3 việc nhà quản lý xuất sắc nên làm mỗi ngày
“Khi nào thì chúng ta định làm tất cả những điều đó?” Đó là câu hỏi thường thấy ở những nhà quản lý mới được bổ nhiệm, trong những thời gian đầu đảm nhiệm chức vụ và khi mà họ được chúng ta chia sẻ về 3 việc mà họ cần tập trung để đạt được thành công trong cương vị quản lý: xây dựng sự tin tưởng, xây dựng tập thể gắn kết và xây dựng mạng lưới quan hệ rộng.
Thường thì sự mất tinh thần của những nhà quản lý trẻ này thể hiện ở điểm là hầu hết họ thường phát hiện ra họ đã không thể thực hiện hết những việc họ đã lên kế hoạch ở vị trí của họ. Họ đã dành quá nhiều thời gian để giải quyết những vấn đề không mong đợi và đảm bảo rằng mọi người trong tập thể hoàn thành công việc đúng hạn. Họ thường cảm thấy bất lực trong quản lý vì những công việc khẩn – công việc hàng ngày – luôn dường như vượt trên cả những việc quan trọng – những việc đang cần thực hiện với tư cách quản lý hay lãnh đạo.
Vì thế, những nhà lãnh đạo trẻ thường nghĩ rằng chúng ta đang làm cho to-do list của họ ngày càng dài hơn. Để tránh điều này, có những nhân tố then chốt (chúng ta có thể gọi là “Ba yếu tố cấp bách của lãnh đạo và quản lý” - “Three Imperatives of Leading and Managing”) - những vấn đề cốt lõi và cơ bản để một người phát triển khả năng lãnh đạo tốt hơn. Và đây là lý do để những nhà quản lý trẻ cần lưu tâm:
1. Xây dựng lòng tin
Bản chất của sự thành công trong lãnh đạo là việc gây ảnh hưởng đến người khác, và lòng tin là nguồn gốc để sinh ra sự ảnh hưởng của bạn lên người khác. Bạn không thể gây ảnh hưởng lên người không tin tưởng bạn, do vậy mà mỗi nhà quản lý luôn phải hành động để tạo dựng lòng tin trong mỗi cá nhân mà họ làm việc cùng. Để làm điều đó, nhà quản lý cần thể hiện 2 nhân tố cơ bản của lòng tin: năng lực và đặc điểm bản thân.
Năng lực không có nghĩa là họ phải biết hết mọi thứ mà tập thể đang làm, đó là việc am hiểu công việc đủ để đưa ra các quyết định linh hoạt và sự can đảm khi đưa ra những câu hỏi về những điều họ chưa biết. Đặc điểm cá nhân là việc đưa ra quyết định và hành động dựa trên những giá trị vượt trên cả lợi ích bản thân và thực sự quan tâm đến công việc, khách hàng và cả những đồng nghiệp, nhân viên xung quanh. Nếu mọi người tin vào năng lực và đặc điểm cá nhân của bạn, họ sẽ tin tưởng điều bạn làm là đúng.
2. Xây dựng một tập thể thực sự gắn kết và quản lý thông qua điều đó
Một tập thể thực sự là việc mọi người sát cánh bên nhau như là điều tất nhiên, cùng chung chí hướng và dựa trên sự chia sẻ về giá trị. Trong một tập thể thống nhất, kết nối giữa các thành viên thực sự chặt chẽ và họ thực sự tin rằng họ sẽ cùng nhau thành công hay thất bại và sẽ không một ai có thể chiến thắng khi cả tập thể thua. Bên cạnh mục tiêu và giá trị chung, một tập thể mạnh luôn có các nguyên tắc cam kết, cả ở văn bản và những luật bất thành văn về cách các thành viên làm việc với nhau – ví dụ: những xung đột nào là điều được cho phép, cái nào không.
Người lãnh đạo thông minh sẽ đảm bảo rằng tất cả các thành phần tạo nên một tập thể thực thụ - mục tiêu, giá trị, nguyên tắc – sẽ đứng đúng chỗ và quản lý tập thể thông qua điều đó. Vì thế mà thay vì nói: “Hãy làm việc này vì tôi là ông chủ” thì chỉ cần nói “Hãy làm việc này vì tập thể”, điều này thực sự có sức mạnh để tác động đến từng cá nhân. Trong một tập thể thực thụ, các thành viên coi trọng giá trị của mỗi người trong tập thể và sẽ không để cho tình đồng chí của họ bị bẻ gẫy. Người quản lý thông thái xây dựng tình đồng chí và dùng chúng để tạo dựng các hành vi tốt hơn cho tập thể.
3. Xây dựng mạng lưới quan hệ
Mỗi tập thể đều cần có sự hỗ trợ và hợp tác từ các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần chủ động xây dựng và duy trì mạng lưới các nhân tố bên ngoài đó, nó không chỉ cần cho những công việc hiện tại mà nó còn là điều kiện cần cho thành công của tập thể trong tương lai.
Đây là công việc làm đau đầu không ít những nhà quản lý trẻ tuổi mới bước vào con đường lãnh đạo, họ nghĩ rằng “mạng lưới” chỉ là một hình thức quan hệ chính trị mà trong đó họ chỉ làm ra vẻ thích người khác bởi vì họ cần điều gì đó ở phía bên kia, họ cố gắng để vươn lên những tầng lớp cao hơn.
