Chỉ có 24 giờ một ngày, bạn nên dùng chúng như thế nào và cho ai để không hoài phí?
Khi bạn đã xác định được những ưu tiên thì việc thực hiện được chúng hay không phụ thuộc vào cách quản lý kỷ luật đối với những ưu tiên như thế này.
Bạn có tài sản lớn nhất là 24 giờ phía trước. Bạn sẽ sử dụng nó thế nào? Bạn sẽ để các áp lực chiếm hết khoảng thời gian đó hay tập trung vào những điều ưu tiên? Bạn sẽ để những email vô nghĩa, những công việc không quan trọng, nhân viên quảng cáo qua điện thoại, những việc gián đoạn, những phiền nhiễu khác tiêu phí hết thời gian trong ngày của bạn?
Để sử dụng tài sản này hiệu quả nhất, điều tối quan trọng là phải dùng chúng vào những ưu tiên hàng đầu trong cuộc sống của bạn. Tuy nhiên khi bạn đã xác định được những ưu tiên thì việc thực hiện được chúng hay không phụ thuộc vào cách quản lý kỷ luật đối với những ưu tiên như thế này. John C. Maxwell chỉ ra 5 điều cần nhớ để thực hiện được điều này:
1. Đánh giá những ưu tiên hàng ngày
Những vấn đề ưu tiên không dừng tại chỗ; bạn phải kiểm tra lại chúng mỗi ngày. Tại sao? Bởi vì các điều kiện luôn luôn thay đổi nên phương pháp thực hiện cũng phải thay đổi. Những giá trị bạn có, một khi đã xác định, sẽ trở nên ổn định. Bạn có thể dựa vào chúng. Nhưng cách mà bạn thực hiện chúng lại cần có sự linh hoạt.
2. Lên thời gian biểu thật cẩn thận
Theo một khảo sát được thực hiện bởi Day-Timers, Inc., chỉ 1/3 số người lao động Mỹ lên kế hoạch cho lịch trình hàng ngày. Và chỉ 9% tiến hành theo nó và hoàn thành những gì họ lên kế hoạch. Nếu bạn muốn có hiệu quả, bạn phải có khả năng chuyển hóa thành kế hoạch. John C.Maxwll chọn cách lên kế hoạch cho 40 ngày cùng một lúc. Nhưng khi ôngchuẩn bị sẵn sàng để tiếp cận một ngày thì tất cả đã được ông lên kế hoạch sẵn. Từng giờ một. Thật hiếm có một ngày mà khi thức dậy ông tự hỏi mình sẽ làm gì hôm nay – ngay cả là trong kỳ nghỉ.
3. Làm theo kế hoạch
Tất nhiên tác giả nổi tiếng không hề có ý xúc phạm đến trí thông minh của bạn khi đề nghị bạn làm việc theo đúng kế hoạch mà mình đề ra, nhưng cần phải nói điều đó. Theo chuyên gia quản lý thời gian Alec Mackenzie, nhiều khảo sát cho thấy hầu hết các vị lãnh đạo đều không động tới được những nhiệm vụ quan trọng nhất cho đến giữa buổi chiều. Tại sao vậy? Hầu hết bọn họ đã hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp để họ có cảm giác đã hoàn thành được việc gì đó.
4. Ủy thác bất cứ khi nào có thể
Ông quan sát thấy rằng hầu hết mọi người đều rơi vào một trong hai nhóm khi đề cập đến vấn đề ủy quyền: Những người vơ vào, hoặc những người đẩy đi. Những người vơ vào thì từ chối từ bỏ bất cứ điều gì mà họ nghĩ là quan trọng – dù cho họ có là lựa chọn tốt nhất để làm việc đó hay không? Đích đến của họ là sự hoàn hảo. Những người đẩy đi thì nhanh chóng chối bỏ các nhiệm vụ, tuy thế, hãy nghĩ một chút về việc nỗ lực ủy thác của họ sẽ thành công ra sao. Mục tiêu của họ là dọn mọi thứ khỏi bàn của mình.
Làm thế nào để tìm ra tiêu chuẩn phù hợp cho việc ủy thác? Khi nào là đúng thời điểm để chuyển giao và khi nào là đúng thời điểm để tiếp tục? Đây là chỉ dẫn mà ông sử dụng: Nếu ai đó có thể thực hiện một nhiệm vụ tốt bằng 80% khả năng của John C. Maxwell, khi đó ông sẽ giao lại việc ấy. Như thế lại cực kỳ hiệu quả. Và nếu ông làm tốt việc thúc đẩy, khuyến khích và khen thưởng họ, thì chắc chắn họ sẽ tiến bộ hơn. Ông đã bàn giao trách nhiệm theo tiêu chuẩn đó, và sau một thời gian, người được bàn giao công việc đó sẽ tiến hành nó tốt hơn ông. Khi điều đó xảy ra, ông thấy rất hài lòng.
5. Đầu tư vào đúng người hàng ngày
Có thêm một khu vực bạn nên giải quyết trong vùng những điều ưu tiên, và đó là sự cần thiết phải ưu tiên dành thời gian cho người khác thế nào. Bạn của John C.Maxwll, Waylon Moore, đã quan sát thấy rằng thường thì "chúng ta dành thời gian cho những người có vấn đề trong khi đáng ra chúng ta nên sử dụng nó để ở bên những người có tiềm năng." Điều này đúng.
Làm thế nào để bạn quyết định người mà bạn sẽ dành thời gian để ở bên? Chắc chắn, bạn muốn dành cho mọi nguời sự tôn trọng và cố gắng có mối quan hệ tốt và tích cực với tất cả mọi người. Nhưng bạn không thể dành thời gian cho mọi người như nhau. Dưới đây là những điều mà ông sử dụng để đánh giá nên đầu tư thời gian vào đâu: Giá trị cho các đội; Khả năng tự nhiên; Trách nhiệm; Thời gian; Tiềm năng; Hướng dẫn phù hợp.
Thời gian dành cho mọi người có thể là khoản đầu tư tuyệt vời. Hãy lựa chọn người mà bạn sẽ đầu tư vào, và tiếp đó tiếp thêm cho người đó các giá trị trên một cơ sở vững chắc. Bạn sẽ không bao giờ hối hận về điều đó.
