lịch họp xuất hiện ngày càng dày đặc hàng tuần, hàng tháng và từ đó trở thành thường lệ.
Để tránh tình trạng đó, Lew Cirne, giám đốc của công ty New Relic (công ty phân tích phần mềm) đã có cách tiếp cận như sau:
“Một trong những điều cơ bản tôi thường làm mỗi quý là xem xét các cuộc họp có trong lịch trình của mình, và mỗi buổi họp đều phải có mục đích rõ ràng. Vấn đề không nằm ở việc phải giữ buổi họp vì đó là thông lệ. Tôi tự hỏi ‘Vì điều gì?’ và khuyến khích các quản lí của mình để chất vấn chính lịch trình của họ.
2. Hủy tất cả các cuộc họp không cần thiết
Muốn thử một biện pháp kiên quyết hơn? Bạn có thể tham khảo tại Stewart Butterfield, giám đốc của Slack (một ứng dụng nhắn tin cho các nhóm) để hủy những cuộc họp thường xuyên để xem rằng cái nào nên bỏ đi và cái nào nên giữ lại.
“Mọi người đi làm hàng ngày trong một năm và không thực sự làm được điều gì vì họ chỉ đang làm những điều mà họ buộc phải làm. Chúng tôi đã trải qua quá trình hủy gần như các buổi họp tại thời điểm đó, để kiểm chứng rằng cuộc họp nào thật sự cần thiết. Ắt hẳn chúng ta sẽ cần đến những buổi họp mà ta lỡ hủy bỏ, tuy nhiên chúng sẽ quay trở lại – nhưng chúng tôi sẽ đợi đến khi chúng tôi thực sự cần đến nó".
