8 lỗi quản lý thời gian sẽ NHẤN CHÌM bạn trong năm 2022, biết để tránh
Người ta thấy rằng 82% mọi người không có hệ thống quản lý thời gian. Quản lý thời gian giống như việc bạn đào một cái lỗ ở bãi biển, lỗ hổng càng lớn, thì càng có nhiều nước tràn vào để lấp đầy nó.
Quản lý thời gian có phải là mục tiêu hay giải pháp lặp lại mà bạn thực hiện năm này qua năm khác không? Bạn không đơn độc. Nhưng, thật không may, người ta thấy rằng 82% mọi người không có hệ thống quản lý thời gian. Và, trong quan điểm của tôi, điều đó có thể dẫn đến sự hỗn loạn.
Rất may, đây là thời điểm hợp lý trong năm để khắc phục vấn đề này, nhưng mấu chốt là bạn phải loại bỏ các lỗi quản lý thời gian, chẳng hạn như 8 sai lầm sẽ khiến bạn chìm đắm trong năm 2022 sau đây.
1. Rơi vào bẫy quản lý thời gian
Dane Jensen viết cho HBR: "Quản lý thời gian hứa với chúng ta rằng nếu chúng ta hình thành nên thói quen làm mọi thứ hiệu quả hơn, chúng ta có thể tạo ra không gian để chứa tất cả những việc cần làm của mình một cách thoải mái. Và quản lý thời gian giống như việc bạn đào một cái lỗ ở bãi biển, lỗ hổng càng lớn, thì càng có nhiều nước tràn vào để lấp đầy nó."
Cứ như vậy, chúng ta luôn cố gắng nhồi nhét càng nhiều việc càng tốt, cảm giác nếu dừng lại thì chúng ta sẽ bị tụt lại và mọi việc lại càng chồng chất hơn.
Vậy thì, làm thế nào chúng ta có thể tránh được bẫy quản lý thời gian?
Hãy thử ba chiến lược sau.
Giảm khối lượng nhiệm vụ
Rất nhiều người trong chúng ta đang phải vật lộn với điều này.
Bạn nên hợp nhất lịch và danh sách việc cần làm để có cái nhìn đầy đủ về các cam kết nhiệm vụ của mình. Sau đó, nếu bạn đã lên lịch trước, hoặc là không áp đặt thời gian, hoặc ủy quyền hoặc thuê ngoài hoặc lên lịch lại khi bạn có nhiều thời gian hơn cho nó.
Thay thế các "quyết định" bằng các "nguyên tắc"
Quá nhiều quyết định có thể dẫn đến quá tải về nhận thức. Kết quả là bạn sẽ cảm thấy quá tải và có nhiều khả năng mắc lỗi. Để ngăn chặn điều này, hãy thiết lập các nguyên tắc như "Không họp vào các ngày thứ Tư" hoặc mặc cùng một bộ trang phục hàng ngày như Steve Jobs.
Sử dụng quy ước, không phải ý chí, để giảm thiểu sự phân tâm
Chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian vào những thứ gây xao nhãng như email hoặc mạng xã hội. Sử dụng quy ước có lợi cho bạn thay vì tiêu hao năng lượng của bạn để chống lại những thứ gây xao nhãng này.
Ví dụ: chặn các ứng dụng và trang web nhất định khi bạn cần tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Hoặc, kiểm tra hộp thư đến và tài khoản xã hội của bạn vào những khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như vào buổi sáng, sau bữa trưa và trước khi kết thúc ngày làm việc.
2. Không đặt mục tiêu cá nhân
Nhóm nội dung của Mind Tools cho biết: "Thiết lập mục tiêu cá nhân là điều cần thiết để quản lý tốt thời gian của bạn. Vì sao? Bởi lẽ các mục tiêu cung cấp cho bạn đích đến và tầm nhìn để hướng tới."
Họ nói thêm: "Khi bạn biết mình muốn đi đâu, bạn có thể quản lý các ưu tiên, thời gian và nguồn lực của mình để đạt được điều đó."
