Nhà cung cấp chuyên phục vụ những tập đoàn đầu ngành như THACO, Sabeco, Hòa Phát, ACV… tiết lộ quy trình 4 bước để thành công ứng dụng ERP

"Để tham gia các chuỗi cung ứng toàn cầu, các doanh nghiệp Việt buộc phải thỏa các yêu cầu như quyết định sản xuất và kinh doanh phải nhanh chóng – tức thời. Muốn thế, chúng ta phải quản trị thời gian và tốc độ trong điều hành – sản xuất. Có khi, chậm một chút là đã mất khách hàng, vì thế chúng ta cần một công cụ quản lý – quản trị doanh nghiệp.

Trước khi có ERP, để theo dõi xem bộ phận mua hàng đã tiến hành công việc chưa, chẳng có cách nào khác là lãnh đạo phải gọi điện hỏi liên tục. Nhưng nếu có ERP, ngoài biết họ đã mua hay chưa chúng ta còn có thể biết họ mua ở đâu – giá bao nhiêu – khi nào giao hàng, với dữ liệu truy suất theo thời gian thực", ông Tôn Minh Thiên – phụ trách khu vực miền Nam của Bravo nêu lý do vì sao doanh nghiệp Việt nên đầu tư vào ERP.

Bravo là nhà cung cấp sản phảm ERP hàng đầu ở Việt Nam, chuyên phục vụ các khách hàng doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với một dãy dài tên tuổi danh tiếng đầu ngành như THACO, Sabeco, Hòa Phát, ACV, Cholimex, Kềm Nghĩa, ACV, Techcombank, Viettel, Tous les Jour…Dù thành lập từ năm 1999, nhưng do chỉ tập trung phục vụ tầng lớp tinh anh của nền kinh tế Việt Nam, khiến họ mới có khoảng 4.500 khách hàng. Hiện Bravo có 450 nhân sự, 75% trong đó là các kỹ sư công nghệ.

Sau rất nhiều năm điều hành và quản lý ở mảng sản phẩm này, theo ông Tôn Minh Thiên, để thành công ứng dụng – triển khai các hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 4 quy trình sau.

Hình thành đầu tư: trong bước chuẩn bị này, doanh nghiệp cần xác định kỹ là mình muốn đạt đến mục tiêu gì ở từng bộ phận khi đầu tư vào ERP. Ví dụ: doanh chủ muốn kiểm soát bộ phận kinh doanh như thế nào, bộ phận kế toán sẽ minh bạch ra sao…? Từ những yêu cầu riêng biệt đó chúng ta sẽ vẽ nên bộ khung cho hệ thống ERP của từng doanh nghiệp. Nếu chúng ta không biết được cụ thể mình muốn gì, có thể thuê công ty tư vấn hoặc nhờ sự hỗ trợ từ nhân viên của các đối tác cung cấp sản phẩm ERP như Bravo.

Tìm nhà tư vấn – cung cấp phù hợp: với các doanh nghiệp lớn song chưa có quy trình chuẩn hóa thì cần nhà cung cấp để cấu trúc lại doanh nghiệp; thế nên từng doanh nghiệp phải tự vấn xem mình có cần thiết thuê nhà tư vấn hay không.

Tiếp theo là tìm nhà cung cấp sản phẩm ERP và khi doanh chủ đã ưng nhà cung cấp nào, thì cần tìm hiểu xem nhà cung cấp đó đã từng làm việc với các doanh nghiệp tương tự mình hay chưa, sau đó lại đánh giá về khả năng – hiệu quả kinh doanh của khách hàng sau khi dùng sản phẩm của nhà cung cấp đó. Cuối cùng là tìm nhà cung cấp hệ thống cơ sở hạ tầng như server, mạng internet… Bởi nếu ERP tốt song do server quá yếu không chạy được cũng công cốc.

Triển khai theo trình tự các bước như: lập đội tiếp nhận dự án và đội dự án đó có trách nhiệm quản lý, điều phối và tiếp nhận các việc mà nhà cung cấp ERP chuyển giao cho mình.

Giám sát chặt chẽ từ lãnh đạo: lãnh đạo doanh nghiệp nên đứng đầu dự án và đi sâu đi sát từng bước thực hiện nhằm kịp thời thay đổi hoặc có sự hỗ trợ cần thiết cho đội dự án hay các phòng ban.

