Hộ kinh doanh xoay xở với hóa đơn điện tử: Làm sao cho đúng?

Phần đa hộ kinh doanh, hộ thuế khoán, theo quan sát của phóng viên, vốn quen với cách vận hành truyền thống: ghi chép thủ công, xử lý tính toán bằng tay, nhập hàng và tính tiền theo trí nhớ. Giờ đây, để tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, họ cần phải làm quen với những khái niệm hoàn toàn mới như "hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền", "chữ ký số", "phần mềm bán hàng" … Những tập hóa đơn viết tay hay những giao kèo bằng miệng, đều sẽ trở thành quá khứ, sau cột mốc 1/6/2025.

Khó khăn không chỉ ở chỗ phải tiếp thu những khái niệm mới, mà phần nào còn nằm ở tâm lý e ngại khi bước vào một lĩnh vực xa lạ. Không có kế toán, không có bộ phận công nghệ thông tin, hộ kinh doanh nhỏ lẻ sẽ có xu hướng tự mình tìm hiểu qua các văn bản hành chính và những lời tư vấn từ thị trường.

"Tôi rất sẵn sàng làm theo quy định nhưng đang chưa biết cụ thể làm thế nào là chuẩn. Mỗi nơi tư vấn một kiểu, bản thân lâu nay cũng chỉ quen bán hàng thôi, không thạo mấy việc công nghệ. Tạm thời vẫn đang vừa tham khảo trên mạng, vừa đợi bên thuế hướng dẫn rồi quyết định" - chị M, chủ cơ sở kinh doanh cà phê tại quận Hoàn Kiếm cho hay.

Hộ kinh doanh và "chi phí tuân thủ"

Theo đó, để sử dụng có hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, trước tiên người bán hàng cần trang bị một số các thiết bị công nghệ, cơ bản nhất là điện thoại thông minh (smart-phone) hoặc cao cấp hơn là hệ thống máy tính, máy POS bán hàng, máy in,... kết nối Internet. Các thiết bị này đang được nhiều đơn vị trên thị trường cung cấp với đa dạng mức giá, chủng loại.

Một chi phí ít được đề cập tới hơn là các gói giải pháp hóa đơn điện tử. Với từ khóa "bảng giá hóa đơn điện tử", người có nhu cầu có thể dễ dàng tìm thấy nhiều đơn vị cung cấp các gói giải pháp bao gồm các hạng mục chi phí thường gặp như: Phí khởi tạo Hóa đơn điện tử (phí khai báo tài khoản, phí duy trì và lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống); Gói hóa đơn điện tử với giá thành tính theo số lượng "block" hóa đơn phát hành, với mức giá từ khoảng 300 đồng - 500 đồng/1 hóa đơn. Thường đi kèm với hóa đơn điện tử là chữ ký số, mới mức giá thường rơi vào khoảng 1-1,5 triệu đồng cho 1 năm sử dụng.

Như vậy, với hộ kinh doanh, bên cạnh các phi phí thường gặp như nhập hàng, xoay vòng vốn, trả lương cho người làm,.. khoản chi phí mới này có thể sẽ là một khoản đầu tư cần tính toán kỹ lưỡng. Không ít người bán hàng đành lòng "giữ nguyên cách cũ", chờ đến lúc bị nhắc nhở mới xử lý.

Nhiều hộ kinh doanh, mặt khác lại nhận được nhiều sự tư vấn cùng lúc của các nền tảng, đơn vị cung cấp công nghệ liên quan. Với phân hệ hóa đơn điện tử, theo trang web chính thức của Tổng cục Thuế, hiện nay có 31 đơn vị là tổ chức truyền nhận được công nhận.

"Hạn chế về thông tin, hộ kinh doanh như tôi ở thế không làm thì sợ bị phạt, làm thì chẳng biết đã chuẩn hay chưa!" - Anh D., đại lý phân phối linh kiện ô tô chia sẻ.

Chung tay gỡ rối cho hộ kinh doanh trước giờ G

Trong bối cảnh đó, các Chi cục Thuế tại nhiều địa phương trên cả nước đã triển khai tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn trực tiếp tại các địa bàn, thiết lập các kênh hỗ trợ trực tuyến để kịp thời giải đáp vướng mắc giúp hộ kinh doanh an tâm chuyển đổi hoá đơn điện tử.

Các nhà cung cấp phần mềm bán hàng cũng nhanh chóng phản ứng với quy định mới khi ban hành các chính sách hỗ trợ nhà bán hàng kịp thời như giảm giá hoặc cung cấp miễn phí hóa đơn điện tử - chữ ký số cho hộ kinh doanh. Ví dụ,  KiotViet - phần mềm bán hàng với hơn 300.000 người dùng, mới đây đã công bố chính sách tài trợ trọn gói, miễn phí giải pháp hóa đơn điện tử và chữ ký số. Chính sách này áp dụng với toàn bộ khách hàng hiện hữu, mở rộng cho khách hàng mới trong thời gian tới. Như vậy, một cửa hàng thời trang với khoảng 5.000 hóa đơn mỗi năm có thể tiết kiệm được khoảng 3 triệu đồng. Một nhà hàng quy mô vừa với 50.000 hóa đơn có thể tiết kiệm đến 17,5 triệu đồng. Đây là khoản chi phí được giảm tải hoàn toàn, giúp người bán hàng yên tâm tuân thủ quy định mới của Nhà nước.

Trên các nền tảng mạng xã hội, các tài khoản do các công ty tư vấn thuế thì đăng tải các video hướng dẫn chi tiết các nội dung xoay quanh chủ đề "hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền", giúp cộng đồng nhà bán hàng được trang bị hiểu biết đúng đắn, từ đó hành động trước mốc thời gian 1/6/2025.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế được kỳ vọng sẽ thúc đẩy minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của nền kinh tế số. Tuy nhiên, để chủ thể thực thi cuối cùng, chính là các hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, có thể chuyển mình hiệu quả thì vẫn cần thêm nhiều sự đồng hành: từ chính sách rõ ràng, công cụ dễ sử dụng, ưu đãi về công nghệ đến hỗ trợ tận tình trong từng bước triển khai.

Ánh Dương