Thời gian thì ít nhưng sự học quá dài: Ma trận 2×2 giúp bạn biết thứ gì cần phải học ngay và thứ gì có thể 'để sau'

Thế giới đang bùng nổ với việc học. Có vài triệu cuốn sách kinh doanh, 3.000 bài nói TED Talks, hàng trăm ngàn khóa học điện tử và hàng triệu bài viết trên các nền tảng như LinkedIn và Medium. Bài viết mà bạn đang đọc ngay bây giờ chỉ là một trong hàng ngàn bài viết trên HBR.org. Chọn tài liệu tốt nhất và phù hợp nhất từ các nguồn là điều hết sức khó khăn.

Tuy cần thiết nhưng công dân hiện đại có rất ít thời gian cho việc học - ít hơn 1% tổng số thời gian của họ. Và điều quan trọng hơn khi con đường sự nghiệp trắc trở và dài lê thê thì bạn phải học hỏi liên tục trong khi các kỹ năng chỉ có thời hạn trong 1 thời gian ngắn.

Chúng ta đều có một áp lực rất lớn về việc học, chúng ta loay hoay không biết phải học gì. Làm thế nào để có được câu trả lời chính xác cho bản thân đây?

Một cách tiếp cận là áp dụng phân tích thời gian-hữu dụng (hình thức giống với lợi ích-chi phí) cho các môn học mà bạn quan tâm khi học. "Thời gian" ở đây là thời gian cho việc học. "Hữu dụng" là bạn có thể sử dụng các kỹ năng đó như thế nào. Ví dụ, người quản lý ngày hôm nay dành nhiều thời gian để gửi email, thu thập dữ liệu, điều hành các cuộc họp và tạo bảng tính, thì tính "hữu dụng" phải cực kỳ cao.

Kết hợp thời gian và tính hữu dụng và bạn có được ma trận 2 × 2 đơn giản với bốn góc phần tư:

- Học ngay: hữu dụng cao, thời gian học ngắn;

- Sắp xếp một số thời gian nhất định để học nó: hữu dụng cao, thời gian học dài;

- Tìm hiểu nó khi có cơ hội - khi đi làm, nghỉ trưa: hữu dụng thấp, thời gian học ngắn;

- Quyết định xem bạn có cần học nó không: hữu dụng thấp, thời gian học dài.

Khi bạn đã quyết định mình muốn học những gì, bạn có thể sử dụng cùng mẫu này để thiết lập các kỹ năng cụ thể cần tập trung.

Để tôi minh họa phương pháp này với một hoạt động tại nơi làm việc cần tính hữu dụng cao: bảng tính.

Nhân viên dành gần nửa giờ để làm bảng tính mỗi ngày. Trong các tập đoàn lớn, điều này gần như đồng nghĩa với việc sử dụng Excel: có gần 1 tỷ người dùng chương trình bảng tính Microsoft và hơn ⅘ doanh nghiệp sử dụng Excel trên toàn cầu. Một phân tích thời gian hữu dụng có thể gợi ý cho bạn biết rằng bạn cần phải học thêm về bảng tính.

Nhưng Excel có hơn 500 hàm và nhiều tính năng cùng rất nhiều thứ để học. Bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Để đạt được tính "hữu dụng", chúng tôi đã xem xét rất nhiều bài viết được viết bởi các chuyên gia Excel về các tính năng Excel thường dùng của họ. Chúng tôi đã sử dụng phân tích này để soạn danh sách 100 hàm, tính năng, mẹo, thủ thuật hữu ích nhất, được sắp xếp theo theo tính hữu dụng. Chúng tôi đã kết hợp dữ liệu này với dữ liệu của riêng mình về thời gian người dùng cần bỏ ra để thành thạo tính năng đó, sau đó chúng tôi vẽ hai phân tích đối nghịch với nhau.

Bạn có thể tìm thấy "nổi bật" nhất trong góc phần tư phía dưới bên phải, chúng tôi đã dán nhãn là Tìm hiểu nó ngay lập tức. Ở đây, có các phím tắt tiết kiệm thời gian có thể được áp dụng thường xuyên, như Ctrl-Y (làm lại) và F2 (chỉnh sửa ô) và một công thức kết hợp giúp xóa sạch bảng tính lỗi của bạn (IF (ISERROR)).

Phần tư Sắp xếp một số thời gian nhất định để học nó là các tính năng rất hữu ích nhưng phức tạp hơn, chẳng hạn như định dạng có điều kiện và các bảng Pivot - đây được coi là hai tính năng hữu ích nhất trong toàn bộ danh sách.

Dưới cùng bên trái là những mục ít hữu ích nhưng dễ học như Ctrl-5 (gạch ngang) và Hiển thị công thức (Ctrl¬).

Cuối cùng, trong góc phần tư phía trên bên trái là các mục hấp dẫn nhất về mặt lý thuyết, chẳng hạn như Xuất Dữ Liệu và chuyển Văn bản thành cột.

Nhưng đối với tất cả những kỹ năng này, bạn- người học cá nhân sẽ áp đặt ý kiến và kinh nghiệm của riêng bạn như này: "Thật ra, tôi đã biết Ctrl-Y và tôi không bao giờ cần xuất dữ liệu." Điều đó giúp bạn lọc ra nhiều mục hơn, để lại cho bạn một danh sách thậm chí còn dễ quản lý hơn ví dụ tôi đưa.

Bạn sẽ áp dụng điều này vào cuộc sống làm việc, học tập của bạn như thế nào? Có lẽ bạn không chỉ muốn học về bảng tính và dữ liệu của bạn không đếm trên đầu ngón tay như chúng tôi. Nhưng bạn có thể có thêm một ý tưởng về kỹ năng mà bạn muốn tiếp thu hoặc phát triển.

Hãy xem xét xem một ngày làm việc bạn làm những công việc gì. Kỹ năng nào sẽ giúp bạn nhiều nhất? Có thể sử dụng Photoshop, nắm bắt được Agile hoặc Waterfall, học cách viết rõ ràng hơn? Có những kỹ năng bổ trợ nào giúp bạn làm tất cả những điều này tốt hơn không - như học cách quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn. Bạn có thể dự định thời gian gần đúng (để học) và tính "hữu dụng" cho từng thời gian và vẽ biểu đồ phân tán như biểu đồ ở trên. Hoặc bạn chỉ cần ước tính: Phân loại các kỹ năng trong danh sách của bạn theo mức độ thấp hoặc cao về tính hữu dụng và thời gian cần để học, và đặt chúng vào góc phần tư tương ứng. Kỹ năng nào xuất hiện trong góc phần tư phía dưới bên phải? Bạn sẽ thấy được những hiệu quả trong việc học tập đấy.

Vì bạn có thể không có nhiều thời gian để học, hãy học cách tận dụng tối đa những gì bạn có.

Mộc Dương