Gần 500 tỷ đô đã tiêu tốn cho 19 triệu cuộc họp hành mỗi năm, Covid-19 là cơ hội để các doanh nghiệp cắt giảm những chi phí vô nghĩa kiểu này?

Một công bố mới đây của Doodle cho biết những cuộc họp vô nghĩa đã khiến các doanh nghiệp Anh tiêu tốn đến 58 tỷ đô. Ở Hoa Kỳ con số này lên tới 399 tỷ đô vào năm 2019, đây là một lực cản rất lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Kết luận được đưa ra sau khi nhóm nghiên cứu đã tiến hành trên 19 triệu cuộc họp và phỏng vấn với hơn 6.500 chuyên gia đang làm việc tại Anh, Đức và Hoa Kỳ.

Tại Việt Nam, khi mà "văn hóa họp" vẫn đang được đề cao và xem như là cách thức để ra các quyết định quan trọng, thì liệu rằng chúng ta có đang lãng phí thời gian và nguồn lực cho các cuộc họp được tổ chức kém? Theo số liệu thống kê, quản lý cấp trung hiện phải dành 35% thời gian của họ để tham gia các cuộc họp, trung bình một quản lý cấp cao cũng phải tiêu tốn 50% thời gian cho việc này.

Nói chính xác thì không phải tất cả các cuộc họp đều vô ích nếu như nó được chuẩn bị tốt, tổ chức đúng thời điểm với những người phù hợp và đưa ra được kết luận. Tuy nhiên, số liệu thu được từ cuộc khảo sát của Doodle lại không mấy khả quan, khi có đến 44% cho biết họ không có đủ thời gian để làm phần còn lại của công việc vì phải tham gia quá nhiều cuộc họp, 43% cho biết thông điệp và các kết luận được đưa ra từ cuộc họp không rõ ràng, khiến họ nhầm lẫn. Tệ hơn nữa, 26% cho biết quy trình tổ chức không hiệu quả làm suy yếu mối quan hệ với khách hàng/nhà cung cấp.

Làm sao để các cuộc họp trở nên hiệu quả

Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến thực trạng này, chúng ta hoàn toàn có thể cải thiện các chỉ số trên và làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả với những nguyên tắc sau:

1. Chỉ tổ chức khi thực sự cần thiết

Trong cuốn sách "How Google Works", Eric Schmidt, cựu CEO, Chủ tịch điều hành của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google. Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.

Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:

a. Mục đích của cuộc họp là gì?

b. Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?

c. Vấn đề có khẩn cấp không?

d. Vấn đề có quan trọng không?

e. Có còn cách nào khác không?

2. Xây dựng agenda và mục tiêu cụ thể

Đây là điều quan trọng để tránh cuộc họp đi quá xa so với mục đích ban đầu, hoặc không đạt được kết quả. Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.

Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google, Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo. Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.

3. Tránh độc thoại và luôn giữ sự tập trung

Theo thống kê có đến 92% người được hỏi thừa nhận họ thường làm việc riêng trong cuộc họp. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này chính là việc thiếu tương tác giữa các cá nhân tham gia.

Phương pháp độc thoại khi thảo luận hoặc vai trò dẫn dắt quá nghiêng về một ai đó không phải là cách tốt để giữ cho mọi người tập trung. Việc khuyến khích tất cả mọi người cùng đưa ra ý kiến sẽ giảm thiểu được tình trạng mất tập trung này. Đặc biệt đối với những cuộc họp từ xa, khuyến khích sử dụng hình thức gọi video thay vì gọi thoại

4. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản - ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc.

Bộ hẹn giờ có hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, giúp tạo ra cảm giác cấp bách với tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.

5. Tổng kết ý chính và các mục hành động

Kết quả điều tra của Doodle cũng cho thấy có đến 43% nhân viên không nhận được thông điệp hay kết luận rõ ràng từ các cuộc họp. Điều này không chỉ khiến nhân viên cảm thấy lãng phí thời gian vô ích mà còn kéo theo nhiều hệ quả không tốt về sau. Thứ nhất, những người tham gia hiểu sai về thông điệp, dẫn tới hành động không thống nhất. Thứ hai, nhiều tranh cãi, thậm chí bất đồng ý kiến sẽ xảy ra sau khi tham gia một cuộc họp mà không có kết luận rõ ràng. Thứ ba, những cá nhân vắng mặt không có được định hướng đúng đắn để thực thi công việc.

Để hạn chế những hậu quả này, việc tóm tắt lại nội dung cuộc họp, tổng kết ý chính và đưa ra kết luận cần được ghi lại bằng biên bản chứ không chỉ là những tuyên bố vào thời điểm cuộc họp diễn ra.

Sự tham gia của công nghệ

Hiện tại các ứng dụng hỗ trợ thiết lập, tổ chức và quản lý các cuộc họp đang tập trung chủ yếu vào việc cung cấp công cụ để trao đổi hiệu quả, đặc biệt với các cuộc họp được tổ chức từ xa. Tuy nhiên, bài toán lớn hơn mà các doanh nghiệp đang gặp phải lại nằm ở chỗ làm sao để lên kế hoạch, quản lý và khiến cho các cuộc họp hàng ngày tại văn phòng trở nên chất lượng.

"Các phần mềm quản lý cuộc họp không chỉ là công cụ để trao đổi hay giao tiếp, mà nên hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn trong việc lập kế hoạch, quản lý cũng như hệ thống hóa và lưu trữ thông tin. Điều này cũng giúp cho những nguyên tắc kể trên được thực thi hiệu quả. 

Hiện vẫn chưa có một phần mềm quản lý cuộc họp với những tính năng phù hợp và mức giá cạnh tranh để các doanh nghiệp trong nước có thể mua về áp dụng thử. Trước thực tế này, chúng tôi đang xây dựng và sẽ sớm ra mắt phần mềm ứng dụng quản lý cuộc họp cho doanh nghiệp - Base Meeting", đại diện Base.vn, một startup hoạt động trong lĩnh vực xây dựng phần mềm B2B SaaS cho biết.

Trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng phát, lựa chọn làm việc từ xa, cũng như tổ chức họp từ xa đang trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với nhiều doanh nghiệp. Theo các chuyên gia công nghệ, việc ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp thực ra không khó, hơn nữa Việt Nam cũng nhanh nhạy trong việc nắm bắt các xu hướng của thể giới, chỉ là chúng ta chưa hình thành được thói quen đưa công nghệ vào trong mọi hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Không phải ngẫu nhiên mà trên thế giới hàng trăm ứng dụng đã ra đời để hỗ trợ cho việc thiết lập, tổ chức và quản lý các cuộc họp. Năm 2020 có đến 23 phần mềm được xếp hạng và đánh giá là phần mềm tốt nhất giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch và quản lý cuộc họp. Có thể kể tên một vài ứng dụng như Cisco, WebEX, Meetin.gs, Zoom….

Kiều Anh