'5 Lý Do'- Phương pháp giải quyết được mọi vấn đề từ gốc rễ của nhà sáng lập Toyota

Đã bao giờ bạn mắc phải một vấn đề hết lần này đến lần khác chưa? Dù bạn có làm gì thì sớm muộn gì nó cũng sẽ trở lại - có thể dưới một dạng khác.

Những vấn đề khó lay chuyển và lặp lại thường là dấu hiệu của những vấn đề sâu xa hơn. "Khắc phục nhanh" có vẻ là cách thuận tiện, nhưng thường chỉ giải quyết được vấn đề bề nổi của tảng băng chìm..

Chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp 5 Lý Do (5 Whys) - công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để đi sâu hơn các dấu hiệu bên ngoài của vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân sâu xa, từ đó giúp bạn giải quyết tận gốc vấn đề.

Nguồn gốc của 5 Lý Do (5 Whys)

Sakichi Toyoda, người cha đẻ của cách mạng công nghiệp Nhật Bản đã phát triển kỹ thuật này vào những năm 1930. Ông là nhà phát minh và người sáng lập của Toyota Industries. Phương pháp của ông trở nên phổ biến trong những năm 1970, và hiện vẫn đang được Toyota áp dụng để giải quyết các vấn đề.

Toyota có triết lý "đi và xem". Điều này nghĩa là quá trình ra quyết định của họ dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về điều thực sự diễn ra trên thực tế, hơn là điều mà những thành viên trong phòng họp cấp cao cho rằng có khả năng xảy ra.

Kỹ thuật 5 Lý Do phản ánh thông lệ này, và nó đạt hiệu quả cao nhất khi câu trả lời đến từ những người có kinh nghiệm thực tiễn về quy trình đang được xem xét. Phương pháp này cực kỳ đơn giản: khi một vấn đề xảy ra, bạn đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của nó bằng cách đặt ra câu hỏi "Tại sao?" 5 lần. Sau đó, khi thấy rõ một biện pháp đối phó thì bạn thực hiện nó triệt để nhằm ngăn vấn đề tái diễn.

Nhưng cũng nên lưu ý, 5 Lý do sử dụng "biện pháp đối phó" thay vì giải pháp. Biện pháp đối phó là một hoặc một nhóm hành động nhằm ngăn chặn vấn đề tái diễn, trong khi giải pháp có thể chỉ giải quyết các vấn đề bề nổi. Do đó, biện pháp đối phó thì mạnh mẽ hơn và có nhiều khả năng ngăn vấn đề tái diễn hơn.

Khi nào thì bạn nên sử dụng 5 Lý Do

Bạn có thể áp dụng phương pháp 5 Lý Do để tìm ra sự cố, cải thiện chất lượng và giải quyết vấn đề, nhưng cách này hiệu quả nhất khi được dùng để giải quyết các vấn đề đơn giản hoặc không quá khó.

Bạn cần thận trọng hơn khi giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc nghiêm trọng. Phương pháp 5 Lý Do có thể dẫn bạn lần theo một hoặc một số ít các đầu mối, trong khi thực tế có thế có nhiều nguyên nhân.

Tuy nhiên, kỹ thuật đơn giản này thường nhanh chóng hướng bạn đến căn nguyên của vấn đề. Vậy nên bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quy trình không hoạt động đúng cách, bạn hãy thử áp dụng kỹ thuật này trước khi bắt đầu phương pháp chuyên sâu hơn.

Cách áp dụng phương pháp 5 Lý Do

Mô hình này đi theo quy trình 7 bước rất đơn giản:

B1. Tập hợp một nhóm

Hãy tập hợp một nhóm những người hiểu về chi tiết của vấn đề và về quy trình bạn đang cố khắc phục. Mời một người giữ vai trò điều phối, người có trách nhiệm giữ cho nhóm tập trung vào việc xác định các biện pháp đối phó hiệu quả.

B2. Xác định vấn đề

Nếu có thể, hãy quan sát vấn đề trong thực tế. Thảo luận với nhóm của bạn và viết một câu mô tả vấn đề ngắn gọn, rõ ràng mà mọi người đều đồng tình. Ví dụ, "Nhóm A không đáp ứng được mục tiêu về thời gian phản hồi" hoặc "Việc phát hành phần mềm B dẫn đến quá nhiều lỗi khôi phục."

