Phá bỏ nguyên tắc tuần làm việc 40h, sắp xếp lại cuộc sống không theo mốc thời gian và kết quả bất ngờ cho những người thực hiện

Ngay từ khi bước chân vào làm ở đâu đó, bạn đã được định hình ngay thói quen chia khung giờ làm việc mỗi ngày thành 8 tiếng. Tuy ngày làm 8 tiếng từ lâu đã là chuẩn mực của nhiều thế hệ nhưng cách làm việc 40 giờ mỗi tuần sẽ sớm không còn đúng với thực tế hiện nay nữa.

Kể từ khi sáng lập hai startup Crew và Unsplash, Mikael Cho đã thực hiện những thay đổi đáng kể về hiệu suất làm việc. Thay vì chú trọng lượng thời gian lam việc, anh chú trọng vào những gì đã làm được trong khoảng thời gian đó.

Trước đây, với cách nghĩ ngày phải làm đủ 8 tiếng, Mikael không khỏi cảm thấy tội lỗi vì chưa cố gắng hết sức trong những ngày làm dưới 8 tiếng. Tuy nhiên, giờ đây founder của Crew lại cho rằng đây không phải cách tiếp cận đúng đắn về công việc.

Tại Crew, cả nhân viên và các nhà sáng lập đều không quá chú trọng khung thời gian làm việc.

Hai trong số các nhà đồng sáng lập công ty thích làm việc ca đêm, trong khi Mikael lại muốn làm việc vào thời điểm sáng sớm. Chính vì sự khác nhau trong lối sống và cả mức năng lượng cơ thể này mà họ khó có thể làm việc hiệu quả nếu cứ phải theo khung cố định 9h sáng vào làm. Họ quyết định sắp xếp khung giờ làm việc theo những khoảng thời gian mà mỗi người cảm thấy mức năng lượng trong cơ thể tràn đầy nhất.

Sự thay đổi đó đã có tác động tích cực đến cả năng suất công việc và sức khỏe của các thành viên Crew. Lý do sẽ được giải thích ngay dưới đây.

Tại sao chúng ta lại bám vào nguyên tắc tuần làm việc 40 giờ?

Trong suốt thời kỳ bùng nổ Cách mạng Công nghiệp lần thứ hai hồi đầu thế kỷ 20, các nhà máy thường phải sản xuất chạy đua với thời gian nên công nhân luôn phải làm việc 10-16 tiếng mỗi ngày.

Đến thập niên 1920, Henry Ford, nhà sáng lập Ford Motor đã đưa ra một quyết định đầy dị biệt: Các công nhân của ông chỉ làm việc 8 tiếng/ngày, 5 ngày/tuần.

Thế nhưng trái với suy nghĩ của nhiều người, đây không phải một biện pháp nới lỏng hào phóng hay một thử nghiệm gì đó mang tính khoa học. Ford làm vậy để công nhân có đủ thời gian rảnh ra ngoài đi chơi và nhận ra nhu cầu mua sắm của chính họ.

Trong một cuộc phỏng vấn với tờ World’s Work, ông giải thích rằng: “Thời gian nhàn rỗi là một phần tất yếu của thị trường tiêu dùng bởi người lao động cần phải có đủ thời gian để sử dụng các sản phẩm do chính họ sản xuất ra, trong đó có cả ô tô.”

Ford hiểu rằng mọi người cần phải đủ thời gian rảnh để lái xe thì họ mới có nhu cầu mua xe của ông. Chính vì vậy mà 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần không phải một nguyên tắc dựa trên khoa học mà đơn giản chỉ là cách gia tăng lượng cầu cho hàng hóa tiêu dùng.

Nếu không phải là thời gian thì chúng ta nên phân chia mỗi ngày theo tiêu chí gì?

Chiến lược của Ford có thể hiệu quả vào thời đó nhưng lại không còn phù hợp với công việc của chúng ta hiện nay. Con người đã tiến hóa từ một nền kinh tế chỉ dựa trên công nghiệp và quy mô sản xuất sang thành nền kinh tế dựa trên thông tin và tri thức. Vậy thì chúng ta nên sắp xếp mọi thứ hàng ngày như thế nào?

Ánh sáng và gen chính là hai yếu tố giúp cơ thể bạn đoán biết được giờ giấc mà không cần nhìn đồng hồ.

Ánh sáng đặc biệt còn có thể tạo ra một vòng tuần hoàn năng lượng tự nhiên cho cơ thể xuyên suốt cả ngày. Trong khi đó, gen là lại là thứ quyết định liệu vòng năng lượng đó sẽ dài hay ngắn. Điều này mang đến những hệ quả đáng ngạc nhiên.

Nếu vòng tuần hoàn của bạn dài hơn một chút so với những người khác, bạn có thể là một con “cú đêm” và có thiên hướng làm việc hiệu quả hơn vào ban đêm. Ngược lại, nếu vòng tuần hoàn của bạn ngắn, nhiều khả năng bạn sẽ thuộc hàng “chim sớm” – người thích dậy sớm làm nhiều việc hơn.

Ép buộc nhân viên làm việc sớm hay muộn cuối cùng cũng không phải giải pháp giúp họ làm việc hiệu quả nhất

Một ngày làm việc điển hình của hầu hết chúng ta bắt đầu từ 7h sáng và kết thúc lúc 5h chiều. Thiết kế cuộc sống như vậy chỉ có hiệu quả cao với duy nhất kiểu người thích dậy sớm.

Trong trường hợp bạn thích làm việc tối khuya (thường đúng với khoảng 44% nữ giới và 37% nam giới), chắc chắn bạn sẽ phải vật lộn với việc dậy sớm làm việc, khi mức năng lượng trong cơ thể chưa cao.

