Đã không ít lần tôi phải ngồi nghe những câu chuyện xoay quanh chủ đề "Cạn cảm hứng" từ cô bạn thân đang đi làm ở một doanh nghiệp startup trong lĩnh vực F&B. Ngân - tên cô bạn - từng là một cử nhân tràn đầy hứng khởi và nét tự tin trên khuôn mặt thuở mới bước chân ra khỏi trường Đại học Mỹ Thuật Công Nghiệp. Ấy thế mà giờ mỗi bận cafe chuyện phiếm, đếm sơ sơ cũng thấy cả chục nếp nhăn trên trán, dưới mắt của cô nàng designer tuổi đời chỉ mới 25.

Lần gặp mặt gần đây nhất ở quán cafe ruột, tôi vẫn không khỏi xót xa dù chẳng phải là lần đầu trông thấy chuỗi cử chỉ của cô bạn: Đặt người xuống ghế cái "phịch", túi xách không thèm cởi khỏi vai và mở đầu không khí với một tiếng thở dài...

"Sao thế?" - tôi lân la bằng cái câu đầy ái ngại vẫn hay hỏi.

Và như mọi khi, Ngân đáp trả với một tràng dài quen thuộc: "Vẫn là cái không gian làm việc hiện tại khiến tôi không thể đẻ ra cảm hứng. Ông xem có chỗ nào mà lại không xây nổi cho nhân viên phòng Design một cái góc làm việc ra hồn? Bàn ai cũng chật hẹp đầy những dây dợ cắm nối, đến chỗ để cốc cafe còn chả có.  Việc thì lắm mà ngồi làm cứ phải phát bực với mấy cái máy cây chậm rề, giật lag liên tục. Rồi đến cả cái phòng cũng không có lấy một chi tiết trang trí, tạo điểm nhấn gây hứng khởi gì. Cả tôi lẫn đồng nghiệp đều chẳng mấy khi sáng tạo được lúc ngồi ở trong đấy, nhiều lúc phải mang laptop cá nhân ra ngoài kiếm chỗ ngồi làm ...".

Ngân tạm ngừng với tiếng thở dài thứ hai, và nhìn tôi lúc ấy vẫn đang mải trầm ngâm. Câu chuyện ngắn đáng buồn Ngân kể thực ra chẳng phải của riêng cô, mà cũng là nỗi niềm chung của rất nhiều những ai đang đi làm văn phòng tại một số doanh nghiệp và startup ở Việt Nam, trong đó có cả tôi.  

Có một sự thật đáng buồn là các doanh nghiệp luôn đòi hỏi lực lượng lao động phải tiến bộ không ngừng và tối ưu hiệu suất, nhưng phần lớn lại "ngó lơ" trước nhu cầu cơ bản nhất của những người nhân viên: một không gian văn phòng tạo cho họ cảm hứng cùng những trang thiết bị hỗ trợ họ nâng cao hiệu quả làm việc.

Đặc biệt với những người làm nghề sáng tạo như Ngân - một designer hay tôi - một nhân viên creative marketing, chúng ta buộc phải nhăn não nhiều hơn, tìm tòi nhiều hơn và cập nhật liên tục những thay đổi cũng như xu hướng trong ngành mới mong nâng cao được hiệu quả lao động. Nhưng liệu chúng ta có thể làm được điều đó nếu thiếu động lực và cảm hứng? Cá nhân tôi có thể khẳng định nếu cái nơi chốn bạn dành 8-10 tiếng một ngày để cống hiến không đem đến cho bạn 2 yếu tố ấy, thì sớm muộn bạn cũng bị sự buồn tẻ và đơn điệu nuốt chửng.

Bản thân tôi cũng từng nhảy việc hết chỗ này đến chỗ nọ bởi các lý do liên quan trực tiếp tới không gian và trang thiết bị làm việc được cung cấp. Tuổi trẻ và tính chất công việc của lớp lao động cần sự sáng tạo như xe máy cần xăng giống tôi hay Ngân đều tạo cho chúng tôi cái suy nghĩ phổ biến thế này:  

Những ai đã may mắn có dịp vào thăm văn phòng làm việc của Google, Garena, Facebook hay Tiktok, … chắc hẳn đều thấm ra được: Ở trong những không gian như thế này thì bảo sao người ta lại giỏi và sáng tạo đến thế. Tuy nhiên, tôi không quy chụp rằng chỉ những ông lớn doanh nghiệp, có nhiều ngân sách và nguồn doanh thu khổng lồ mới ý thức được việc phải xây dựng văn phòng làm việc theo cách lấy con người làm trọng tâm để tạo động lực cho họ cống hiến hết sức mình.

Những doanh nghiệp vừa hay nhỏ hoàn toàn cũng có thể đầu tư cho cấu trúc không gian và trang thiết bị văn phòng, biến đó thành nơi nhân viên được hỗ trợ tối đa để làm việc và sáng tạo. Chi phí để thực hiện có thể cao, nhưng đó là điều cần thiết và mang tính đảm bảo cho chất lượng công việc cũng như lợi nhuận mang về. Chẳng lẽ các chủ doanh nghiệp cứ định nhắm mắt cho qua cảnh người nhân viên chấm công xong là mang laptop ra quán cafe, co-working space để đem về giá trị cho một nơi họ đang không ngồi ở đó? Rồi lỡ có việc họp hành đột xuất, hay những vấn đề phát sinh giữa các bên trong quá trình làm việc cần trao đổi gấp thì cũng mặc họ lật đật chạy về công ty, muộn là phạt, là quở trách?  

