iPOS HRM hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý bảo hiểm người lao động theo đúng quy định

Sau giai đoạn siết chặt về thuế năm 2025, nhiều chủ quán F&B đang đối mặt với bài toán tiếp theo liên quan đến chi phí nhân sự. BHXH không còn là yếu tố có thể xử lý linh hoạt, mà dần trở thành nghĩa vụ bắt buộc cần được tính toán ngay từ khâu xây dựng mô hình nhân sự. Trong bối cảnh đó, các giải pháp quản lý nhân sự bài bản như iPOS HRM đang giúp chủ quán chủ động thích ứng với khung pháp lý mới, thay vì bị động khi rủi ro phát sinh.

Khi BHXH gắn trực tiếp với hợp đồng lao động và mức thu nhập thực tế, yêu cầu đặt ra với hộ kinh doanh không chỉ là đóng đủ, mà còn phải quản lý người lao động đúng loại hình, đúng thời điểm và đúng ngưỡng thu nhập theo quy định.

Theo quy định hiện hành của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn liên quan, tổng mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp hiện ở mức 32% tiền lương làm căn cứ đóng. Trong đó, người sử dụng lao động đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5%, phân bổ vào các quỹ BHXH, BHYT và BHTN theo quy định.

Đáng chú ý, từ năm 2026, mức lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn lương tối thiểu vùng, theo quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 1/1/2026.

Điều này đồng nghĩa, dù mức lương thực tế chi trả thấp hơn, mức đóng BHXH vẫn phải tính tối thiểu theo vùng. Với các quán sử dụng nhiều lao động, đặc biệt tại khu vực đô thị, chi phí nhân sự vì thế có thể tăng đáng kể nếu không được dự trù từ sớm.

Quản lý người lao động theo giờ không còn là "ngoại lệ" từ 2026

Một điểm thay đổi đáng chú ý từ Luật BHXH 2024 là việc mở rộng diện tham gia BHXH bắt buộc đối với lao động không trọn thời gian khi đạt ngưỡng thu nhập theo quy định. Ngưỡng tham chiếu hiện nay khoảng 2,34 triệu đồng/tháng và sẽ tiếp tục điều chỉnh theo mức lương tối thiểu vùng trong thời gian tới.

Với đặc thù ngành F&B sử dụng tỷ lệ lớn lao động bán thời gian, việc thiếu công cụ phân loại và theo dõi thu nhập tập trung có thể khiến chủ quán khó kiểm soát thời điểm nhân sự chạm ngưỡng phải tham gia BHXH.

Song song với việc mở rộng đối tượng, cơ chế quản lý BHXH cũng được điều chỉnh theo hướng chặt chẽ hơn. Từ năm 2026, cơ quan BHXH sẽ phối hợp với chính quyền địa phương tăng cường rà soát theo từng tuyến phố, từng cơ sở kinh doanh. Trong bối cảnh này, việc thiếu hợp đồng lao động hoặc phân loại nhân sự không đúng thực tế có thể kéo theo rủi ro pháp lý, thay vì chỉ dừng lại ở mức nhắc nhở như trước.

Quản lý người lao động theo giờ trở thành yêu cầu bắt buộc  

Thực tế cho thấy, phần lớn rủi ro không đến từ việc phải đóng BHXH, mà đến từ việc không nắm được bức tranh nhân sự tổng thể: ai thuộc diện bắt buộc, ai cần hợp đồng, ai sắp chạm ngưỡng thu nhập.

Đây cũng là lúc các nền tảng quản lý nhân sự chuyên biệt cho F&B phát huy vai trò. Theo iPOS.vn, iPOS HRM - phần mềm quản lý nhân sự dành cho ngành F&B được thiết kế để hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý tập trung dữ liệu người lao động trên một nền tảng duy nhất, từ đó đáp ứng tốt hơn các yêu cầu pháp lý mới liên quan đến BHXH.

Phân loại rõ nhân sự toàn thời gian, bán thời gian, theo ca

Quản lý dữ liệu hợp đồng lao động tập trung

Tính toán trước chi phí BHXH theo từng kịch bản nhân sự

Theo dõi và cảnh báo khi thu nhập nhân sự theo giờ tiệm cận ngưỡng phải đóng BHXH, chịu thuế TNCN

Trong bối cảnh BHXH mở rộng đối tượng và tăng cường quản lý từ năm 2026, các chủ quán F&B buộc phải quản lý người lao động bài bản hơn. Đây cũng là lý do nhiều hộ kinh doanh lựa chọn các nền tảng số như iPOS HRM để quản lý tập trung hồ sơ nhân sự, hợp đồng và dữ liệu BHXH theo đúng quy định.

Ánh Dương