Nhận diện “tam giác cân” trong kịch bản xây dựng hybrid workplace hậu dịch bệnh.

Làn sóng toàn cầu

Hybrid workplace (văn phòng lai) sớm được chú ý hoàn thiện ở nhiều quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các đầu cầu kinh tế - nơi các chính sách phục hồi kinh tế hậu đại dịch thực hiện sớm và quyết liệt.

Tại Mỹ, các công ty lớn như Microsoft, Ford Motor Company... đã thử nghiệm mô hình văn phòng lai từ năm 2020 cho những nhân viên đáp ứng tiêu chí như thuộc bộ phận có thể vận hành từ xa, có sự đồng ý từ cấp quản lý trực tiếp hoặc đồng ý chấp nhận một số thay đổi trong điều khoản nhân sự.

Trong khi đó, các doanh nghiệp có lợi thế công nghệ hoặc văn hoá làm việc tương thích thì tiến thẳng đến việc áp dụng văn phòng lai như một mô hình vận hành chung.

Theo bài viết đăng trên blog nội bộ Google vào tháng 5/2021, giám đốc điều hành Google đã công bố tóm tắt các chính sách đa dạng hoá môi trường làm việc, nhấn mạnh vào các giải pháp làm việc từ xa (do đội ngũ REWS - Google's Real Estate & Workplace Services thiết kế) và làm việc tại nhà từ 2021. Trước đó, nền tảng Google Workspace cũng được nâng cấp về mức độ bảo mật, quản lý công việc và lưu trữ đám mây để thay thế một số sản phẩm trước đó như Google Hangouts và G Suite.

"...sau tất cả thay đổi này, khoảng 60% nhân viên Google đến văn phòng vài ngày một tuần, 20% sẽ làm việc tại khu văn phòng mở, 20% làm việc tại nhà" - Ông Sundar Pichai - CEO Google và Alphabet Inc chia sẻ trong bài viết của mình.

Với những gì đang diễn ra, có thể nói hybrid workplace không chỉ là xu hướng mà còn là một xu thế phát triển văn phòng tất yếu trên thế giới thời điểm này.

Không dễ triển khai tại Việt Nam

Hybrid workplace không đơn giản là việc cho phép nhân viên làm việc hai nơi, đó còn là vấn đề tạo ra văn hoá làm việc đa dạng, khả năng tối ưu hiệu suất ở nhiều môi trường khác nhau và năng lực quản lý, vận hành linh hoạt của hệ thống.

Do đó, dù nhiều công ty tại Việt Nam đã dự tính áp dụng hybrid workplace, nhất là trong giai đoạn vừa chống dịch Covid-19, vừa phục hồi kinh tế hiện nay. Song, việc triển khai vẫn cần thời gian đánh giá kỹ lưỡng.

Nhiều chuyên gia nhân sự nhận định, mô hình hybrid workplace sẽ vấp phải trở ngại tại Việt Nam do hệ thống vận hành ở nhiều công ty vẫn lệ thuộc (nhiều) vào hình thức văn phòng truyền thống, sở thích lựa chọn công sở để làm việc vẫn được phần đông nhân sự hưởng ứng hoặc mức độ số hoá trong doanh nghiệp còn chậm.

"Tam giác cân" xây dựng hybrid workplace

Nhìn chung, hybrid workplace ở mỗi doanh nghiệp sẽ mang tính đặc thù của đơn vị đó. Nói cách khác, doanh nghiệp trong nước không thể áp dụng một mô hình sẵn có của thế giới mà cần một chiến lược "đo ni" cho riêng mình.

Để giúp doanh nghiệp Việt Nam có sự chuẩn bị cơ bản, ông Adrien Bizouard - Giám đốc Robert Walters Việt Nam - gợi ý mô hình "tam giác cân". Trong đó, mỗi cạnh tam giác sẽ tương ứng với 1 tiêu chí xây dựng hybrid workplace ổn định, cân bằng.

- Cạnh thứ nhất: Lắng nghe nhân sự

Doanh nghiệp cần làm rõ các nhu cầu làm việc nhân viên mình đang cần, mô hình mới có thực sự đem lại hiệu quả làm việc cho họ hay không và cách triển khai như thế nào hiệu quả nhất. Để trả lời những câu hỏi này một cách chính xác, doanh nghiệp cần chú ý: Sự đa dạng trong cơ cấu nhân sự là yếu tố tiên quyết để công ty chọn lựa mô hình hybrid workplace phù hợp. 

Lao động trẻ có khả năng tương thích mô hình mới nhanh hơn lao động lớn tuổi, một số phòng ban chỉ phù hợp với mô hình văn phòng truyền thống trong khi số khác thì ngược lại hay đối tượng có gia đình có thị hiếu chọn nơi làm việc khác người trẻ độc thân… là một vài trong số nhiều khảo sát mà doanh nghiệp phải chỉ ra được để hybrid workplace có thể phù hợp với mọi người.

Một khảo sát của Robert Walter Việt Nam tại các văn phòng tại TP. HCM cho thấy, 85% nhân sự được hỏi cho rằng họ không có những chọn lựa về mô hình làm việc linh hoạt hơn như hybrid workplace ở thời điểm hiện tại dù mong muốn. Nhiều người trong số này là nhân sự trẻ ở độ tuổi 20 đến 30.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc những mô hình hybrid workplace "bản thử nghiệm" ở một nhóm nhân sự. Ngoài việc chọn lọc ra cách tiếp cận phù hợp, hoạt động này còn giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả của hybrid workplace đối với doanh nghiệp mình để có thể đẩy nhanh, đầu tư thêm hoặc kéo dài thời gian, giảm chi phí đầu tư quá trình hoàn thiện mô hình mới.

