Khéo ăn khéo nói, có cả thiên hạ: Diễn đạt tốt, thuận buồm xuôi gió, diễn đạt kém, tai họa khó lường

Nhiều người có kiểu nhầm lẫn này: nếu bạn không mở miệng thì chẳng ai hiểu được ý bạn, còn nếu chúng ta diễn đạt sai, thì lại trái với ý muốn ban đầu của chúng ta.

Chúng ta cũng thường nghe những câu, "Khéo ăn khéo nói sẽ có cả thiên hạ". Vậy biết ăn nói có thực sự mạnh mẽ như vậy không?

Khi mới bắt đầu đi làm, bản thân tôi cũng có một hiểu lầm, tôi nghĩ rằng kĩ năng giao tiếp không thể định lượng được, cũng chẳng cần thiết lắm, tôi thấy nên dành thời gian cho những việc đúng đắn hơn như hoạch định kinh doanh và phân tích dữ liệu. Nhưng giờ đây tôi đã thay đổi nhận định của mình. Không chỉ tôi mà nhiều người khác cảm thấy rằng họ không có vấn đề về giao tiếp.

Là người phụ trách dự án, việc truyền đạt thông tin để các thành viên khác nắm rõ và thực hiện cho đúng là việc rất quan trọng. Nếu giao tiếp hiệu quả, bạn có thể tránh được những rủi ro không đáng có, lược bớt rất nhiều công việc vô ích hoặc thậm chí không phải làm lại, giảm xích mích nội bộ và nâng cao uy tín của bạn với những người trong nhóm. Còn một điều quan trọng nữa: Những người làm việc hiệu quả và lương cao đều hoàn thành nhiệm vụ của mình thông qua những người khác và sở dĩ họ thành công là do họ giỏi ăn nói.

Nhiều người có thể hỏi, tôi chưa phải là quản lý, làm thế nào để phát huy sức mạnh của tập thể để đạt được mục tiêu trong công việc?

Trên thực tế, người quản lý có thể hoàn thành công việc thông qua người khác. Bạn có thể trao đổi với sếp và để sếp cung cấp nguồn lực cho bạn. Bạn có thể trao đổi với đồng nghiệp của mình và để anh ta giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Vì vậy, cách giao tiếp và diễn đạt đúng mực sẽ luôn là phẩm chất nghề nghiệp cần thiết của một người đi làm. Học cách ăn nói có thể mang lại những nguồn lực và cơ hội bất ngờ. Hãy cùng xem nếu thiếu kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc sẽ như thế nào và cách giải quyết của các bậc thầy giao tiếp.

Kỹ năng giao tiếp của hầu hết mọi người chưa đủ

Khả năng giao tiếp có thể giúp duy trì hoặc tăng cường các mối quan hệ trong hầu hết các tình huống của một người và do đó đạt được mục tiêu của người đó. Có hai từ khóa ở đây: mối quan hệ và mục tiêu.

Để đạt được sự thúc đẩy chung của các mối quan hệ và mục tiêu, bạn cần cân bằng nhu cầu của bản thân và nhu cầu của người khác. Đó là sự tôn trọng và hợp tác để cân bằng giữa nhu cầu của bản thân và nhu cầu của người khác.

Rõ ràng, ai cũng mong muốn được tôn trọng và hợp tác tại nơi làm việc. Nhưng điều này không dễ thực hiện, hãy cùng điểm qua một số phong cách giao tiếp kém hiệu quả điển hình nơi công sở.

Kiểu "anh/chị em thân thiết":

Trong giao tiếp, nếu một người rất ít để ý đến thông tin, ít khi hoặc không bao giờ để ý đến sự việc diễn biến như thế nào mà chỉ chú ý đến tình cảm và các mối quan hệ trong đó, thì loại người này chúng ta thường gọi thân mật là "anh/chị em thân thiết".

Người đó rất chu đáo và coi trọng mối quan hệ với người khác, nếu bạn khóc thì người đó sẽ khóc cùng bạn, khi bạn cảm thấy khó chịu, người đó có thể khó chịu hơn bạn nhưng họ không giúp được gì và cũng không hỗ trợ bạn trong công việc. Bởi vì họ chỉ quan tâm đến cảm xúc chứ họ không muốn hoặc không có khả năng giải quyết các vấn đề thực tế. Kiểu người này rất hay gặp trong các công ty. Bạn sẽ thấy rằng lời của người này nói ra rất an ủi, nhưng thực chất đó chỉ là những lời suông không hơn không kém, không có hiệu suất và không có tác dụng thiết thực.

Để đạt được các mục tiêu kinh doanh, người ta phải bám sát định hướng và tầm nhìn, đồng thời có khả năng đối phó với những xung đột và thay đổi, còn với họ, việc thăng chức và tăng lương nói chung không là gì cả.

Kiểu lạnh lùng băng giá:

Đối lập với "người chị thích tâm sự" kia là kiểu người chỉ nói về những vấn đề thực tế và không bao giờ nói về tình cảm. Cách họ giao tiếp với mọi người luôn giống như một tảng băng vô cảm, lạnh lẽo. Những người thường sử dụng cách giao tiếp này chỉ tập trung vào mục tiêu và bỏ qua các mối quan hệ.

