Sếp Savills: Văn phòng không phải nhà máy tự động hoá, chấm công sáng - chiều, đợi hết giờ rồi về

Mô hình làm việc linh hoạt hay làm việc kết hợp (Hybrid Working) gần đây đang được các chuyên gia, nhà tư vấn đề cập như một xu hướng mới của thị trường văn phòng, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19. Với mô hình làm việc kiểu mới này, nhân viên thường không còn phải chấm công sáng - chiều, không phải đến văn phòng đủ 8 tiếng/ngày, 5 ngày/tuần. Vậy làm thế nào để các nhà quản lý điều hành, quản trị nhân viên? Mô hình này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nào?

Chúng tôi đã có buổi trao đổi với ông Matthew Powell - Giám đốc Savills Hà Nội, cũng là đơn vị vừa chuyển sang mô hình làm việc kết hợp, để giải đáp những thắc mắc này.

* Chúc mừng Savills Hà Nội đã chuyển đến "nhà" mới hiện đại, tiện nghi hơn. Ông vui lòng chia sẻ về ý tưởng thiết kế của văn phòng Savills mới?

Văn phòng mới được thiết kế dựa trên phong cách làm việc của từng bộ phận trong công ty. Tại Savills, đội ngũ tư vấn hay nghiên cứu thị trường thường cần làm việc tại văn phòng xuyên suốt buổi làm việc, tuy nhiên, một số bộ phận khác lại thường xuyên ra ngoài gặp khách hàng. Chính vì vậy, không gian văn phòng đã được thay đổi nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau của từng bộ phận.

Bên cạnh đó, nhân viên sẽ thường xuyên cần phải làm việc nhóm, thảo luận, hay đón tiếp khách hàng, đối tác; thậm chí cũng cần một không gian đủ lớn, trang trọng, lịch sự để tổ chức các hoạt động tương tác như sự kiện, buổi hội thảo, chia sẻ và huấn luyện. Ngược lại, không gian cũng có thể là góc yên tĩnh cho người cần tập trung làm việc.

Vậy nên một văn phòng cần đảm bảo cung cấp đủ không gian cho tất cả những hoạt động ấy. Mỗi người dành khá nhiều thời gian tại văn phòng, nên xây dựng một không gian thoải mái, phù hợp với phong cách làm việc và cá tính của nhân viên là cần thiết. Savills luôn cố gắng cung cấp và nâng cấp chất lượng cơ sở vật chất, đảm bảo đem lại lợi ích cho cả nhân viên và công ty.

* Tại sao Savills lại theo đuổi mô hình hybrid (làm việc kết hợp) cho văn phòng này?

Về cơ bản, mô hình này sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn. Mô hình văn phòng trên thế giới không ngừng thay đổi và phát triển trong những năm qua, và điều quan trọng là môi trường cần phản ánh được tính chất công việc cũng như không gian làm việc nhân viên mong muốn và cảm thấy thoải mái.

Văn phòng hiện nay không còn như những nhà máy tự động hoá khi mọi người đến làm việc và ra về, mà trở thành nơi để mọi người hoàn thành nhiều phần công việc khác nhau, như làm việc nhóm, họp với khách hàng. Hơn nữa, nhân viên có thể lựa chọn làm việc từ xa, tại nhà hoặc các địa điểm khác.

Tuy nhiên, văn phòng vẫn đóng vai quan trọng, là nơi mọi người có thể trao đổi, học hỏi lẫn nhau, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm. Đặc biệt với lớp nhân viên trẻ tuổi, đảm bảo bất kỳ ai cũng được hỗ trợ để phát triển sự nghiệp tại công ty.

* Ở Việt Nam, mô hình này hiện vẫn chưa phổ biến. Ông có thể giải thích sự khác biệt giữa mô hình kết hợp và mô hình truyền thống?

Mô hình truyền thống yêu cầu cụ thể về thời gian làm việc tại văn phòng, từ một thời gian nhất định vào buổi sáng đến buổi chiều.