Đây là sáu chiến lược mà Angela Ruth, một nhà sáng tạo nội dung đề xuất:
Hãy hành động ngay bây giờ. Đừng đợi đến năm mới hoặc một thời điểm hoàn hảo nào đó cho vấn đề đó, hãy bắt bản thân hành động. Điều đó không dễ dàng, nhưng bạn sẽ "không bao giờ đạt được mục tiêu của mình nếu bạn không hành động", Angela nói.
Xem xét các kỹ năng của bạn và điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp. Sau đó, đối với các mục tiêu lớn hơn, hãy chia chúng thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn. Từ đó, "hãy nghĩ về những gì cần thực hiện để hoàn thành từng nhiệm vụ đó, bao gồm cả việc nhìn nhận lại bản thân, xem xét tài năng và chuyên môn của bạn, cũng như thừa nhận những điểm yếu của mình."
Giao nhiệm vụ. Đằng sau mỗi cá nhân thành công là một nhóm biết khen ngợi kỹ năng của họ và hỗ trợ khi cần thiết.
Viết ra một kế hoạch hành động. "Một kế hoạch hành động là một lộ trình cơ bản mà bạn có thể làm theo để đạt được mục tiêu của mình. Điều này cực kỳ quan trọng vì nó sẽ đảm bảo bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào trong quá trình", Angela nói.
Đảm bảo rằng mọi thứ đều trong tầm với của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn có trách nhiệm mà còn giúp bạn theo dõi tiến trình của mình.
Tạo trách nhiệm và bám vào nó. Lúc bắt đầu, bạn cần xác định trách nhiệm của mình và làm cho chúng rõ ràng để có thể làm theo.
3. Đặt mọi thứ lên ưu tiên hàng đầu
Tôi không thể nhấn mạnh đến điều này, không phải mọi thứ đều là ưu tiên hàng đầu.
"Thay vì tin rằng mọi thứ cần phải được thực hiện ngay bây giờ, hãy xác định những hành động nào thực sự là ưu tiên của bạn", John Hall, đồng sáng lập của trang Calendar khuyên. Bạn cũng có thể tính đến "tính khẩn cấp, ngày đến hạn, hoặc hậu quả của việc không hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án".
John gợi ý: "Bạn vẫn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên? Hãy thử sử dụng ma trận ưu tiên, chẳng hạn như Ma trận Eisenhower phổ biến". Tạo ra bốn góc phần tư và sắp xếp nó theo thứ tự:
Khẩn cấp và quan trọng. Đây nên được coi là ưu tiên hàng đầu của bạn và đáng được bạn quan tâm đầu tiên.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Hãy lên lịch những công việc này khi bạn có thời gian.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này có thể nên được giao hoặc thuê người khác thực hiện.
Không khẩn cấp cũng không quan trọng. Hãy xóa hoàn toàn những mục này khỏi danh sách việc cần làm và lịch của bạn.
4. Chống lại nhịp sinh học của bạn
Nếu bạn đã từng tìm kiếm các mẹo quản lý thời gian, tôi khẳng định rằng bạn sẽ được bảo rằng hãy "dậy sớm để thành công". Suy cho cùng, những người thành công nhất trên thế giới, từ Tim Cook đến Dwayne "The Rock Johnson", đều như vậy, nhưng thật không may, nó lại không có tác dụng với phần lớn chúng ta.
Ví dụ: nếu bạn là người đã quen với việc dậy sớm, điều này rất có ý nghĩa. Bạn sẽ ít có khả năng bị phân tâm khi thức dậy trước mọi người. Nhưng quan trọng hơn, điều này cho phép bạn làm việc trong thời gian sinh học chính của mình.
Tuy nhiên, điều này có thể không hiệu quả nếu bạn là một con cú đêm. Tại sao? Bởi vì thay vì làm việc với đồng hồ bên trong, hay còn gọi là nhịp sinh học, bạn lại đi ngược lại chu trình.
