Nghệ thuật viết e-mail tiếng Anh khiến đối tác Tây "tròn mắt"

Đã bao giờ bạn phải viết một bức e-mail bằng tiếng Anh cho đối tác là người nước ngoài, và cảm thấy lúng túng khi không biết bắt đầu bức thư ra sao, kết thư như thế nào cho thật lịch sự và trang nhã, nhất là đối với e-mail yêu cầu, đề xuất hay phàn nàn. Bài viết xin giới thiệu cách viết "RAP" cùng một số bí quyết hữu hiệu để người đọc luôn cảm thấy được tôn trọng.

1. Không cần nghĩ nhiều với dàn ý "RAP"

RAP là viết tắt của:

* Reference  (giới thiệu) – Giới thiệu vì sao mình viết thư.

* Action  (hành động) – Yêu cầu, đề nghị người đọc làm một việc gì.

* Polite close (kết thư lịch sự)  – Nói lời cảm ơn và chào tạm biệt.

Dưới đây là một ví dụ đơn giản:

Dear Mr. Breuer,

I am writing to you about our meeting on Thursday. (Reference). Please could you send me the latest version of the agenda before the end of the day? (Action)

Thanks in advance for your help. (Polite Close)

Best regards

Scott

(Thưa ngài Breuer,

Tôi xin được hỏi một chút về cuộc họp của chúng ta vào hôm thứ Năm (Giới thiệu). Ngài có thể gửi giúp tôi bản lịch trình mới nhất trước cuối ngày hôm nay được không ạ? (Hành động)

Xin chân thành cảm ơn ngài. (Kết thư lịch sự)

Trân trọng

Scott)

Và sau đây là các cụm từ nên dùng khi viết một bức thư bằng tiếng Anh theo dàn ý RAP:

Reference - Giới thiệu

* With reference to…

* Referring to…

* I am writing to…

* I am writing in response to…

* In response to your inquiry…

Polite Close - Kết thúc lịch sự

* Thank you for your assistance.

* Thank you in advance for your help.

* I look forward to hearing from you soon.

* Please let me know if you have any questions.

* Please feel free to contact me if you need any further information.

2. Dùng câu hỏi phủ định

Còn một cách để giúp bức thư tiếng Anh trở nên nhẹ nhàng, lịch sự hơn, đó là dùng câu hỏi phủ định khi muốn đề xuất điều gì đó.

Ví dụ:

We must hire a new advertising agency.

Câu này đọc lên nghe quá thẳng thừng và thúc ép, chúng ta không nên nói vậy với khách hàng hoặc cấp trên. Thay vào đó, bạn hãy viết như sau, gián tiếp và nhẹ nhàng hơn:

=> Couldn’t we hire a new advertising agency?

=> Wouldn’t it be better to hire a new advertising agency?

3. Dùng thì quá khứ tiếp diễn

Ví dụ:

I hope we can sign the contract today.

Dùng thì quá khứ tiếp diễn, câu văn trở nên mang tính giả định, "thăm dò" và tế nhị hơn. Người đọc sẽ cảm thấy không bị thúc ép:

=> I was hoping that we could sign the contract today.

4. Dùng câu bị động

Dùng câu bị động là một cách không  gì tuyệt vời hơn để thể hiện tính lịch sự và tế nhị.

Ví dụ:

You said you were going to sign the deal today.

Cách nói này thẳng thắn và có phần thô thiển. Hãy dùng câu bị động để làm giọng điệu mềm mại hơn, giảm nhẹ trách nhiệm cá nhân cho người nghe.

=> It was understood that you were going to sign the deal today.

Ví dụ khác:

You agreed to lower your fees.

=> It was agreed that you were going to lower your fees.

5.  Mười cách nói "thank you"

Khi viết thư cho khách hàng, cho cấp trên hay đồng nghiệp, một lời "thank you" qua e-mail là không bao giờ đủ. Hãy nhớ, ai cũng muốn được trân trọng, vì thế, hãy cảm ơn người ta vì những gì họ đã làm và cả những gì họ sẽ làm trong tương lai. Bạn sẽ thấy tác dụng của bức thư khác trước rất nhiều.

Cảm ơn ở đầu thư

Cảm ơn ngay đầu thư cũng là một cách hay để mở bài, giúp người đọc cảm thấy mình được tôn trọng. Điều này càng phát huy tác dụng nếu bạn đang chuẩn bị nhờ vả họ thêm trong tương lai.

- Thank you for contacting us: Nếu có người viết thư hỏi hàng, bạn hãy mở đầu bằng câu này để tỏ lòng cảm ơn họ đã quan tâm tới việc hợp tác cùng công ty mình.

- Thank you for your prompt reply: Khi khách hàng, đồng nghiệp trả lời thư trước trong một thời gian ngắn, hãy để ý và công nhận thiện ý của họ. Nếu họ trả lời chậm, ta chỉ cần bỏ từ "prompt" đi là được, hoặc viết thành “Thank you for getting back to me.”

- Thank you for providing the requested information: Nếu bạn hỏi thông tin và người ta dành thời gian để cung cấp, hãy dùng câu này để thể hiện mình trân trọng công sức của họ.

- Thank you for all your assistance: Nếu được người ta hỗ trợ hết mình thì hãy cảm ơn. Nếu muốn kể rõ hơn là mình cảm ơn việc gì, hãy ghi thêm “I truly appreciate … your help in resolving the problem.”

- Thank you raising your concerns: Nếu khách hàng, cấp trên viết thư bày tỏ ý kiến không hài lòng về cách làm việc của bạn, hãy vẫn cứ cảm ơn họ. Câu này cho thấy bạn trân trọng họ và sẽ cân nhắc ý kiến ấy nghiêm túc. Ngoài ra, bạn có thể viết “Thank you for your feedback.”

Cảm ơn ở cuối thư

Cảm ơn ở cuối thư dùng để nhấn mạnh sự trân trọng của mình đối với những gì người đọc sẽ làm trong tương lai. Nhờ đó, bạn sẽ có thể nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn.

- Thank you for your kind cooperation: Nếu đang cần người đọc hợp tác bằng cách trợ giúp mình điều gì, hãy cảm ơn trước.

- Thank you for your attention to this matter: Câu này dùng khi muốn nhấn mạnh thái độ trân trọng trước sự giúp đỡ về sau của người đọc.

- Thank you for your understanding: Hãy dùng câu này khi bạn vừa trình bày một điều gì đó có ảnh hưởng tiêu cực, gây bất tiện cho người đọc.

- Thank you for your consideration: Nếu bạn đang viết thư để nhận một cơ hội hay lợi ích nào đó, ví dụ như xin việc, hãy kết thư bằng câu này.

Thùy An