"Trong thời gian đầu khi triển khai ERP, doanh nghiệp có thể gặp sự chống đối từ vài nhân sự bởi họ cảm thấy bất an hoặc công việc quá tải. Khi áp dụng ERP, tất cả số liệu – dữ kiện đều minh bạch và rõ ràng nên điều này khiến những nhân sự gian dối/làm việc khuất tất trong doanh nghiệp không thích, khiến họ ra mặt chống đối khi doanh nghiệp muốn triển khai.

Khi không có ERP, nhân sự có thể chây ì hoặc làm việc ít hơn, ví dụ lúc có dự án thì phải để lãnh đạo nhắc mới đi làm. Nhưng với ERP, sau khi lãnh đạo ký kết xong dự án, tất cả các phòng ban đều phải ngay lập tức triển khai công việc của mình, ai không làm hoặc trì hoãn sẽ bị ‘lòi đuôi’ ngay. Nếu doanh nghiệp làm ăn tốt, công việc luôn đầy ắp và trở thành một vòng quay bất tận. Điều này khiến không ít nhân sự cảm thấy mệt mỏi và không thích ứng ở thời điểm ban đầu ứng dụng ERP", ông Thiên nhận định.

Còn về vấn đề các doanh nghiệp Việt nên nên dùng ERP hàng nội hay hàng ngoại, theo ông Thiên, hàng nội hay ngoại thì về bản chất chúng đều giống nhau, đều giúp quản lý – quản trị các nguồn lực trong doanh nghiệp tốt hơn, giúp tất cả số liệu – dữ kiện minh bạch và rõ ràng; dùng nội hay ngoại thì tùy vào quy mô cùng tham vọng của từng công ty.

"Thực tế, thì sản phẩm ERP nước ngoài có chi phí đầu tư – bảo trì cao hơn Việt Nam. Để triển khai thành công các phần mềm ERP quốc tế, các doanh nghiệp cần áp dụng 100% quy trình theo quy định của nhà cung cấp. Tức là, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ 10 bước khi dùng sản phẩm ERP ngoại trong lúc vài doanh nghiệp Việt chỉ cần 4 bước; ngược lại, các sản phẩm Việt Nam có thể cắt được, tất nhiên là theo quy định chung.

Các sản phẩm Việt thì có thể vừa làm vừa sửa, tuy nhiên tôi không khuyến khích điều này; doanh nghiệp cần xác định những gì mình muốn ngay từ đầu, tuyệt đối hạn chế việc thay đổi.

Các phần mềm ERP quốc tế không quá tương thích với các doanh nghiệp Việt, do một vài tính năng – công cụ không phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp Việt. Ngoài ra, khi sử dụng các phần mềm ERP quốc tế, doanh nghiệp Việt sẽ phải đầu tư lớn vào bộ phận vận hành – bảo trì", lãnh đạo Bravo nêu một vài ưu điểm của hàng nội so với hàng ngoại.

Ngoài ra, theo ông Thiên, với những tiến bộ vượt bậc của hệ thống internet và công nghệ ngày nay, nhiều hệ thống ERP không chỉ được dùng trên desktop mà có thể trên điện thoại thông minh hoặc tablet. Tất nhiên, bản web vẫn là chủ yếu, còn bản app chỉ là giá trị bổ sung thêm. Chưa hết, hiện các website của doanh nghiệp có thể được tích hợp vào hệ thống ERP, phục vụ việc nhận đơn hàng hoặc khiếu nại của khách hàng tức thời.

Điều lưu ý cuối cùng, nếu doanh nghiệp tích hợp nhiều thứ vào hệ thống ERP của mình, cần rất lưu tâm đến vấn đề bảo mật. Tất nhiên, bản thân các nhà cung cấp giải pháp ERP đã thực hiện đầy đủ các quy trình bảo mật cho sản phẩm của mình, nhưng nếu con người không hợp tác thì thật khó để chúng phát huy hiệu quả. Ví dụ: nếu tất cả các nhân viên đều được cấp quyền truy cập vào tất cả các hạng mục của hệ thống, vô cùng nguy hiểm.

Quỳnh Như