Bạn có làm việc hiệu quả hay chỉ đang bận rộn?

Tuy nhiên, bạn có thấy mình đang xử lý mọi thứ theo cách tốt nhất hay chưa?

Hầu hết mọi người không phân biệt được một cách rõ ràng hai trạng thái “bận rộn” và “hiệu quả”.

Hãy xem lại những hoạt động hằng ngày và tự hỏi mình “Liệu bạn có đang làm việc một cách hiệu quả?” Nếu đã từng trăn trở câu hỏi trên, hãy đọc tiếp để hiểu rõ hơn cách cải thiện chất lượng công việc.

Cần làm hay không cần làm

Ai cũng có những việc cần phải làm, danh sách những việc đó khá nhiều và không ngừng được bổ sung thêm. Việc liên tục thêm những vấn đề mới vào danh sách đó, kể cả khi chưa hoàn thành xong những công việc cũ, khiến chúng ta rơi vào vòng luẩn quẩn vì những việc quan trọng cần làm thì lại không bao giờ hoàn thành được.

Hậu quả là chúng ta cảm thấy đau khổ khi nhìn vào danh sách những việc cần làm và tự hỏi “Liệu tôi có đang làm việc hiệu quả”

Bận rộn là một cạm bẫy dễ mắc phải ngay cả khi bạn đang ở trong trạng thái tốt nhất. Việc bạn hoàn thành mọi việc đề ra từ đầu ngày hoàn toàn không đồng nghĩa với việc bạn làm việc với năng suất cao; đơn giản chỉ là bạn vừa trải qua một ngày bận rộn.

Thay vì cố gắng làm mọi thứ một cách mù quáng, hãy dành ra vài phút để sắp xếp thứ tự ưu tiên các việc cần làm và lập chiến lược để hoàn thành chúng theo cách tốt nhất có thể.

Đó là một sự thay đổi không hề dễ dàng cho những người đã quen với cách làm việc kiểu truyền thống phụ thuộc vào danh sách công việc.

Thời gian đầu bạn sẽ cảm thấy dường như mình không làm được nhiều như trước, nhưng thực tế, bạn đạt được hiệu quả trong công việc nhờ hoàn thành những việc quan trọng có ưu tiên cao hơn.

Thiết lập mục tiêu và không ngừng theo dõi tiến độ

Việc đặt mục tiêu rất quan trọng, đó là điều chúng ta được dạy khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Thế nhưng, không ai bận tâm dành thời gian để dạy chúng ta làm thế nào để đặt ra những mục tiêu có thể đạt được và cách để theo dõi quá trình hoàn thành chúng.

Nếu chỉ đặt mục tiêu mà không giám sát tiến độ, bạn sẽ lạc lối và không biết nên làm gì tiếp theo để hoàn thành những gì mình đề ra. Hãy thử nhìn vào các mục tiêu hiện tại và tự hỏi “Liệu tôi có đang hiệu quả trong việc hoàn thành mục tiêu này hay không?”

Nếu câu trả lời là không, thì bạn chỉ đang quanh quẩn trong sự bận rộn vô nghĩa.

Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện là cách đơn giản nhất để nâng cao năng suất làm việc. Không cần làm gì cầu kì hay phức tạp, bạn chỉ cần ghi chú những thời điểm quan trọng và giữ chúng với kế hoạch chi tiết để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Có nhiều công cụ để sử dụng, tùy thuộc vào loại mục tiêu mà bạn đề ra; ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là giảm cân, ứng dụng MyFitnessPal có thể cung cấp các thông tin cần thiết để giúp bạn theo dõi sự tiến bộ của mình.

Tạm ngắt kết nối

Chúng ta sống trong một thế giới phát triển với nhịp độ nhanh chóng mặt, ai cũng cảm thấy áp lực rất lớn để liên tục kết nối thông qua điện thoại, văn bản, email hoặc phương tiện truyền thông đại chúng. Đừng trở thành nạn nhân của áp lực này; việc kiểm tra email mỗi năm phút sẽ khiến bạn nghĩ rằng bạn đang làm việc chăm chỉ nhưng thực ra bạn chỉ đang làm mình bận rộn thôi

Đáng ngạc nhiên là bạn sẽ không làm được gì nhiều nếu phải đa nhiệm nhiều thứ cùng lúc, não bộ con người không được thiết kế để hoạt động theo cách đó. Việc liên tục chuyển sự tập trung của bạn ra khỏi nhiệm vụ cần thực hiện để trả lời email hoặc xử lý một văn bản sẽ khiến hiệu quả công việc đi xuống.

Thay vào đó, hãy dành ra một khoản thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email và văn bản. Bạn sẽ hoàn toàn chú tâm cho các phản hồi của mình mà không gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch tổng thể.

Ngay bây giờ, hãy nhìn lại một ngày bình thường của bạn và tự hỏi “Liệu tôi có thể làm gì để làm cho các hoạt động hàng ngày của tôi hiệu quả hơn?”

Câu trả lời sẽ hé lộ cho bạn bạn biết những gì bạn cần để bắt đầu các thay đổi cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả của bạn trong công việc và cải thiện chất lượng cuộc sống.

Trần Nguyên Phúc