Trong khi đó, mô hình kết hợp tập trung vào hoạt động và kết quả, đòi hỏi nhân viên để lại thành quả nhất định, thay vì chỉ dành thời gian tại văn phòng mà không chắc chắn về hiệu quả. Mô hình này được xây dựng dựa trên sự phối hợp giữa mọi người, nhằm tận dụng hiệu quả thời gian tại văn phòng, thay vì áp dụng hình thức điểm danh chấm công với khung giờ cố định.

Chúng tôi mong muốn nhân viên có thể làm việc hiệu quả chỉ trong khoảng thời gian nhất định họ có mặt tại văn phòng. Điều này đòi hỏi nhiều hơn ở các doanh nghiệp, bởi mỗi nhân viên sẽ cần được tin tưởng nhiều hơn, và họ cũng cần có trách nhiệm cao hơn trong công việc. Theo đó, các cấp quản lý sẽ phải giảm thiểu phương thức quản lý vi mô (micromanagement).

Chúng tôi nhận thấy ở Việt Nam cũng như trên toàn thế giới, khi nhân viên được tiếp thêm động lực, được tin tưởng với trách nhiệm cao hơn, năng suất và chất lượng công việc của họ sẽ tốt hơn, và tinh thần cũng được cải thiện. Điều này mang lại hiệu quả tích cực cho chính doanh nghiệp, khách hàng và các cá nhân.

* Việc tin tưởng nói thường dễ hơn làm. Trên thực tế, làm thế nào để tin tưởng nhân viên của mình?

Có thể nói, mỗi người đều mong muốn có một sự nghiệp thành công, được trau dồi kiến thức và phát triển bản thân. Vì vậy, chúng tôi luôn có một mức độ tin tưởng nhất định đối với nhân viên của mình.

Mặt khác, tôi cho rằng quản lý vi mô và quản lý dựa trên thời gian làm việc sẽ khiến nhân viên làm việc không hiệu quả. Họ có thể chỉ chờ hết thời gian làm việc rồi về nhà. Nhưng khi dành cho nhân viên một mức độ tin cậy nhất định, chúng tôi phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo KPI và những mục tiêu kinh doanh của công ty. Từ đó, trách nhiệm được phân chia cho toàn bộ thành viên trong công ty. Đây là một cách thức quản lý khác thay vì kiểm soát từng chi tiết nhỏ nhất. Chúng tôi phân chia trách nhiệm xuống các cấp quản lý thấp hơn, nhờ đó mỗi nhà quản lý có thể giám sát từng nhóm và thành viên, theo những cách thức phù hợp với các cá nhân hơn.

Chúng tôi cho rằng chi phí cơ hội của việc không chuyển đổi mô hình làm việc sẽ càng lớn hơn. Không chỉ xét đến việc đạt được mục tiêu hoặc hạn ngạch nhất định, mà mô hình này mang đến cơ hội tăng trưởng về doanh thu, về sự phát triển của các thành viên trong mỗi bộ phận. Nếu chúng tôi không quan tâm đến con đường phát triển sự nghiệp của mỗi nhân viên, họ có thể lựa chọn rời bỏ công ty và đến với một tổ chức khác, khiến chúng tôi mất đi nhân tài và có thể dẫn tới chảy máu chất xám. Việc chuyển đổi mô hình này đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy, nhìn nhận những mặt tích cực thay vì những rủi ro.

Đây sẽ là cơ hội phát triển cho cả công ty và cá nhân. Mô hình làm việc kết hợp phần nào dựa trên vị trí thay cho thời gian. Mọi người có thể làm việc ở nhà vào buổi sáng, gặp gỡ khách hàng vào buổi chiều và đến văn phòng. Hoặc ngược lại, họ đến văn phòng vào buổi sáng, ăn trưa với khách hàng và làm việc từ xa vào buổi chiều. Với sự linh hoạt như vậy, chúng tôi có thể tận dụng không gian hiệu quả hơn.

