Muốn sếp gật đầu trước "đòi hỏi" của mình, hãy viết email theo cách sau
Làm sao để viết email cho sếp một cách khôn ngoan nhất?
Bạn có thể nói chuyện phiếm trong thang máy về khả năng tuyển dụng một người nào đó. Bạn có thể gửi gắm mong muốn được đi nghỉ vài ngày giữa một rừng các đường link và những tấm ảnh động. Bạn có thể đưa ra một yêu cầu trao đổi trực tiếp trong khi lượn lờ quanh chỗ pha cà phê.
Hoặc có thể bạn gửi email chẳng hạn.
Jocelyn Glei, tác giả của cuốn sách "Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done", đã viết rằng một yêu cầu hiệu quả được gửi đi bằng email cho Sếp nên cài vào đó giá trị mang lại cho Sếp chứ không phải cho bạn. Tất nhiên bạn cũng phải truyền tải trong ghi chú ban đầu là bạn đã cân nhắc rất kỹ về "bất kỳ tình huống nào phát sinh từ yêu cầu của bạn và đảm bảo mọi vấn đề sẽ được giải quyết ổn thỏa", Glei cho biết.
"Nếu bạn đưa ra một câu hỏi, hãy đề xuất luôn một giải pháp", bà viết. "Email không phải là một nơi phù hợp để tranh luận. Vì thế, những thông điệp không mang lại gì mà chỉ nêu ra câu hỏi, như – Ông/Bà nghĩ gì về X? – nhìn chung đều không đem lại kết quả như mong muốn. Những người bận rộn không muốn phải tìm hiểu các vấn đề hộ bạn, và họ không muốn trả lời bạn một cách dài dòng".
Vì lý do đó, Glei nói, bạn nên cung cấp mọi thông tin mà Sếp yêu cầu để có thể đưa ra quyết định. Chắc chắn là bạn có thể bàn luận trực tiếp – VD: Chỉ một email mà thôi sẽ không phải là nơi duy nhất đề cập đến việc tuyển dụng một người mới – nhưng Sếp bạn sẽ có được những thông tin cơ bản cần thiết để suy nghĩ về vấn đề đó trước khi bàn luận sâu hơn.
Dưới đây là 3 nội dung gợi ý cho email về những yêu cầu thường thấy:
Về việc tuyển dụng nhân viên mới:
"Chào Karen – Tôi biết bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm tới, và tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận về khả năng thuê thêm một nhân viên kinh doanh mới hay không? Tôi đã xem xét các con số, và bổ sung thêm một người sẽ cho phép ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mới mỗi năm, nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty mình bù vào khoản lương mà anh ta nhận được".
Về việc xin nghỉ phép:
"Chào Karen – Tôi muốn được bà cho phép nghỉ vài ngày vào tháng 10: từ mùng 6/10 đến 13/10. Khi đó chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu trang web, thời điểm này sẽ không bận rộn lắm và Mark đã đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt. Lúc quay về sau khi được nghỉ ngơi thoải mái, tôi sẽ sẵn sàng cho chiến dịch bán hàng mùa nghỉ lễ lớn sắp tới!"
Về việc đến dự một cuộc họp:
"Chào Tina – Tôi đã suy nghĩ về cách mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả và hội thảo ở SXSW vào năm tới có thể giúp ích cho mình. Tôi sẽ lập một báo cáo sau đó để chia sẻ những gì đã học được với cả đội khi tôi quay lại làm việc. Tôi cũng đã tính toán các chi phí, và thấy rằng tiền vé tham dự hội nghị, khách sạn và vé máy bay sẽ tốn khoảng 2.500 USD. Bà có nghĩ rằng công ty sẽ tài trợ để tôi tham gia hội thảo này không?"
