Cấm tiệt PowerPoint trong các cuộc họp: Hành động kỳ quặc nhưng vì sao lại được Jeff Bezos cho là điều thông minh nhất mình từng làm tại Amazon?

Amazon mới đây đã đưa ra thông báo người sáng lập Jeff Bezos sẽ từ chức CEO và trở thành Chủ tịch điều hành của công ty vào khoảng giữa năm nay. Chiếc ghế trống này sẽ được chuyển giao cho Andy Jassy , ​​người hiện đứng đầu công ty dịch vụ điện toán đám mây Amazon Web Services.

Suốt 27 năm gây dựng đế chế Amazon, Jeff Bezos nổi tiếng là một nhà lãnh đạo tài ba về hoạch định chiến lược và ưa thích sự cạnh tranh. Ông làm mọi thứ khác người để khiến nhân viên của Amazon cống hiến hết mình cho công ty. Đặc biệt, cấm tiệt những bài thuyết trình PowerPoint trong các cuộc họp là một phong cách quản lý chẳng giống ai nổi tiếng nhất của Bezos.

Trong một cuộc thảo luận tại Diễn đàn về Lãnh đạo tại Trung tâm Bush năm 2018, vị CEO chia sẻ: "Nhiều năm về trước, chúng tôi đã loại bỏ hoàn toàn các bài thuyết trình bằng PowerPoint và đây có lẽ là điều đúng đắn và thông minh nhất Amazon từng làm".

Khi kể về các cuộc họp lãnh đạo cấp cao tại Amazon, cựu giám đốc dịch vụ John Rossman nói rằng mọi người sẽ ngồi im lặng trong 30 phút đầu trước khi thảo luận được diễn ra. Trong thời gian im lặng đó, CEO Jeff Bezos và các lãnh đạo khác sẽ chăm chú ngồi đọc những tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp.

Các cuộc họp không sử dụng PowerPoint vì Jeff Bezos muốn đọc thông tin từ những bản viết chi tiết trên giấy. Tại Amazon, các nhà lãnh đạo viết tường thuật cho tất cả kế hoạch, đề xuất, dịch vụ và đầu tư.

Rossman nói rằng việc thay thế các bài thuyết trình PowerPoint bằng các bản ghi chép hoàn chỉnh giúp những người tham gia cuộc họp phát triển sự rõ ràng về dự án hoặc đề xuất. "Nó buộc các nhà lãnh đạo phải cất máy tính, điện thoại và không bị PowerPoint làm cho ngớ ngẩn. Điều này buộc họ phải đọc nó, mò mẫm nó, hiểu sâu sắc về nó để có thể thảo luận tốt hơn", ông nói.

Trong thư cổ đông năm 2017, Bezos đã đưa ra một số hướng dẫn về cách viết một bài nội dung chuẩn bị cho cuộc họp. Ông nói điều này cần thời gian và thực hành và không nên kỳ vọng trở thành chuyên gia viết lách chỉ sau một đêm.

Theo ông, hầu hết mọi người nghĩ rằng họ có thể học cách viết trong vài giờ hoặc vài ngày. Trong thực tế, họ có thể mất nhiều tháng trời. Ngoài ra, các lãnh đạo được giao nhiệm vụ viết cũng nhầm tưởng rằng một bản tường thuật 6 trang có thể được viết trong một, hai ngày hoặc thậm chí vài giờ, trong khi thực sự có thể mất một tuần hoặc hơn.

Theo Rossman, một bản trình bày PowerPoint thường bao gồm phần đầu với các câu không hoàn chỉnh và một loạt các dữ liệu và biểu đồ. Trong khi đó, một bản viết trình bày lại có cấu trúc kể chuyện, khuyến khích người viết suy nghĩ sâu sắc và rõ ràng hơn.

Ông chủ Amazon không phải CEO duy nhất áp dụng những cuộc họp im lặng. CEO của Twitter và Square, Jack Dorsey cũng làm tương tự với việc bắt đầu cuộc họp bằng 10 phút đọc trong thầm tài liệu từ Google Doc.

“Hầu hết các cuộc họp của tôi hiện nay đều dựa trên tài liệu của Google Doc: Bắt đầu đọc trong 10 phút và nhận xét trực tiếp trên nền tảng này. Phương pháp này giúp mọi người cùng tập trung vào một trang giấy cùng lúc, cho phép chúng tôi làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau và nắm bắt thông tin xác thực nhanh hơn cũng như rèn luyện tư duy phản biện tốt hơn", CEO Twitter và Square chia sẻ.

Bezos từng chia sẻ văn hóa hội họp tại Amazon có thể trông kỳ lạ đối với những người mới đến. Đặc biệt xu hướng thuyết trình bằng PowerPoint với những tiện ích mà nó đem lại đang ngày càng được ưa chuộng. Nhưng đối với ông, thật tuyệt vời khi bắt đầu các cuộc họp bằng những câu chuyện thay vì những gạch đầu dòng.

Trong khi các công cụ chúng ta sử dụng để truyền đạt ý tưởng đã thay đổi thì bộ não con người không đổi thay. Khi tổ tiên chúng ta tập trung quanh đống lửa để chia sẻ những câu chuyện, họ không nói chuyện bằng những gạch đầu dòng. Họ kể mạch lạc cho nhau với khởi đầu, thân bài và kết thúc. Họ truyền tải câu chuyện một cách đầy đủ để đưa người nghe đến địa điểm và thời gian khác so với thực tại.

Anh Thơ