Nói cách khác, nếu bạn đạt năng suất cao nhất vào buổi sáng, thì bằng mọi cách, hãy thức dậy sớm hơn. Những nếu bạn vừa hay ngược lại, vậy thì đừng bắt mình phải dậy vào lúc 4h hay 4h30 sáng.
5. Suốt ngày kêu bận, nhưng bận không hiệu quả
"Có những nghĩa vụ nào bạn phải đáp ứng không?" Deanna Ritchie, Tổng biên tập của Calendar hỏi. "Chắc chắn là có. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải làm việc gì đó liên tục."
Bà cho biết thêm: "Người ta nhận thấy rằng trở thành thành viên của 'giáo phái bận rộn' sẽ tạo ra phản ứng căng thẳng mãn tính trong cơ thể và tâm trí của bạn, bạn có thể gặp phải các triệu chứng như mệt mỏi, mất ngủ, đau đầu và khó chịu đường tiêu hóa hay thậm chí là các vấn đề về tim mạch."
"Tuy nhiên, không đơn thuần chỉ là vấn đề sức khỏe thể chất, có mối liên hệ giữa căng thẳng và trầm cảm, hơn nữa, nó cũng có thể gây căng thẳng cho các mối quan hệ và cản trở hiệu suất làm việc của bạn", Deanna Ritchie bổ sung thêm.
Cụ thể, khi bận rộn, bạn bỏ lỡ những cơ hội mới và không phát huy được hết khả năng của mình. Ngoài ra, điều này khiến bạn không thể ưu tiên thời gian một cách hiệu quả, bỏ bê việc chăm sóc bản thân và không xác định được ranh giới.
Vậy làm thế nào bạn có thể rời bỏ sự bận rộn? Hãy tập trung vào hiện tại:
Đừng phớt lờ quá khứ hoặc tương lai. Thay vào đó, hãy dành riêng ra các khoảng thời gian cụ thể để lập kế hoạch và để cho cả việc lo lắng nữa.
Làm ít hơn. Hãy thử sử dụng Ma trận Eisenhower được đề cập ở trên để đơn giản hóa danh sách việc cần làm của bạn.
Cân nhắc chi phí cơ hội. Ví dụ: trước khi chấp nhận lời mời gặp mặt nào đó, hãy tự hỏi bản thân xem liệu điều đó có thực sự xứng đáng với hai giờ của bạn hay không.
Mang nhiều chánh niệm hay tỉnh thức (mindfulness) hơn vào cuộc sống của bạn. Biến điều này thành một phần của cuộc sống hàng ngày của bạn bằng cách hình dung mục tiêu của bạn, thực hành lòng biết ơn và đi dạo mà không cần điện thoại.
Ngừng gắn bản thân với hai chữ "bận rộn" và hãy học cách nói "Không".
6. Đánh giá thấp thời gian hoàn thành việc gì đó
Lisa Evans viết trong Fast Company: "Những người làm quá mức luôn mắc phải tội quản lý thời gian này. Họ không bao giờ muốn từ chối bất cứ một cơ hội nào nhưng lại không tính toán xem cơ hội đó sẽ chiếm hết bao nhiêu phần trăm thời gian của họ."
Làm cách nào để tránh điều này? Huấn luyện viên về năng suất Kimberly Medlock gợi ý nên viết ra mỗi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành.
Evans nói: "Nếu một nhiệm vụ mất 25 hoặc 30 phút, thì nó nên được lên lịch trên lịch của bạn. Một mẹo khác là tăng gấp đôi lượng thời gian bạn nghĩ rằng mỗi nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Vì vậy, khi bạn dự đoán một nhiệm vụ sẽ mất nửa giờ, hãy viết lên lịch là 1h cho an toàn."