Sự phổ biến hóa, tính tiện lợi và linh hoạt của những chiếc máy tính xách tay đang khiến thiết bị này trở thành công cụ phục vụ hoàn hảo cho dân văn phòng. Tuy vậy, laptop vẫn có vài điểm bất lợi so với máy tính để bàn và một trong số đó chính là màn hình thường không đủ rộng để người dùng tiện quan sát. Thói quen sử dụng dây cắm kết nối laptop với một hay nhiều màn hình lớn từ đó xuất hiện ngày càng nhiều nơi công sở, nhưng cũng vô tình tạo nên sự rối rắm, bừa bộn ở không gian làm việc cá nhân và gây cho người dùng nhiều khó chịu, ức chế.  

Mớ lộn xộn mang tên dây cáp, dây điện không chỉ làm hỗn loạn thị giác, giảm cảm hứng sáng tạo và hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng rất xấu đến hình ảnh của người nhân viên, tạo ra những ấn tượng sai lệch về họ như lề mề, thiếu ngăn nắp, thiếu tinh tế. Doanh nghiệp vì thế cần giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách hệ thống, thiết kế lại các ổ cắm và đường đi dây cáp cho khoa học hơn. Ngoài ra cũng nên đầu tư cho các góc làm việc những loại màn hình hiện đại có tính năng tối ưu hóa kết nối chỉ với một dây cáp duy nhất, chẳng hạn như dòng màn hình docking HP EliteDisplay để hạn chế sự bừa bộn, rối rắm. Việc này không chỉ giảm nguy hiểm cho người nhân viên khi sử dụng mà còn tăng tính thẩm mỹ, tạo không gian cho mục đích trang trí để mang tới cảm hứng và sự tập trung.  

Tôi được biết theo nhóm nghiên cứu cơ xương của Trường ĐH Tôn Đức Thắng TP.HCM, 60% người Việt Nam trên 40 tuổi đang bị thoái hóa cột sống, và đáng buồn hơn là tỷ lệ trẻ hóa của căn bệnh ác ôn này cứ ngày một gia tăng. Cũng dễ hiểu bởi đây là lứa tuổi lao động phổ biến, và thói quen ngồi làm việc sai tư thế trong hàng giờ liền trước máy tính của phần lớn dân văn phòng nay đã như một thứ "bệnh nghề nghiệp" mà chẳng mấy ai tránh được.

Nếu muốn hạn chế các tác động tiêu cực tới xương sống của nhân viên như nhức mỏi vùng lưng, vùng cổ và thoái hóa cột sống, doanh nghiệp nên lựa chọn trang bị những chiếc màn hình có tính công thái học tốt để người dùng tự do điều chỉnh được chân đế, độ cao sao cho phù hợp với tư thế ngồi hay góc nhìn. Điều này sẽ đảm bảo sự thoải mái và tâm trạng thư giãn khi người nhân viên làm việc, từ đó tối ưu hơn hiệu suất.  

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý những tác hại từ ánh sáng xanh của màn hình máy tính tới mắt của nhân viên. Trong khi ánh sáng xanh của mặt trời có khả năng cung cấp cho cơ thể năng lượng, giúp các tế bào hấp thụ tốt hơn các chất dinh dưỡng và kích thích não bộ phát triển thì ánh sáng xanh nhân tạo từ màn hình máy tính, điện thoại lại phát ra những tín hiệu quang học làm rối loạn nhịp sinh học, ảnh hưởng xấu tới sức khỏe người dùng.

Rất may, trên thị trường thiết bị vi tính hiện nay có cung cấp những dòng màn hình tích hợp tính năng hạn chế ánh sáng xanh (Low Blue Light mode) giúp giảm mỏi mắt, hạn chế rối loạn nhịp sinh học và cho chất lượng giấc ngủ tốt hơn sau khi tương tác. Tính năng này cũng có thể tìm thấy ở dòng màn hình docking HP EliteDisplay kể trên, và việc đầu tư trang bị những màn hình như vậy sẽ giúp nhân viên giảm thiểu nguy cơ mắc các bệnh lý văn phòng liên quan đến mắt, tăng sức khỏe thị lực.  

Vừa rồi chỉ là một trong số rất nhiều những giải pháp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để cải thiện cấu trúc không gian và trang thiết bị trong văn phòng. Tuy nhiên, chừng đó có lẽ là đủ để nói lên mong muốn của tôi hay hàng triệu những người lao động trí óc khác: Mọi người chủ doanh nghiệp đang muốn tối đa hiệu suất của nhân viên, trước hết hãy cho họ được làm việc ở một văn phòng có nhiều tiện ích hỗ trợ, có không gian khơi gợi sự sáng tạo và động lực để cống hiến.