Muốn gây ấn tượng với sếp từ email, đừng quên 10 quy tắc sau
Sếp hay đối tác của bạn thường bận rộn, vì vậy hãy học cách giao tiếp bằng email hiệu quả nhất.
Trên thực tế, viết tốt là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong thế giới doanh nghiệp cũng như công việc. Nếu bạn muốn gây ấn tượng với các sếp và trở nên nổi bật hơn người khác, không có cách nào tốt hơn việc thể hiện khả năng viết lách tài tình của mình. Hiện nay, giao tiếp bằng văn bản thể hiện chủ yếu thông qua email. Sếp hay đối tác của bạn thường bận rộn, vì vậy hãy học cách giao tiếp bằng email hiệu quả nhất.
Đầu tiên hãy nắm vững hai nguyên tắc cơ bản:
• Nguyên tắc 1: Rõ ràng và Chính xác
Hầu hết mọi người trong thế giới đều có rất ít thời gian. Đi thẳng vào vấn đề bằng cách mở đầu tài liệu với lời giới thiệu ngắn gọn, khách quan, đưa ra những điểm chính. Bạn nên lựa chọn từ ngữ phù hợp với điều bạn thực sự muốn truyền đạt, ngôn từ và giọng điệu thích hợp với đối tượng hướng tới. Sử dụng ngôn ngữ chủ động bất cứ khi nào có thể. (Ví dụ : "Tôi viết kế hoạch này" thay vì "Kế hoạch này do tôi viết").
• Nguyên tắc 2: Quản lý chất lượng
Bạn không thể viết được gì đó hoàn hảo ngay từ ban đầu. Vì thế, bạn nên tập thói quen đọc và sửa bản thảo, sau đó nhờ một người khác đọc lại. Nên nhớ, sự cẩu thả là kẻ thù của bạn. Bạn nên kiểm tra cẩn thận định dạng, ngữ pháp và chính tả trước khi nộp bất kỳ một tài liệu nào.
Tiếp theo hãy ghi nhớ 10 quy tắc giao tiếp bằng email thông minh dưới đây.
Nhận thức rằng email không mang tính riêng tư
Không chỉ có bộ phận IT trong công ty có thể tiếp cận được với hòm thư điện tử của bạn, bạn còn không biết email của mình có thể chuyển tới đâu – dù là vô tình hay cố ý. Tránh trao đổi những thông tin nhạy cảm hoặc viết điều gì không hay trừ khi sếp yêu cầu hoặc bạn có số liệu dẫn chứng cụ thể và chính xác.
Liên tục duy trì cá tính công việc
Hãy viết email bằng ngôn ngữ thân thiện, lịch sự, đúng chính tả và ngữ pháp. Vì không thể tin tưởng hoàn toàn vào những lời được nói ra, hãy đọc lại email để đảm bảo tin nhắn bạn gửi đi chính xác. Tránh sử dụng những biểu tượng/hình ảnh trên Y!M (:); :() hay các từ viết tắt (LOL, ASAP, OMG).
Viết email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
Trước tiên, bạn cần viết một tiêu đề cụ thể và đầy đủ thông tin (ví dụ, đừng viết "Cập nhật"). Hãy bắt đầu bằng một lời dẫn ngắn gọn để khuyến khích đối tượng đọc thư. Đưa những nội dung chính lên đầu, nếu thông tin bạn muốn truyền tải dài hơn 2 hay 3 đoạn, nhớ đính kèm một tài liệu với các nội dung liên quan.
Sử dụng email để hỗ trợ các cuộc đối thoại trực tiếp
Tóm tắt các cuộc họp, truyền tải các nội dung hữu ích hay trả lời một vấn đề quan trọng thông qua email nhằm bổ sung cho các cuộc thảo luận trực tiếp với đồng nghiệp.
Không biến email thành diễn đàn để phê phán hoặc bày tỏ sự không hài lòng
Hãy thực hiện những việc này một cách riêng tư. Nếu phải đề cập một vấn đề trong email, bạn nên tỏ ra tích cực và thiên về đưa ra giải pháp.
Chọn lọc trong việc sử dụng email
Chỉ gửi cho sếp những thư liên quan đến công việc bạn đang thực hiện.
Đánh dấu lại và sử dụng dấu hiệu đọc thư
Khi gửi một bức thư quan trọng tới một người bạn không tin tưởng, bạn có thể tăng khả năng nhận được phản hồi bằng cách đánh dấu tin nhắn hoặc đính kèm dấu hiệu họ đã nhận được và đọc thư.
Lịch sự
Dùng từ ngữ lịch sự, trao đổi trực tiếp thay vì dùng email nếu người kia ở cùng phòng và cách bạn chưa đến 3 m.
Biết bạn đang gửi gì trước khi gửi chúng đi
Trước khi trả lời thư, hãy đọc cẩn thận toàn bộ bức thư. Nếu bức thư đó phản hồi và gửi tiếp theo một loạt các thư trước đó (cùng một chủ đề công việc), bạn cần chắc chắn là mình đã kiểm tra, đọc và hiểu rõ toàn bộ sự việc.
Giữ riêng những email cá nhân
Nếu muốn gửi một bức thư cá nhân tại chỗ làm, bạn nên thiết lập một tài khoản riêng. Đừng gửi những bức thư này tới các đồng nghiệp nếu bạn coi họ là những người bạn thực sự của mình.