Chính bởi những người hay thức khuya thường ngủ dậy muộn nên nghiễm nhiên, họ dễ bị gắn mác “lười”, “chểnh mảng” bởi thường xuyên đến muộn và buồn ngủ đầu giờ làm. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu gần đây của ĐH Brussels (Bỉ), các “cú đêm” thường đánh bại các “chim sớm” về khả năng thức lâu mà không bị mệt mỏi.

Các nhà nghiên cứu cũng tiến hành một thử nghiệm với hai nhóm đặc biệt thích thức khuya và đặc biệt thích dậy sớm. Những người thích dậy sớm sẽ tỉnh giấc từ 5-6h sáng, trong khi những kẻ cú đêm thì luôn phải ngủ tới trưa.

Sau 10 tiếng thức liên tục, những người hay dậy sớm đã cho thấy dấu hiệu mệt mỏi và suy giảm hoạt động cũng như hiệu suất. Đây chính là lúc những kẻ ”cú đêm” thắng thế và đạt hiệu suất cao hơn hẳn.

Một “cú đêm” thực chất vẫn có thể đạt mức năng suất ngang ngửa (nếu không muốn nói là vượt hơn) “chim sớm”, vấn đề chỉ là thời điểm năng suất nhất của họ khác với nhóm kia mà thôi.

4 bước sắp xếp một ngày làm việc hiệu quả

Tôi từng thử nghiệm rất nhiều kỹ thuật để nâng cao hiệu suất làm việc. Một vài tuần trước, tôi đã có gắng không nhìn đồng hồ nguyên 1 ngày mà thay vào đó, căn cứ vào mức năng lượng cơ thể để tự quyết định xem khi đó nên làm gì. Tuy nhiên, thử nghiệm sau đó đã thất bại.

Sau nhiều lần thử thách, cuối cùng tôi cũng tìm ra được một cơ chế hoạt động tốt với mình.

1. Viết một danh sách to-do list thật thực tế

Hãy viết vào list việc ngày hôm nay 3-4 việc chính bạn cần phải thực hiện.

David Heinemeier Hanson của 38signals có đưa ra gợi ý rằng bạn nên hoạch định ra khoảng 4-5 tiếng làm việc thực sự mỗi ngày. Nhìn chung, bạn hãy cố gắng vạch ra một bản to-do list gãy gọn cho phép mình dễ dàng thực hiện thay vì một bản dài dằng dặc để rồi lại thấy mình tồi tệ khi làm mãi không xong.

2. Phân phối công việc dựa theo các mức năng lượng cao thấp trong ngày

Để tận dụng hiệu quả nhất các mức năng lượng của mình cho từng loại công việc khác nhau, hãy bắt đầu bằng những thứ quan trọng rồi chuyển dần sang những việc kém quan trọng hơn.

- Những hoạt động đòi hỏi sự sáng tạo: Hãy làm những việc sáng tạo nhất, khó nhằn nhất, quan trọng nhất trước để cho mình cảm giác đạt được điều gì đó. Tôi cũng thường ngủ dậy và dành khoảng 90 phút đầu tiên cho công việc đòi hỏi sự sáng tạo nhất trong ngày của mình.

- Những khoảng nghỉ ngắn: Bạn có thể nghỉ từng quãng 20 phút để đi bộ, ngủ nhanh, dùng bữa trưa hay đơn giản là ngồi nghỉ, tán gẫu một lát. Những việc này sẽ giúp bạn F5 cơ thể và lấy lại năng lượng để tiếp tục đến với những công việc khác.

- Một công việc mang tính lặp lại: Bằng cách dồn hết những phần việc rập khuôn, không đòi hỏi quá nhiều trí óc vào một lúc, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian. Ví dụ đơn giản là kiểm tra email hoặc đặt lịch hẹn nhiều cuộc gọi liên tiếp vào một buổi/ngày nào đó vào những lúc năng lượng đã xuống thấp hơn thời điểm 90 phút sung sức ở trên. Làm như vậy, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng mà không phải lo đến đống email tích tụ trong hòm inbox.

- Một khoảng nghỉ ngắn tiếp theo.

- Lặp lại chu trình này.

Và hãy nhớ dành cho bản thân một ngày nghỉ hoàn toàn không vướng bận công việc để “thanh lọc” tâm hồn trước khi quay lại làm việc vào tuần mới.

3. Tìm một chỉ số xác thực để đo lường hiệu quả công việc

Đếm số giờ ngồi học hay làm việc chắc chắn không phải phương pháp đúng đắn để đo lường hiệu suất của bạn. Chính vì vậy, hãy tập trung vào thứ gì thiết thực và gắn liền với mục tiêu cuối cùng của bạn.

Chẳng hạn nếu mục tiêu của bạn là thu hút người đọc và thuyết phục họ mua một sản phẩm nào đó qua các bài blog review thì chỉ số tốt nhất sẽ là kết quả lượng view và tương tác trên từng bài blog bạn viết.

Nhìn chung, hãy chuyển từ lối suy nghĩ “Tôi làm x giờ để làm được việc này” sang thành “Tôi làm việc này và nó mang lại kết quả x.”

Đây chính là guồng quay tốt hơn cho cuộc sống của bạn. Nếu bạn đang làm cho một công ty vẫn còn đo đếm đóng góp của bạn qua số giờ làm việc thì tôi chân thành khuyên là hãy từ bỏ công việc đó đi.

Tham khảo Business Insider

Theo Ngocmiz