Email miễn phí và những nguy cơ tiềm ẩn cho doanh nghiệp
Ngày nay email đã trở thành một kênh trao đổi thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên thói quen sử dụng dịch vụ email miễn phí đã khiến các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều nguy cơ tiềm ẩn.
Theo thống kê tại Việt Nam có 96% doanh nghiệp sử dụng email, trong đó 90% sử dụng email là công cụ giao tiếp chính. Tuy nhiên có đến 80% doanh nghiệp gặp vấn đề với dịch vụ email.
Một trong những nguyên nhân chính là do rất nhiều doanh nghiệp có thói quen sử dụng dịch vụ email miễn phí làm email giao dịch. Việc sử dụng các dịch vụ email miễn phí hay dịch vụ chất lượng không đảm bảo sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều nguy cơ như bị giả mạo email, hay email gửi đi bị rơi vào thư rác. Ngoài ra doanh nghiệp cũng khó kiểm soát được việc sử dụng email của nhân viên và có thể bị mất khách hàng khi nhân viên nghỉ việc, do các dịch vụ email này không hỗ trợ hoặc rất hạn chế các công cụ quản lý người dùng.
Thực tế đã có nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra như việc bị hacker giả mạo email để lừa đảo các doanh nghiệp. Thủ đoạn của hacker là lợi dụng khả năng bảo mật kém của dịch vụ và sự bất cẩn của người dùng để xâm nhập vào hệ thống email doanh nghiệp nhằm mục đích nắm bắt thông tin trao đổi giữa doanh nghiệp và đối tác/khách hàng. Sau đó harker tạo một địa chỉ email giả mạo hoặc truy cập vào tài khoản nạn nhân để gửi email với nội dung lừa đảo nhằm chiếm đoạt tiền của doanh nghiệp.
Ảnh minh họa
Vậy có giải pháp nào cho doanh nghiệp trong vấn đề này? Chúng tôi đã trao đổi với ông Hồ Trung Dũng – CEO Công ty Phần mềm Nhân Hòa, một đơn vị cung cấp dịch vụ email có thâm niên tại Việt Nam, vị chuyên gia này đã đưa ra nhiều lời khuyên hữu ích cho các doanh nghiệp.
Trước hết doanh nghiệp thay vì “hà tiện” nên lựa chọn một dịch vụ email chuyên nghiệp theo tên miền của mình (dạng tenban@tenmiencongty). Khách hàng sẽ thấy yên tâm và tin tưởng hơn khi nhận được 1 email gắn liền với tên miền của doanh nghiệp. Việc sử dụng các dịch vụ email chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp kiểm soát được tài khoản email của nhân viên, tránh việc nhân viên sử dụng email sai mục đích hoặc mất khách hàng khi nhân viên nghỉ việc.
Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín cũng là điều quan trọng. Có nhiều vụ việc hacker lợi dụng sự bảo mật kém của hệ thống email để xâm nhập, lừa đảo người dùng. Trường hợp này trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp dịch vụ.
Trong quá trình sử dụng dịch vụ người dùng cần tuân thủ các quy định/khuyến cáo từ nhà cung cấp. Người dùng nên đặt mật khẩu truy cập dài, chứa cả ký tự viết hoa, thường, ký tự đặc biệt và chữ số để tránh bị hacker sử dụng các công cụ dò đoán mật khẩu để khai thác. Không nhấp chuột vào các file hoặc link website từ email lạ, không rõ nguồn gốc.
“Cẩn tắc vô áy náy” - cho dù các dịch vụ có tốt thế nào cũng không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người dùng nếu chúng ta không có ý thức tự bảo vệ mình. Người dùng cần kiểm tra kỹ địa chỉ email của người gửi. Với những giao dịch quan trọng, song song với việc gửi email người dùng nên xác nhận lại với đối tác/khách hàng qua điện thoại hoặc các kênh liên lạc khác để đề phòng rủi ro.
Về vấn đề email rơi vào thư rác, vị CEO Nhân Hòa cho biết để email gửi đi vào hộp thư chính (inbox), ngoài các yếu tố về hạ tầng, công nghệ từ nhà cung cấp thì hành vi của người dùng cũng đóng vai trò rất quan trọng. “Tại Nhân Hòa, bên cạnh việc đầu tư mạnh vào hạ tầng kỹ thuật để nâng cao chất lượng dịch vụ, chúng tôi cũng chú trọng vào khâu hỗ trợ khách hàng như giúp người dùng thiết lập các thông số dịch vụ tối ưu theo nhu cầu sử dụng, đào tạo và hướng dẫn cho khách hàng cách thức sử dụng dịch vụ hiệu quả nhất, các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng. Chính điều này đã giúp cho dịch vụ của Nhân Hòa luôn “sạch” trước các hệ thống chống spam và duy trì tỷ lệ gửi email vào inbox của khách hàng ở mức 99%” - CEO Nhân Hòa chia sẻ.
Ảnh minh họa
Nhân Hòa là đơn vị cung cấp dịch vụ tên miền, dịch vụ email, máy chủ lớn tại Việt Nam, thành lập từ 2002, hiện đang cung cấp cho hơn 60,000 khách hàng. Dịch vụ email của Nhân Hòa là giải pháp toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu về email của doanh nghiệp. Đặc biệt Công ty áp dụng chính sách hoàn tiền trong 30 ngày nếu khách hàng không hài lòng về dịch vụ. Hiện tại Nhân Hòa đang có chương trình ưu đãi tới 20% phí dịch vụ email, độc giả quan tâm có thể xem thêm thông tin https://nhanhoa.com/khuyen-mai-email.html?utm_source=newspaper&utm_medium=cpc&utm_campaign=email_1218