Sau đó, viết câu đặt vấn đề lên bảng, chừa đủ khoảng trống xung quanh để viết câu trả lời cho các câu hỏi "Tại sao?".

B3. Đặt ra câu hỏi "Tại Sao?" thứ nhất

Hãy hỏi nhóm của bạn về lý do vấn đề xảy ra. (Ví dụ, "Tại sao nhóm A không đạt được mục tiêu về thời gian phản hồi?")

Hỏi "Tại sao?" nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc trả lời đòi hỏi bạn phải suy nghĩ và ứng dụng khôn khéo. Hãy tìm câu trả lời có căn cứ thực tế chắc chắn: dựa trên những điều đã thực sự diễn ra - chứ không phải dự đoán về những gì có lẽ đã xảy ra.

Điều này giúp phương pháp 5 Lý Do không trở thành một quá trình suy diễn. Điều có thể tạo ra một lượng lớn các nguyên nhân khả dĩ, mà đôi khi có thể khiến bạn rối ren hơn trong lúc tìm kiếm các vấn đề giả định.

Các thành viên trong nhóm có thể đưa ra 1 nguyên nhân rõ ràng hoặc nhiều nguyên nhân hợp lý. Hãy ghi lại các câu trả lời bên dưới câu đặt vấn đề dưới dạng các cụm từ ngắn gọn, thay vì các từ đơn lẻ hoặc các câu dài dòng. Ví dụ, nói "số lượng cuộc gọi quá nhiều" thì tốt hơn là một từ "quá tải" mơ hồ.

B4. Hỏi "Tại Sao?" thêm 4 lần nữa

Khi làm việc tuần tự với những câu trả lời bạn tìm ra ở Bước 3, bạn hãy lần lượt hỏi thêm 4 câu hỏi "tại sao". Đóng khung các câu hỏi ứng với câu trả lời bạn vừa ghi nhận và ghi câu trả lời ở bên phải.

Bí quyết:

Cố gắng chuyển nhanh từ câu hỏi này sang câu hỏi kế tiếp để thấy được bức tranh toàn cảnh trước khi vội vã đưa ra bất kỳ kết luận nào.

Sơ đồ dưới đây cho thấy ví dụ về việc thực hiện mô hình 5 Lý Do dạng đơn giản, khai thác thông tin theo một nhánh duy nhất.

B5. Biết Khi Nào Nên Dừng Lại

Bạn sẽ tìm ra bản chất của nguyên nhân gốc rễ khi câu hỏi "tại sao" không còn dẫn đến một câu trả lời hữu ích và bạn không thể khai thác vấn đề xa hơn nữa. Sau đó, biện pháp đối phó hoặc một sự thay đối phù hợp trong quy trình sẽ trở nên rõ ràng.

Con số 5 trong "5 Lý do" thật ra chỉ giống như "quy tắc ngón tay cái". Trong một số trường hợp, có lẽ bạn cần phải tiếp tục hỏi "tại sao?" thêm vài lần trước khi tìm ra căn nguyên của vấn đề. Trong một số trường hợp khác, có khi chẳng cần đến câu hỏi thứ 5 thì bạn vẫn có thể tìm ra cốt lõi vấn đề. Khi đó, hãy cẩn trọng để chắc chắn rằng bạn không dừng lại quá sớm hoặc đơn giản là chấp nhận một câu trả lời thiếu suy xét.

Điều quan trọng là dừng hỏi "Tại sao?" khi không còn tìm được câu trả lời hữu ích nào nữa.

B6. Xác định nguyên nhân gốc

Bây giờ khi đã xác định được ít nhất một nguyên nhân gốc thực sự, bạn cần thảo luận và thỏa thuận những biện pháp đối phó để có thể ngăn vấn đề tái diễn.

B7. Theo dõi các biện pháp đối phó

Hãy theo dõi sát sao tính hiệu quả của các biện pháp đối phó trong việc loại bỏ hoặc giảm thiểu vấn đề ban đầu. Bạn có thể cần sửa đổi hoặc thay thế biện pháp đó. Nếu trường hợp này xảy ra thì việc lặp lại quá trình 5 Lý Do để đảm bảo bạn đã xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ là một quyết định thông minh.

Mai Phương