Chúng tôi thấy rằng chắc chắn sẽ có một tỉ lệ nhất định đối với một số nhân viên có thể sẽ không có mặt tại văn phòng vào vài khoảng thời gian trong ngày hoặc trong tuần, nên việc tạo nên nhiều không gian hơn là cần thiết, khác với mô hình truyền thống có các ô bàn làm việc cố định, với tủ và máy tính để bàn. Bởi nếu nhân viên không có mặt tại văn phòng, không gian trống đó sẽ bị lãng phí. Vì vậy, khi áp dụng mô hình làm việc linh hoạt, chúng tôi cung cấp cho nhân viên máy tính xách tay, sử dụng công nghệ, lưu trữ đám mây giúp nâng cao hiệu quả sử dụng không gian.

Thiết kế văn phòng với công năng đa dạng tạo nên môi trường làm việc hứng khởi hơn và không bó buộc mọi người vào một vị trí cố định. Mọi người có thể lựa chọn vị trí phù hợp dựa theo nhu cầu trong ngày, như góc riêng tư để tập trung, bàn làm việc chung để thuận tiện trao đổi hay làm việc nhóm.

* Để thiết kế văn phòng theo mô hình làm việc kết hợp, chủ doanh nghiệp sẽ cần lưu ý những điều gì?

Việc hiểu rõ nhiệm vụ và nhu cầu của từng bộ phận rất quan trọng. Chúng tôi đã tiến hành phân tích, tính toán thời gian nhân viên sử dụng để thực hiện các công việc khác nhau như làm việc cá nhân hay theo nhóm, họp cùng khách hàng hay nội bộ.

Qua những phân tích đó, chúng tôi thấu hiểu hơn về các hoạt động trong công ty và cách phân bổ thời gian của nhân viên trong một ngày. Từ đó, chúng tôi có thể thiết kế nên một văn phòng đáp ứng được những nhu cầu đó. Việc chuyển đổi mô hình đòi hỏi nhiều phân tích chi tiết về doanh nghiệp, các bộ phận, các khu vực được sử dụng, những địa điểm nhân viên sẽ đến, cũng như trải nghiệm mà họ có.

Chúng tôi phân tích số lượng những công tác đào tạo hoặc tập huấn có thể cần thiết được tổ chức. Tiếp đó, chúng tôi sử dụng những dữ liệu này để lập kế hoạch. Đây cũng là dịch vụ chúng tôi hiện đang cung cấp cho khách hàng, nhằm đánh giá những không gian một công ty cần cho những mục đích sử dụng khác nhau.

Dựa vào những nhu cầu đó, chúng tôi phối hợp với các kiến trúc sư và đối tác thiết kế phác thảo ý tưởng ban đầu. Họ có thể đi vào thiết kế chi tiết từ đó, kết hợp với yếu tố về thẩm mỹ. Chúng tôi cũng cho rằng việc phân tích tài chính nên được thực hiện trước tiên. Bạn sẽ không tránh khỏi sai lầm nếu chú trọng vào một thiết kế đẹp mắt trước khi xem xét công năng của nó.

* Nếu nhân viên không thường xuyên đến văn phòng, làm thế nào để duy trì văn hóa của công ty?

Chúng tôi nhận thấy rằng mọi người tương tác nhiều hơn giữa các bộ phận khác nhau kể từ khi chuyển đến văn phòng mới, nhờ sự thay đổi vị trí làm việc liên tục. Đây là điểm cải thiện so với mô hình văn phòng truyền thống, do tính chất của không gian văn phòng và cách thức sử dụng của mọi người.

Bên cạnh đó, chúng tôi tổ chức rất nhiều sự kiện cho toàn bộ nhân viên hoặc cho từng bộ phận, ví dụ như cung cấp kiến thức về nghề, ngành bất động sản hoặc nghiên cứu thị trường, hay đào tạo kỹ năng mềm như thuyết trình, tin học...

