Cách đầu tư văn phòng thông minh cho doanh nghiệp Startup
Đầu tư cho văn phòng là một bài toán không dễ dàng, đầu tư cho văn phòng của một startup còn nhiều khó khăn hơn, khi hầu hết vấn đề về vốn và quản lý luôn gây đau đầu cho các công ty khởi nghiệp.
Các nhà quản lý cần phải cân đối để lựa chọ các thiết bị văn phòng vừa phải đáp ứng tốt cho công việc, lại vừa cần phải nằm trong mức ngân sách hợp lý và tiết kiệm. Một số công ty trong lĩnh vực máy in và máy văn phòng đã nhanh tay nắm bắt nhu cầu ngày một tăng cao này để cho ra mắt những sản phẩm phục vụ cho thị trường này.
Đa phần các công ty startup trước giai đoạn gọi được vốn đều có quy mô nhỏ, chỉ với một vài nhân sự quan trọng nên thường đặt văn phòng tại các khu chung cư, nhà riêng, khu văn phòng với giá thuê thấp và xu hướng mới nhất là tại các coworking space (không gian làm việc chung) để tiết kiệm chi phí.
Tại Dreamplex, một coworking space quy mô lớn đầu tiên tại TP.HCM, dễ dàng bắt gặp những văn phòng có diện tích thuê chỉ từ 10m2 cho đến 40-50m2. Ba tiêu chí khi lựa chọn các thiết bị văn phòng của các công ty này nói chung và máy in nói riêng đó là tính hiệu quả, áp dụng những công nghệ mới và hiện đại, nhưng vẫn phải có mức giá thành hợp lý.
Bên cạnh hiệu suất vượt trội, máy in phải tiết kiệm chi phí
Hiệu suất của máy in được thể hiện thông qua tốc độ, khả năng tiết kiệm giấy & điện năng khi hoạt động. Đối với dòng máy in laser imageCLASS của Canon, tốc độ có thể đạt tốc độ lên đến 27 trang/phút như dòng LBP151dw hay thậm chí lên đến 30-33 trang/phút, với độ phủ tiêu chuẩn 5% của đời máy LBP251dw và LBP253x.
Khi lựa chọn máy in, bạn cần lưu ý lựa chọn loại máy có chế độ Sleep Mode, tự động tắt máy sau thời gian không hoạt động để đảm báo không lãng phí điện khi không dùng tới máy. Hiện nay phần lớn các dòng máy in hiện đại đến từ các hãng uy tín đều có chế độ này.
Khả năng tiết kiệm giấy của máy in phụ thuộc nhiều vào thao tác của người dùng. Tuy nhiên, hiện nay để hỗ trợ thêm trong việc kiểm soát và quản lý số lượng bản in, một số loại máy in của Canon đã tích hợp thêm các phần mềm như Department ID trên các dòng máy in đa năng năng MF621Cn, 628Cw và 729Cx với mỗi nhân viên sẽ được in ấn bằng ID và mã PIN với mức số lượng bản in giới hạn có thể theo dõi được. Đây có lẽ là tính năng được nhiều Quản lý văn phòng đón chào nhiều nhất là đối với các startup trong giai đoạn mở rộng quy mô nhân sự, cần sự quản lý chặt chẽ đến từng nhân viên.
Trong thời đại số, máy in cũng phải kết nối không giới hạn
Với nhóm công ty trong lĩnh vực công nghệ chiếm đa số, hiển nhiên các startup phần lớn đều hào hứng trước những công nghệ cải tiến hiện đại của các thiết bị máy móc văn phòng. Giống như điện thoại, hay laptop, máy in hiện nay cũng không nằm ngoài xu hướng hỗ trợ giúp người dùng có thể kết nối thiết bị nhanh chóng dưới nhiều hình thức, cũng như khả năng chia sẻ, quản lý công việc theo nhóm nhưng vẫn duy trì được tính bảo mật cao cho người sử dụng.
Ngoài kết nối USB sẵn có và kết nối mạng Lan có dây Ethernet, một số đời máy laser được Canon ra mắt gần đây còn được hỗ trợ thêm một số khả năng kết nối mới tiện lợi, chuyên nghiệp và đáp ứng được nhu cầu kết nối vô hạn của người dùng như: Cả 3 dòng máy LBP151dw, LBP251dw, LBP253x đều cho phép khả năng kết nối mạng Lan bằng wifi, kết nối từ xa với máy in thông qua Remote UI truy cập vào IP mạng của máy in để thực hiện việc giám sát cũng như in ấn từ xa nhờ vào ứng dụng Google Cloud Print.
Đặc biệt hơn nữa, các dòng máy LBP251dw, LBP253x, MF628Cw và MF729Cx còn được hỗ trợ thêm phương thức kết nối Direct Connection, cho phép thiết bị di động vẫn có thể truy cập và phát lệnh in với máy in kể cả trong điều kiện không có mạng Internet, thông qua kết nối nội bộ do chính máy in tự phát ra.
Máy in không chỉ là thiết bị phần cứng mà giờ đây, kèm theo đó là các phần mềm quản lý hữu dụng giúp công việc trở nên thuận tiện hơn. Bên cạnh phần mềm quản lý in ấn Department ID được đề cập ở trên, Canon còn sử dụng UniFLOW nằm giúp hỗ trợ cho việc chia sẻ công việc giữa các nhóm người dùng với nhau, cho việc thao tác trên máy in của văn phòng trở nên thật sự hiện đại. Các tính năng này một lần nữa được phát triển trên dòng LBP251dw, LBP253x, đối với dòng đa chức năng thì là MF628Cw và MF729Cx.
Máy in cho Startup phải có giá cả hợp lý
Những cải tiến công nghệ mới thường đi kèm với mức giá cao đặc biệt là trong thời gian đầu ra mắt. Nhưng điều này không áp dụng với dòng imageCLASS của Canon. Ngoại trừ dòng máy LBP8100n được thiết kế dành riêng cho các công ty quy mô lớn, các dòng máy còn lại đều hướng tới phục vụ các văn phòng quy mô nhỏ như các công ty startup với kích thước máy và chi phí hợp lý.
Đối với dòng máy in đen trắng đơn chức năng của Canon image CLASS với khối lượng chỉ từ 7kg tới 11.5kg với khoảng giá chỉ từ 4.5 – 10 triệu. Đối với dòng máy in màu đa chức năng, mức giá cũng có những dòng có mức giá hợp lý dưới 13 triệu như imageCLASS MF621Cn.
Ở góc độ nhà đầu tư, đặt biệt đối với các doanh nghiệp startup, vấn đề tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo năng suất tốt là một thách thức không hề nhỏ. Yêu cầu kết hợp giữa chất lượng cao, hiệu suất tốt, giá cả hợp lý là vấn đề tiên quyết của các nhà sản xuất đặt ra cho các dòng sản phẩm mới nhằm phục vụ cho đa dạng đối tượng khách hàng, từ gia đình cho đến doanh nghiệp.
Các startup có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp cho văn phòng của mình nhất căn cứ vào nhu cầu vận hành và định hướng phát triển trong thời gian tới.