Họ không hẳn tin cậy và tôn trọng người khác, làm việc không cần hợp tác rất mệt mỏi và kém hiệu quả. Một người như vậy khó có thể giải quyết tốt những công việc vượt quá khả năng cá nhân của mình, vì người này không biết cách gây ảnh hưởng đến người khác và huy động sức mạnh của cả nhóm để đạt được mục tiêu.

Kiểu người từ chối giao tiếp:

Họ hoàn toàn khép mình và chỉ quan tâm đến công việc của riêng mình. Nhiều người cảm thấy khó khăn khi nói chuyện với các kỹ sư và lập trình viên vì họ ít khi chủ động trao đổi với người khác, họ sẽ nói chuyện trực tiếp với bạn nếu họ có việc cần và họ sẽ đóng cửa và làm việc riêng của họ nếu không có việc gì làm. Nhưng ngày nay công việc nào cũng phải có sự giao tiếp thì mới hoàn thành được. Những người không tích cực giao tiếp không chỉ ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của họ mà còn ảnh hưởng đến những người khác trong nhóm.

Những người có phong cách giao tiếp kiểu này luôn gặp nhiều khó khăn trong việc thăng tiến công việc và không đạt được mục tiêu của họ; một số thậm chí có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến cảm xúc cá nhân và các mối quan hệ tại nơi làm việc, do đó bị kiệt sức trong công việc. Lâu ngày sẽ ảnh hưởng không tốt đến con đường sự nghiệp, thiếu tự tin về năng lực bản thân, suy giảm lòng tin của người khác.

Bậc thầy giao tiếp thực sự như thế nào?

Khi giao tiếp với người khác, họ sẽ quan tâm đến cảm xúc của nhau và biết cách giải quyết các vấn đề thực tế. Họ có thể nắm được sự cân bằng của thông tin và cảm xúc để có được sự tôn trọng và hợp tác.

Đầu tiên, hãy hướng nội và sống thật với cảm xúc của bạn, kể cả những cảm xúc tiêu cực

Kiểu người mà hầu hết mọi người không thích đối phó là những người "dễ nổi nóng và cáu kỉnh", bởi vì chẳng ai biết người đó sẽ diễn biến tâm trạng như thế nào để ứng phó. Hôm nay tâm trạng của anh ấy rất tốt và anh ấy sẽ chấp nhận bất cứ điều gì bạn yêu cầu. Nhưng biết đâu ngày mai anh ta sẽ chán nản và sẽ rất khó chịu khi gặp bạn. Nếu bạn vui lòng cho anh ta một cái gì đó, anh ta sẽ nghĩ rằng bạn ý đồ với anh.

Để trở thành một "bậc thầy giao tiếp", bạn không chỉ phải quản lý cảm xúc của chính mình mà còn phải biết cách chấp nhận và hiểu cách đối phó với những cảm xúc không phù hợp của chính mình, chứ không chỉ quy cho ngoại cảnh và các mối quan hệ xung quanh.

Đồng thời, bạn phải hiểu được cảm xúc của người khác và sẽ không đánh đồng quan điểm thực sự của anh ấy về bạn với các vấn đề thái độ do cảm xúc của anh ấy gây ra.

Có hai loại cảm xúc tiêu cực của con người: một loại được gọi là "cảm xúc lý trí", sẽ cảm thấy buồn và chán nản khi gặp phải thất bại, và đau khổ khi thấy người khác bị tổn thương. Ngoài ra còn có những "cảm xúc phi lý trí", chẳng hạn như tức giận, lo lắng và trầm cảm, có thể ảnh hưởng đến giao tiếp và thậm chí gây nguy hiểm cho sức khỏe. Biết những cảm xúc bất hợp lý của chính bạn và đối phó với chúng để đạt được "sự tự chấp nhận vô điều kiện." Căn nguyên của cảm xúc phi lý trí là suy nghĩ phi lý trí, cụ thể có ba loại:

- Nên thế này và nên tế kia: "Bạn của tôi hẳn nên hiểu chuyện.", "Tôi đã gửi email cho anh ấy về điều này, và anh ấy nên hiểu ý tôi."

- Thích gắn mác cho người khác: Vì đồng nghiệp của tôi đến muộn hai lần, anh ấy đã gán cho anh ấy là "không đúng giờ, không giữ lời hứa, chơi giờ dây thun". Vậy nên, đừng đánh giá tổng thể con người, cách tốt hơn là đánh giá hành vi, hành động và hiệu suất của người đó.

- Tuyệt đối hóa: "Bạn không bao giờ nghe tôi.", "Bạn luôn trễ.", "Tôi không thể nghĩ về bất cứ điều gì." Những tuyên bố  ưmang tính tuyệt đối này thường không phù hợp với thực tế và thường dẫn đến thất vọng hoặc tức giận.