Chúng tôi mời những diễn giả khác nhau đến văn phòng và trực tiếp chia sẻ những thông tin bổ ích, đặc biệt dành cho những nhân sự trẻ tuổi. Những diễn giả này có thể là các chuyên gia của Savills từ Hà Nội, TP. HCM hoặc từ khu vực châu Á - Thái Bình Dương. Các nhà đầu tư, kiến trúc sư và những người trong ngành xây dựng cũng đến để chia sẻ kiến thức về các bí quyết thành công của họ, và đào sâu về các ngành liên quan đến bất động sản. Điều này giúp mọi người hiểu hơn về ngành công nghiệp nói chung và kinh tế Việt Nam, giúp mỗi nhân viên làm việc hiệu quả hơn, có thêm kiến thức khi trao đổi cùng khách hàng.

Chúng tôi cũng thường xuyên tổ chức các sự kiện nội bộ như Ngày Phụ nữ Việt Nam, Halloween, Giáng sinh hay Tết, v.v... Đây là một trong nỗ lực nhằm thắt chặt sự gắn bó trong công ty, tăng cường kết nối giữa các thành viên.

Ngoài ra, các bộ phận có thể tự tổ chức các sự kiện riêng hoặc tương tự. Điều này đã trở thành văn hóa của Savills, khi chúng tôi không chỉ giúp mọi người tận hưởng những ngày đi làm, mà còn khuyến khích họ chủ động tổ chức hoạt động. Công ty luôn cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất và cơ hội trao đổi kiến thức và tôi nghĩ đó là một điều quan trọng trong văn hóa của Savills.

* Tôi quan sát thấy các văn phòng thiết kế theo mô hình làm việc kết hợp đều rất hiện đại. Mô hình này có thể được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp không khi dường như nó đòi hỏi nhiều chi phí đầu tư?

Chi phí đầu tư sẽ có phát sinh nhưng không quá nhiều. Theo tôi, điều quan trọng nằm ở sự thay đổi về văn hóa và cách thức quản lý. Bản thân Savills là công ty cung cấp các dịch vụ tư vấn nên việc chuyển đổi sẽ dễ dàng hơn. Mô hình này không thực sự hữu dụng với mọi lĩnh vực, đặc biệt là các ngành đòi hỏi nhiều kỹ thuật và có tính cấp bách như sản xuất, y tế hay kỹ sư. Dù không phù hợp với tất cả các ngành công nghiệp, tôi cho rằng mô hình này vẫn có thể được áp dụng cho hầu hết các ngành nghề, trên một mức độ nhất định. Hiển nhiên, bạn sẽ không muốn điều hành một bệnh viện với mô hình kết hợp, tương tự với các ngành khác nhạy cảm về thời gian hoặc thường xuyên có trường hợp khẩn cấp. Tuy nhiên, một số bộ phận khác nhau trong cùng một công ty hoặc tổ chức vẫn có thể áp dụng mô hình này.

Đối với các công ty trong lĩnh vực kinh doanh nói chung, pháp lý hay viễn thông, mô hình làm việc này sẽ mang lại nhiều lợi ích kinh doanh hơn là một khoản đầu tư rủi ro. Không chỉ là tạo nên một văn phòng có thiết kế ấn tượng, hay có thể tổ chức được nhiều sự kiện, mô hình này thực sự có ích cho doanh nghiệp khi sẽ thu hút được những tài năng đến ứng tuyển.

Những người trẻ với trình độ cao ngày càng có nhiều lựa chọn, họ có thể cân nhắc thay đổi công ty hoặc làm việc từ xa tại nhà. Đại dịch đã thay đổi hoàn toàn thị trường việc làm, khiến thị trường trở nên cạnh tranh hơn và nguồn ứng viên chất lượng cao tương đối hạn chế. Khi những nhân tài có nhiều lựa chọn hơn, môi trường làm việc lý tưởng trở thành.

* Cảm ơn ông về cuộc trò chuyện!

Theo Hoàng Thuỳ