Thực tế thì họ không cần phải giới hạn những năng lực của bản thân và tập thể chỉ để mang lại một cái kết có hậu, việc xây dựng mạng lưới quan hệ có thể mang tính chính trị nhưng nó không cần phải dựa trên điều đó nếu họ xây dựng mối quan hệ dựa trên sự trung thực, cởi mở và dựa trên mong muốn thực sự của việc tạo ra mối liên kết có lợi cho cả hai bên.
Sau những giải thích trên, chúng ta có thể sẽ nghe được câu hỏi “Vậy khi nào chúng ta sẽ xây dựng sự tin tưởng, xây dựng tập thể gắn kết và xây dựng mạng lưới quan hệ rộng? Chúng ta sẽ làm như thế nào khi mà chúng ta có cả đống việc cần làm?”
Câu trả lời ở đây là “3 việc cấp bách” nêu trên cùng với các biển thể của chúng sẽ không bao giờ có thể mô tả thành các “nhiệm vụ” để đưa vào to-do list cả. Thay vì đó, người lãnh đạo hiệu quả sẽ làm 3 điều đó lồng ghép trong các công việc hàng ngày, họ làm những điều đó bằng cách định nghĩa, chỉ định, cấu trúc, mô tả, đánh giá và cả hướng dẫn những công việc đó. Họ sử sụng một cách thuần thục trong các công việc hàng ngày và giải quyết các khủng hoảng với tư cách của một nhà lãnh đạo hay quản lý.
Vậy họ làm điều đó thế nào?
Họ xây dựng lòng tin bằng cách tận dụng các cơ hội để thể hiện năng lực trong mỗi công việc hàng ngày, bằng cách hỏi các câu hỏi cầu thị về những điều họ chưa rõ và cung cấp những gợi ý sâu sắc trong lĩnh vực họ am hiểu. Họ dùng mỗi quyết định và sự lựa chọn để thể hiện những giá trị bản thân, nêu nên những quan tâm về những người làm việc với họ hay những điều sẽ làm cho công việc của tập thể trở nên tốt hơn. Họ luôn bộc lộ bản thân, nhưng không phải theo cách khoe khang, họ chỉ thể hiện họ biết những gì, điều gì họ tin tưởng và các giá trị bản thân của họ - với việc làm thế, họ thể hiện bản thân là những người đáng tin cậy.
Họ xây dựng tập thể bằng việc sử dụng các vấn đề và khủng hoảng hàng ngày để nhắc nhở các thành viên đâu là mục tiêu và giá trị hàng đầu của tập thể, họ giải thích các quyết định của họ trong những tình huống đó, họ thẳng thắn loại bỏ các thành viên vi phạm nguyên tắc cam kết – chẳng hạn người nào đã chơi xấu sau lưng người khác hay những người đặt lợi ích cá nhân trước tập thể. Và họ thượng tôn nguyên tắc cam kết, với mọi người, bao gồm cả chính họ, họ yêu cầu mỗi nhân viên cần giám sát chặt chẽ và định hướng họ mỗi khi họ quên đi những nguyên tắc đó.
Họ xây dựng mạng lưới quan hệ bằng cách tận dụng các cơi hội xuất hiện trong mỗi hoạt động thường nhật – trong một cuộc họp thường lệ của các nhà quản lý chẳng hạn, hay thậm chí là cơ hội ngắn ngủi trong thang máy – để xây dựng mối quan hệ với các đồng nghiệp bên ngoài tập thể của họ. Họ thường tiếp cận mỗi vấn đề theo cách có sự tham gia của các tập thể khác để giải quyết vấn đề cho cả hai bên và hướng đến mối quan hệ lâu dài. Họ chủ động chia sẻ thông tin với bên ngoài khi nó có thể gặt hái được những lợi ích từ đó. Họ khuyến khích các thành viên trong tập thể có cùng cách tiếp cận các vấn đề cởi mở như họ.
Trên đây chỉ là một trong số những cách để một nhà quản lý tốt có thể sử dụng những công việc thường nhật của họ để mài sắc thêm những kỹ năng lãnh đạo họ cần có. Trên thực tế, nếu có điều gì có thể coi là “bí mật” để vượt qua các thử thách trên con đường vươn tới sự lãnh đạo hiệu quả thì chính những điều bên trên là nó. Tất nhiên, chúng ta vẫn thấy một số nhà quản lý trẻ vẫn còn bị choáng ngợp bởi những điều mà một nhà lãnh đạo tốt cần làm, nhưng đó chỉ là phương thức, phương tiện mà hầu hết các nhà lãnh đạo tài ba đã làm là thôi.
Khi bạn đọc xong bài này, hãy nhìn lại danh sách công việc hàng ngày của bạn một cách khác đi. Với mỗi nhiệm vụ mới, với mỗi vấn đề không mong muốn, hãy dừng lại một chút và tự hỏi: Bạn có thể sử dụng chúng để xây dựng lòng tin ở người khác không? Để xây dựng và gắn kết tập thể của bạn lại không? Để mở rộng mạng lưới quan hệ của bạn và làm nó ngày càng vững chãi hay không?
