Hầu hết các lãnh đạo thiếu kinh nghiệm thường vấp phải hai vấn đề rất thực tiễn này
Hai vấn đề này trông thì giản dị, ai cũng coi thường, nhưng kỳ tình nó ảnh hưởng vô cùng tới cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp.
Trong cuộc đời quản trị của mình, giáo sư Phan Văn Trường cho biết có những hình mẫu được xem là bậc thầy của ông. Một trong những người đó là doanh nhân người Thái Kasame Chatikkavanij. Ông là người thành lập, chủ tịch công ty điện lực Thái Lan EGAT. Từ vài chục nhân viên, công ty này mở rộng quy mô lên vài ngàn người trong 18 năm. EGAT trang bị cho cả Vương quốc Thái Lan nhà máy điện và hệ thống phân phối.
GS Phan Văn Trường từng hỏi doanh nhân Thái Kasame Chatikkavanij thêm về những vấn đề mà ông cho là lãnh đạo phải quan tâm nhất. Ông trả lời ngay là có hai vấn đề rất thực tiễn mà hầu hết các lãnh đạo thiếu kinh nghiệm thường hay vấp phải. Đó là làm việc thừa và quản lý thời gian. Theo ông, hai vấn đề này trông thì giản dị, ai cũng coi thường, nhưng kỳ tình nó ảnh hưởng vô cùng tới cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp.
Ông nói: "Này nhé, anh ra lệnh cho một đơn vị làm việc mà anh quên rằng mình đã để cho một đơn vị khác thực hiện. Hoặc anh giao nhiệm vụ cho một đội nhưng họ không hiểu nó thực sự có ích gì cho doanh nghiệp".
Trong hai trường hợp đó, dù quyết định của anh có đúng chăng nữa, nhân viên dưới quyền cũng cảm nhận là anh bắt họ phải làm một việc thừa. Họ sẽ tuân thủ, nhưng cùng lúc đó họ sẽ đánh giá. Tâm lý các nhân viên trong mọi công ty trên thế giới đều rất sợ làm việc thừa. Để tránh đi vào vòng luẩn quẩn của việc thừa, chính người lãnh đạo, chứ không ai khác, phải cấu trúc và kiến tạo công việc một cách thật ngay ngắn, minh sáng và gọn ghẽ.
Trong việc cấu trúc đó, chính họ sẽ nhận thức được những gì thiếu, cũng như những gì thừa. "Chuyện này giống như câu chuyện hãi hùng của một ông tướng ra trận, trận nào thắng trận đó, nhưng lại thí quân. Đem vinh quang về, nhưng quân thì không về, họ đã bị thí trong những chiến lược quá tổn phí", chủ tịch EGAT ví von.
Về mặt quản lý thời gian thì cũng chung một lý luận. Thực tế một số lãnh đạo cấp trung hiểu sai rằng quản lý thời gian là không cho phép nhân viên tới muộn về sớm hoặc họ rề rà chậm chạp quá lâu trên một công việc. Nhân viên mà rề rà chậm chạp là do chính lãnh đạo không định nghĩa rõ công việc và cách phối hợp giữa các đội với nhau.
Vị doanh nhân Thái lấy một ví dụ điển hình: Một lãnh đạo cao đi công cán thay đổi lịch liên tục, đôi khi thay đổi luôn nơi đi, rồi đổi cả thành phần đội cùng đi. Không kể sự nhức đầu của công ty phát vé, chỉ nói tới số lượng tham gia vụ này thôi cũng xấp xỉ vài chục người theo sau, như thư ký, trợ lý,… bị động viên trong nhiều ngày liên tục điều chỉnh chuyến đi.
"Riêng tôi có một lời khuyên là lãnh đạo nên thật chín chắn cân nhắc chuyến đi rồi sau đó mới sáng giai đoạn tổ chức", ông chia sẻ.
Chuyện buồn cười thường thấy là có rất nhiều công ty bận rộn kinh khủng, nhân viên chạy tán loạn trong hành lang như chữa cháy, rút cục để bố trí một chương trình hoạt động gì mà ngay chốc lát họ sẽ lại hủy bỏ. Quản lý thời gian là thế, lãnh đạo kém là cả công ty xáo trộn.
"Trong EGAT của tôi, cũng như trong Thai Oil, tôi không bao giờ để cho chuyện đó xảy ra. Thành thử, khi anh vào thăm EGAT, anh sẽ có một cảm nhận rất sai rằng chúng tôi quá nhàn rỗi, quá lười biếng. Không đâu, chúng tôi làm việc quá hiệu quả vì chúng tôi không làm việc thừa một cách rối ren, chúng tôi tương tác cao nên nhân viên nào cũng như có 3, 4 nhân viên khác sẵn sàng hỗ trợ", chủ tịch Kasame Chatikkavanij bật mí.
* Bài viết tham khảo nội dung cuốn sách Một đời quản trị- GS Phan Văn Trường.