Đơn cử, khảo sát mới nhất về áp dụng hybrid workplace của Robert Walter toàn cầu đã cho thấy khoảng 76% nhân sự được hỏi cải thiện cân bằng cuộc sống-việc, 72% cho rằng năng suất họ tăng cao và 61% nghĩ doanh nghiệp của họ áp dụng hybrid workplace hiệu quả. Tuy nhiên, con số này có thể thay đổi tuỳ vào doanh nghiệp thực tế.

Nếu kết quả khảo sát tích cực đồng nghĩa với khả năng tương thích cao, doanh nghiệp nên đầu tư và hoàn thiện hệ thống hybrid workplace sớm để phát triển nhanh hơn. Ở kết quả ngược lại, doanh nghiệp không nên "nôn nóng", nên tìm hiểu nguyên nhân để có các chiến lược nâng cao khả năng tương thích (như bắt đầu số hoá các hoạt động thủ công, giúp nhân viên làm quen với các nền tảng quản lý từ xa…).

"Lạc quan mà nói, tôi nghĩ nhiều doanh nghiệp Việt Nam sẽ có sự tương thích cao với hybrid workplace vì mọi người đều mong muốn đạt được những tiến bộ, sự tiếp cận những xu thế phát triển mới trên thế giới. Nói cách khác, Việt Nam có tinh thần toàn cầu hoá.

Ngoài ra, mức độ "nhảy việc" ở nhóm nhân sự trẻ hay việc khan hiếm các quỹ không gian dành văn phòng và chi phí thuê đắt đỏ tại thành phố lớn như TP. Hồ Chí Minh cũng khiến xu thế hybrid workplace trở thành một giải pháp văn phòng cho tương lai mang tính bền vững hơn. Đây sẽ là động lực giúp nhiều doanh nghiệp xây dựng kế tương thích hybrid workplace trong tương lai gần" - ông Adrien Bizouard cho biết.

- Cạnh thứ hai: Điều chỉnh mô hình tuyển dụng

Về tuyển dụng, khảo sát của Robert Walter toàn cầu đã chỉ ra 78% ứng viên chọn lựa những doanh nghiệp có áp dụng hybrid workplace khi ứng tuyển. Mặt khác, khi xác định xây dựng hybrid workplace, doanh nghiệp cũng cần chú ý tiêu chí tuyển dụng để lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với mô hình làm việc của công ty - cụ thể là khả năng làm việc từ xa hoặc khả năng thích ứng với các nền tảng số.

Bên cạnh đó, hybrid workplace cũng đặt ra nhiều thách thức cho bản thân bộ phận HR buộc họ phải thay đổi.

Thứ nhất, các chuyên viên HR được khuyến khích có thêm kỹ năng kinh doanh để có thể trở thành "người hiểu chuyện" trước các định hướng phát triển của lãnh đạo doanh nghiệp, Đây cũng là cách nâng cao sự cảm thông với các kế hoạch phát triển mới để đưa ra phương án tuyển dụng, quản lý nhân sự phù hợp nhất với các định hướng lãnh đạo công ty đề ra.

Thứ hai, xu hướng làm việc mới như hybrid workplace cũng buộc mọi người phải có nhiều hơn một chút về tầm nhìn (forward-thinking), tư duy tiến hoá (evolution thinking), năng lực sáng tạo đột phá (innovation in the big word of innovation). Đây là những kỹ năng quan trọng giúp bộ phận HR đưa ra các giải pháp cấp tiến và thiết thực với tình hình công ty; đồng thời góp phần tạo sự tín nhiệm, lợi thế thuyết phục khi làm việc với nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, nhà tư vấn.

Cuối cùng, bộ phận nhân sự cũng nên tìm hiểu, liên tục phổ cập thông tin và tìm đến các giải pháp về công nghệ thông tin (CNTT) như hạ tầng mạng, phần mềm quản lý… Lấy minh hoạ như nếu bạn là một doanh nghiệp SMEs, để chuẩn bị cho hybrid workplace bạn cần thuê một chuyên viên IT để trong vòng 6 tháng hoặc 1 năm giúp doanh nghiệp chuyển đổi CNTT trong mảng vận hành. Để đưa ra quyết định tuyển dụng đúng cho công ty, HR cần có kiến thức nền về CNTT để nâng cao năng lực sàng lọc hồ sơ, đánh giá đối tượng ứng tuyển này.

- Cạnh thứ ba: Tạo văn hoá thích ứng tại doanh nghiệp

Không phải nhân sự, phòng ban nào cũng dễ dàng chấp nhận những thay đổi mới, chính vì thế việc tạo ra văn hoá thích ứng tại doanh nghiệp không chỉ giúp hybrid workplace triển khai hiệu quả mà còn giúp các chiến lược phát triển khác được thực hiện một cách tự nhiên, hạn chế các xung đột về quyền lợi giữa tập thể với 1 bộ phận hoặc cá nhân nếu có.

So với các phòng ban khác, bộ phận nhân sự sẽ là một trong những nơi đón nhận khối lượng công việc và sự thay đổi lớn khi áp dụng những mô hình làm việc mới như hybrid workplace. Còn ở một số lĩnh vực đặc thù bắt buộc phải làm việc công sở (như bộ phận dữ liệu - data center), việc áp dụng hybrid workplace sẽ khiến quyền lợi của họ hạn chế hơn các bộ phận khác.

Để giải quyết những vấn đề này, đối thoại chính là giải pháp tối ưu. Thông qua việc lắng nghe ý kiến và bổ sung các quyền lợi cần thiết, doanh nghiệp sẽ tạo ra các mô hình hoà hợp về tổng thể nhưng vẫn cân bằng quyền lợi giữa các bên.

Han Sovy