Thứ hai, chúng ta phải học cách phân biệt giữa "cảm xúc bất lực" và "cảm xúc hữu ích" và giảm bớt "cảm xúc bất lực"

Cảm xúc không có đúng hay sai, tốt hay xấu, thường là do thái độ của chúng ta đối với cảm xúc mà chúng ta gặp phải vấn đề trong cuộc sống hơn là kết quả của chính cảm xúc đó. Mọi người thường cảm thấy tồi tệ khi họ mệt mỏi, lúc này rất dễ chuyển cảm xúc của mình cho người khác. Nhiều người cãi vã với những người thân thiết nhất của họ mà không biết tại sao, vì gia đình là chỗ dựa an toàn nhất và là nơi tuyệt vời cho họ trút giận.

Những người giỏi quản lý cảm xúc sẽ thay đổi và điều chỉnh tâm lý theo cách riêng của họ. Hãy chấp nhận cảm xúc của bạn thay vì kiểm soát chúng và kết bạn với nó, cảm ơn nó vì đã cho bạn biết cảm xúc thực về những gì đã xảy ra.

Nếu có một chủ đề quan trọng cần giao tiếp mà bạn lại cảm thấy mệt mỏi, hãy nghỉ ngơi và nói chuyện lại sau khi bạn khá hơn.

Nếu ai đó yêu cầu khắt khe về việc bạn làm, thì đừng tự đánh giá rằng bạn không thể đáp ứng yêu cầu của họ hay bạn không đủ tốt. Bạn có thể nói bây giờ tôi hơi lúng túng, điều gì sẽ xảy ra nếu tôi làm điều này và điều gì sẽ xảy ra nếu tôi làm điều đó, mà không có sự hài lòng vô điều kiện.

Nếu một đồng nghiệp muốn trò chuyện với bạn, bạn có thể nói rằng hôm nay tôi đi làm hơi mệt và tôi không muốn nói chuyện nữa, cô ấy sẽ hơi hụt hẫng một chút, nhưng ít ra thì không ai bị thương cả về thể xác lẫn tâm lý.

Sau khi chấp nhận cảm xúc, bước tiếp theo là biết cách lựa chọn cách ứng xử phù hợp trong các tình huống khác nhau. Để làm được điều này, trước tiên chúng ta phải có nhiều phản ứng hành vi.

Các bậc thầy về giao tiếp có một cơ sở dữ liệu khổng lồ về các hành vi giao tiếp. Đối mặt với một tình huống, đặc biệt là một tình huống khó khăn, họ có thể nghĩ ra nhiều cách để ứng phó và lựa chọn một cách tốt nhất cho bản thân và hiệu quả nhất cho người khác. Còn người kém giao tiếp, bất kể trong trường hợp nào, họ cũng sẽ chỉ phản ứng theo bản năng, hoặc im lặng một cách mù quáng, hoặc luôn nói những câu hay hành động mang tính xúc phạm, hoặc chỉ biết cười cho qua chuyện. Do lặp đi lặp lại nhiều lần và không thay đổi nên hành vi của họ cực kỳ dễ đoán và thường bị mọi người lãng quên.

Phản ứng, hành vi đa dạng chỉ là cơ sở để trở thành bậc thầy, điều quan trọng nhất là các bạn cần có khả năng lựa chọn các hành vi phù hợp và hiệu quả nhất trong hoàn cảnh đó.

Ví dụ: Nếu bạn nghe ai đó kể một câu chuyện cười rõ ràng là phân biệt đối xử với quê hương của bạn và cảm thấy bị xúc phạm, bạn sẽ làm như thế nào?

- Bạn có thể giữ im lặng

- Bạn có thể đối đầu với nhau và chế nhạo ngược lại

- Bạn có thể nhờ bên thứ ba nhắc người kể chuyện cười chú ý đến lời nói của chính bạn;

- Bạn có thể bày tỏ sự không hài lòng của mình dưới dạng những câu nói đùa, đồng thời giảm bớt sự phản cảm của lời nói thông qua sự hài hước;

- Bạn có thể gợi ý cho người kể chuyện cười bằng một nụ cười gượng gạo, gượng gạo để họ cảm nhận được sự khó chịu của bạn về chủ đề đó.

Có nhiều cách giải quyết chứ không phải chỉ né tránh thụ động hoặc phản công tích cực.

Một bậc thầy về giao tiếp không phải là người khéo léo, tinh tế. Giao tiếp là một quá trình mà chúng ta tham gia cùng nhau. Hiểu rõ chính mình để bạn có thể kiểm soát lời nói và việc làm của mình một cách thích hợp. Có như vậy, bạn mới hiểu được người khác và đưa ra những phản ứng thích hợp;

Một người khiến mọi người hòa thuận với nhau, có thể tuân thủ các nguyên tắc của bản thân và quan tâm đến cảm xúc của người khác. Học được cách giao tiếp linh hoạt, bình tĩnh và thanh lịch khi ứng khẩu với người khác là bạn đã thành công lớn rồi. Kỹ năng giao tiếp được cải thiện thông qua việc học hỏi, rèn luyện và điều chỉnh không ngừng.

Hi vọng các mối quan hệ của bạn hanh thông, đi thẳng tới đích chứ không lươn lẹo và có thể đồng hành cùng nhau lâu dài.

Tịnh Kỳ