Bạn cũng nên vạch ra lịch trình ngày hôm sau của mình vào đêm hôm trước hoặc vào đầu giờ sáng. "Cứ 10 phút bạn dành cho việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm một giờ thực hiện", Giám đốc điều hành Toggl Alari Aho nói.
7. Bỏ qua thời gian nghỉ giải lao
Bạn có một triệu việc phải làm và chỉ có một khoảng thời gian hữu hạn để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, dù có bận rộn tới đâu cũng đừng bỏ qua thời gian nghỉ giải lao.
Không thiếu bằng chứng về lý do tại sao nghỉ giải lao lại có lợi như vậy. Ưu điểm lớn nhất chính là nghỉ giải lao giúp bạn có cơ hội phục hồi tinh thần. Do đó, bạn sẽ cảm thấy bớt căng thẳng hơn và có năng lượng để hoàn thành ngày làm việc.
Cụ thể hơn, việc nghỉ giải lao thường xuyên giúp ngăn chặn sự mệt mỏi khi quyết định, khôi phục động lực cho mục tiêu dài hạn và khơi dậy những khoảnh khắc "Yeah". Nếu không có thời gian, bạn chỉ cần những lần nghỉ giải lao nhỏ, chẳng hạn như 10 phút sau khi hoàn thành một mục trong danh sách việc cần làm.
8. Không giải tỏa căng thẳng
Bác sĩ và nhà thần kinh học Paul MacLean đã phát triển lý thuyết "bộ não ba ngôi" (triune brain) nổi tiếng vào những năm 1960. Dù lý thuyết của ông đã được sửa đổi, nó chủ yếu lập luận rằng tất cả chúng ta đều có ba bộ não.
David Hassell, Giám đốc điều hành của 15Five, giải thích: "Cấu trúc cổ xưa nhất là não bò sát (reptilian brain), được đặt tên như vậy vì nó được tạo thành từ thân và tiểu não. Những cấu trúc này cũng xuất hiện ở loài bò sát, động vật thiếu các thành phần não phát triển hơn được mô tả dưới đây." Mục đích của nó là giữ cho chúng ta được bảo vệ vì nó điều chỉnh nhịp tim và nhịp thở của chúng ta.
Bộ não limbic (não giữa hay não tình cảm) là cấu trúc tiếp theo. Hassell cho biết thêm, bộ não limbic được sử dụng chung cho tất cả các loài động vật có vú "là nơi sinh sống của cảm xúc, ký ức và sự hung hăng", nó cũng "kiểm soát phần lớn hành vi của chúng ta."
Ông giải thích: "Khi chúng ta lo lắng về cuộc sống xã hội và các mối quan hệ của mình, chúng ta thu mình vào bộ não limbic của mình.
"Cuối cùng, con người và các loài linh trưởng khác có một cấu trúc đặc biệt gọi là vỏ não mới (Neocortex). Còn được gọi là thùy trán, nó "chịu trách nhiệm về ngôn ngữ, tư duy trừu tượng và sáng tạo"
Điều này ảnh hưởng như thế nào đến việc quản lý thời gian? "Khi mọi người cảm thấy không an toàn tại nơi làm việc, các cấu trúc não nguyên thủy hơn của họ được kích hoạt và họ không thể truy cập vào thùy trán của mình để tiến hành đổi mới", Hassell giải thích.
Ngoài ra, nỗi sợ hãi "sẽ kích hoạt não của họ bắt đầu sản xuất adrenaline và cortisol, và trí óc sáng tạo của họ sẽ ngừng hoạt động." Nói tóm lại, quản lý căng thẳng và quản lý thời gian đi đôi với nhau.
Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật đã được chứng minh như thiền có hướng dẫn và các bài tập thở sâu để giảm bớt căng thẳng. Các gợi ý khác là hoạt động thể chất và chia sẻ với ai đó để giải tỏa cảm xúc. Ngoài ra, hãy tạo ra một môi trường làm việc không căng thẳng bằng cách cá nhân hóa không gian làm việc của bạn và tránh những đồng nghiệp độc hại.
