Đây là cách giúp bạn thoát khỏi cảm giác muốn làm nhiều việc nhưng không đủ thời gian
Nếu bạn tạo ra được một cảm giác về sự cấp thiết với mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ hoàn thành nhanh chóng hơn và làm được thêm nhiều việc hơn với cùng một lượng thời gian.
Theo định luật Parkinson, thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ có mối tương quan trực tiếp tới lượng thời gian mà bạn đặt cho nó. Nếu bạn có 3 tuần để hoàn thành một công việc nào đó, thì nhiều khả năng bạn sẽ hoàn thành nó vào cuối ngày thứ 20. Kết quả cuối cùng là chúng ta sẽ thường bao biện việc chúng ta không thể làm một điều gì đó là do không đủ thời gian. Song, nếu bạn tạo ra được một cảm giác về sự cấp thiết với mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ hoàn thành nhanh chóng hơn và làm được thêm nhiều việc hơn với cùng một lượng thời gian.
Một thói quen tuyệt vời để chống lại sự trì hoãn là coi các nhiệm vụ sẽ đến hạn vào ngày mai. Dù bạn có một tuần đi nữa thì cũng không quan trọng, hãy thực hiện thói quen làm mọi thứ nhanh nhất có thể. Nói cách khác, hãy tạo ra cảm giác cấp thiết cho mọi nhiệm vụ mà bạn phải làm.
Có hai cách để thực hiện điều này:
Đầu tiên, hãy tự đặt thời hạn
Hãy nhớ, bạn đặt cho một nhiệm vụ bao nhiêu thời gian, thì nó sẽ chiếm hết từng ấy thời gian để hoàn thành. Vậy tại sao bạn không thử thách bản thân bằng cách làm nhanh hơn? Nếu một công việc nào đó thường mất một tuần để hoàn thành, hãy thử thực hiện nó chỉ trong 5 ngày. Hãy biến nó thành một trò chơi bằng cách không ngừng đẩy cao tốc độ và phá vỡ các kỷ lục do chính mình lập ra.
Hãy tuân theo quy tắc này ngay cả khi những người khác đặt thời hạn cho bạn. Giả sử cấp trên muốn bạn hoàn thành dự án vào ngày 1 tháng 10. Hãy cố gắng hoàn thành vào ngày 15 tháng 9. Điều này không chỉ giúp bạn cải thiện thành tích mà nó còn giúp bạn có thêm nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.
Tiếp theo, hãy sử dụng khối thời gian một cách kỹ thuật
Việc ôm đồm là rất nguy hiểm. Bạn có thể nghĩ rằng mình đủ khả năng hoàn thành tốt hai nhiệm vụ cùng một lúc, nhưng thực chất, bạn chỉ đang phân tán nỗ lực của mình cho mỗi nhiệm vụ. Nếu thường xuyên ôm đồm, nhiều khả năng những công việc bạn làm sẽ có chất lượng rất thấp. Giải phát đơn giản nhất cho thói quen gây rắc rối này chính là phát triển thói quen “khối thời gian” cho công việc của bạn.
Ý tưởng đằng sau nó là chia một ngày của bạn thành từng phần nhỏ, trong đó bạn có thể tập trung tối đa vào từng nhiệm vụ một mà không bị những việc khác chen ngang hoặc làm gián đoạn. Điều đó có nghĩa là bạn không được kiểm tra e-mail, Facebook, nhắn tin với bạn bè hoặc thay đổi từ công việc này sang công việc khác. Trong một khối thời gian nhất định, bạn sẽ chỉ được làm duy nhất một nhiệm vụ nào đó mà thôi.
Áp dụng thói quen
Hệ thống khối thời gian ưa thích của tôi là kỹ thuật Pomodoro, do Francesco Cirillo đưa ra vào giữa thập niên 1980. Cirillo nhận thấy rằng chúng ta có thể tối đa hóa những kết quả bằng cách tập trung tối đa vào một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn, sau đó, dành vài phút nghỉ giải lao để tái tạo năng lượng.
Sau đây là cách thực hiện nó:
1. Tạo ra một danh sách những nhiệm vụ cần hoàn thành, bắt đầu với những công việc quan trọng nhất mà bạn cần làm hàng ngày.
2. Ưu tiên nhiệm vụ theo tầm quan trọng của chúng.
3. Đặt chế độ tính giờ trong 25 phút.
4. Thực hiện nhiệm vụ đầu tiên cho đến khi đồng hồ báo thời gian kết thúc. 5. Ghi nhận khoảng thời gian đó là một “Pomodoro.”
6. Nghỉ giải lao 5 phút.
7. Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo các “Pomodoro” cho đến khi nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn được hoàn thành.
8. Lặp lại quy trình này cho đến khi bạn thực hiện xong nhiệm vụ quan trọng nhất thứ hai và thứ ba.
9. Cứ 4 “Promodoro” thì dành 15-30 phút giải lao.
10. Tiếp tục cho đến khi những nhiệm vụ quan trọng của bạn trong ngày được thực hiện xong.
Sẽ mất một thời gian để thích nghi với kỹ thuật Pomodoro, nhưng khi bạn đã quen rồi thì bạn sẽ thấy rằng lúc bạn bắt đầu tính giờ là bạn đã vào guồng được ngay rồi.
Nói chung, việc tạo ra cảm giác về sự cấp thiết với mọi thứ bạn làm là một điều rất quan trọng. Thời gian có hạn, vì vậy bạn nên phát triển thói quen hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Khi làm điều này đủ thường xuyên, bạn sẽ nhận ra mình có thêm thời gian để dành cho những điều vui vẻ trong cuộc sống.
