5 lời khuyên hữu ích giúp doanh nghiệp mới thành lập chọn phần mềm kế toán “chuẩn”

Một diễn biến khác cho thấy, tính chung 10 tháng, cả nước có 77.542 doanh nghiệp đăng ký thành lập mới, tăng 29,2% so với cùng kỳ 2014. Bất chấp số doanh nghiệp ngừng hoạt động không hề nhỏ, nhiều bộ óc quyết đoán vẫn quyết định bước chân vào cộng đồng doanh nghiệp. Làm thế nào để giữa biến chuyển nhanh chóng của thời cuộc, doanh nghiệp mới thành lập sẽ vững vàng?

Bối cảnh chung đòi hỏi các doanh nghiệp này cần nắm chắc các công cụ tối ưu nhất trong vận hành. Kế toán là “bộ não tài chính” của bất cứ doanh nghiệp nào. Khi bộ phận này có phần mềm hỗ trợ, năng suất làm việc tăng, doanh nghiệp sẽ hưởng lợi lớn. Dưới đây là 5 lời khuyên hữu ích nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ trước bài toán chọn phần mềm kế toán – công cụ giúp ích “bộ não tài chính” hiệu quả:

Chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ phù hợp lĩnh vực kinh doanh

Nếu doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực Thương mại, dịch vụ, phần mềm phải theo dõi được các khoản doanh thu, chi phí, công nợ và tự động tính lợi nhuận theo từng bộ phận. Nếu kinh doanh lĩnh vực sản xuất hay xây lắp, hãy coi trọng tính năng tính giá thành sản phẩm và tự động đánh giá sản phẩm dở dang.

Hiện các phần mềm trên thị trường đều đầy đủ nghiệp vụ kế toán như: Quỹ, Thủ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hoá đơn, Thuế, Kho, Thủ Kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tiền lương, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp.

Chọn phần mềm giúp tăng hiệu quả công việc

Cân nhắc xem phần mềm định mua sẽ giúp tiết kiệm được bao nhiêu % thời gian làm việc của kế toán, thủ quỹ, thủ kho. Khả năng tổng hợp nhanh và chính xác các loại báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp có các báo cáo kế toán tài chính cũng như báo cáo quản trị để ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Phần mềm có thể tự động sao lưu dữ liệu sau mỗi phiên làm việc, dễ dàng khôi phục khi có sự cố xẩy ra, đề phòng trường hợp có sự thay đổi về nhân sự kế toán.

Chọn phần mềm uy tín được cung cấp bởi công ty có kinh nghiệm

Thị trường phần mềm luôn sôi động, hàng năm chứng kiến nhiều nhà cung cấp mới, nhưng đừng vội “đặt cược” vào tay đơn vị “mỏng” kinh nghiệm. Tìm hiểu nhà cung cấp bán phần mềm lâu chưa, có uy tín trong giới CNTT hay không. Tham khảo số lượng khách hàng đã dùng. Đừng bỏ qua các chứng chỉ về quản lý chất lượng như ISO hay an ninh thông tin mà đơn vị đó đang áp dụng để đảm bảo được dùng “hàng xịn”, có chứng nhận quốc tế và an toàn bảo mật cao.

Giao diện đẹp, đơn giản, dễ sử dụng

Đừng dừng lại ở việc phần mềm giúp giải quyết nghiệp vụ, lưu ý thêm hình thức của phần mềm để người làm kế toán dễ dàng sử dụng, người đọc báo cáo thấy thuận tiện. Lựa chọn phần mềm có giao diện 100% tiếng Việt, các nghiệp vụ sắp xếp tuần tự trực quan theo luồng quy trình công việc, dễ hiểu. Công việc kế toán vốn không đơn giản, bạn không muốn mất thêm thời gian để tìm hiểu một phần mềm rối rắm?

Chi tiền khôn ngoan để mua dịch vụ tốt bên cạnh phần mềm tốt

Thời đại “lên ngôi” của CNTT, hãy mạnh dạn chi khoản đầu tư mua một giấy phép sử dụng phần mềm kế toán nếu cài được trên nhiều máy, triển khai nhanh gọn dùng được ngay. Phần mềm có sẵn tài liệu hướng dẫn sử dụng trực tuyến để nhân viên kế toán có thể tự học. Cân nhắc khi chi tiền vào phần mềm mà mỗi lần cơ quan quản lý đưa ra các thông tư hướng dẫn mới, bạn phải trả thêm tiền mới được dùng. Trong thời gian bảo hành phải được sử dụng những tính năng mới nhất. Chọn nhà cung cấp có dịch vụ chăm sóc hậu bán hàng chu đáo, nhiệt tình.

Các lời khuyên trên đây sẽ giúp bạn “chấm điểm” phần mềm kế toán một cách chính xác, phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp mình. “Bộ não tài chính” của doanh nghiệp khi có công cụ hỗ trợ hữu hiệu, sẽ phát huy tối đa năng suất, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bài bản ngay từ giai đoạn mới thành lập.

A.D