Tại sao nhiều công ty lớn ở Silicon Valley lại dịch chuyển mô hình văn phòng truyền thống sang không gian mở?
Mô hình văn phòng công ty theo hướng không gian mở (Open Plan Office) vốn không hề xa lạ gì với các doanh nhân và nhân viên văn phòng. Ngay từ những năm 1880, rất nhiều văn phòng nhỏ với kiểu thiết kế truyền thống đã bị thay thế bởi các khu làm việc rộng lớn hơn với trang thiết bị phục vụ cho nhiều nhân viên cùng lúc.
Đến đầu thập niên 90, cơn lốc công nghệ dotcom đã thúc đẩy xu thế này lên tầm cao hơn nữa khi tích cực phá vỡ các rào chắn văn phòng, đẩy các nhân viên vào chung một khu làm việc rộng lớn. Ngày nay, thế hệ trẻ ngày càng ưa chuộng phong cách thiết kế không gian mở cho văn phòng, đặc biệt là những doanh nhân khởi nghiệp, công nghệ.
Không phải bỗng dưng mà những công ty lớn như Microsoft, Intel, Deloitte, PwC... sử dụng dạng thiết kế này cho doanh nghiệp của họ, dạng thiết kế này thực sự có những ưu điểm vô cùng lớn mà các nhân viên trẻ ngày nay đặc biệt ưa thích.
Đầu tiên là việc cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty, tăng cường tình đoàn kết và thống nhất của tổ chức. Những nhân viên này chỉ cần quay người sang hoặc mang laptop của mình ngồi quây quần 1 chỗ để thảo luận công việc thay vì phải cố định ngồi như trước kia.
Thiết kế này có thể làm tăng không khí tích cực của môi trường làm việc, khiến mọi người thoải mái, hạnh phúc hơn khi lao động.
Một lợi thế thứ 2 của thiết kế mở là gia tăng hiệu quả công việc. Như nhà sáng lập Apple, ông Steven Jobs đã từng nói: “Ý tưởng không đến từ phòng họp mà chúng đến từ các cuộc gặp trên hành lang.”
Rõ ràng, những cuộc thảo luận nhóm nhỏ trong không gian mở thoải mái sẽ gợi mở nhiều ý tưởng cũng như tăng cường hiệu quả công việc hơn là bắt các nhân viên ngồi một chỗ cố định với các bức tường ngăn cách.
Việc chia sẻ ý tưởng dễ dàng giữa các nhân viên hơn là chờ đợi thời gian tổ chức các cuộc họp chính thức, tốn thời giờ sẽ thúc đẩy công việc hoàn thành năng suất hơn. Thêm vào đó, một cuộc thảo luận nhóm luôn dễ dàng để trao đổi hơn là các cuộc họp chính thức với những quy định xã giao rườm rà.
Không dừng lại ở đó, các thiết kế mở sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí mở văn phòng. Việc đưa toàn bộ nhân viên vào một khu văn phòng với các tiện ích đầy đủ dùng chung cho tất cả mọi người sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với thiết kế riêng biệt từng khu cho từng bộ phận.
Đây là lý do rất nhiều công ty khởi nghiệp, startup chuộng loại hình thiết kế này khi mới bắt đầu đi vào hoạt động.
Đối với các tập đoàn lớn như Microsoft hay PwC, ngoài việc tiết kiệm chi phí, thiết kế văn phòng mở còn tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công ty khi muốn mở rộng hoặc điều chỉnh nhân sự. Doanh nghiệp chỉ cần sắp xếp lại bàn ghế là có thể tạo thêm khoảng trống hoặc thu hẹp không gian lại tùy vào số nhân viên làm việc.
Với hàng loạt tiện ích như vậy, thiết kế không gian mở ngày nay đã và đang trở thành một cụ thế cho nhiều doanh nghiệp, kể cả tại Việt Nam.
Mới đây, Công ty Bảo hiểm Nhân thọ AIA Việt Nam (AIA Việt Nam) vừa chính thức khai thương Văn phòng Tổng Đại lý (VPTĐL) theo mô hình mới - AIA NEO tại thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp. Khác biệt hoàn toàn với mô hình văn phòng đại lý truyền thống, AIA NEO được thiết kế theo hướng không gian mở, tương tự như các công ty ở Silicon Valley.
Hạn chế vách ngăn chia cắt không gian giữa các khu vực, văn phòng mới có khu vực làm việc cho đại lý được thiết kế mở với nội thất gỗ hiện đại, tạo nên một không gian tự nhiên cho khách hàng và các đại lý tương tác, giống như họ đang trao đổi gặp gỡ tại không gian của một quán cà phê, thay vì một văn phòng thông thường.
Mô hình văn phòng mới này cũng được trang bị đầy đủ các công nghệ tiên tiến nhất, giảm thiểu giấy tờ và văn phòng phẩm truyền thống. Các đại lý của AIA Việt Nam có thể tư vấn và hoàn tất hợp đồng mới một cách nhanh chóng và hiệu quả trên máy tính bảng với ứng dụng iPoS.
Thông qua những mô hình sáng tạo này, AIA Việt Nam cho biết họ muốn làm mới toàn diện cách tiếp cận và kết nối với khách hàng và đại lý, qua đó thay đổi phương thức hoạt động truyền thống của bảo hiểm nhân thọ.
