Cựu COO Paypal cấm tổ chức các buổi họp kéo dài hàng giờ hay có nhiều hơn 4 người: Văn hóa email hiệu quả vượt trội hơn so với văn hóa họp!
Đây là lý do tại sao Cựu Giám đốc vận hành PayPal ghét các cuộc họp
Trong những ngày đầu của PayPal, David Sacks đã quản lý hơn 700 nhân viên với vai trò là COO của công ty từ năm 1999-2002, cho đến khi công ty này được mua lại bởi eBay. Sacks cũng từng có thời gian là Nhà sản xuất film Hollywood. Sau đó, Ông sáng lập ra 2 Start-up của riêng mình đó là Geni vào năm 2006 và Yammer vào năm 2008. Năm 2012, Yammer được Microsoft mua lại với một mức giá là 1,2 tỷ USD.
Sacks không được nổi danh từ thành công của Paypal như các nhân vật Petel Thiel, Max Levchin hoặc Elon Musk. Ông là một tên tuổi được biết đến khá nhiều ở Sillion Valley, nhưng với giới truyền thông bên ngoài thì tên tuổi của ông chưa được hề được biết đến rộng rãi.
Theo một bài đăng thú vị trên Quora, Sacks ghét các cuộc họp khi còn dẫn dắt PayPal. Cựu giám đốc điều hành cấp cao Keith Rabois viết rằng Sacks nghi ngờ về những cuộc họp có nhiều hơn 3 hoặc 4 người. Ông ấy sẽ ngẫu nhiên đến tham gia các cuộc họp và bỏ về ngay lập tức nếu thấy chúng có vẻ không hiệu quả. Các biểu mẫu đánh giá hàng năm của PayPal vào năm 2002 thậm chí còn đánh giá nhân viên về việc liệu họ có hạn chế "áp đặt thời gian của người khác, ví dụ: lên lịch các cuộc họp không cần thiết".
Tại sao Sacks không thích các cuộc họp?
Sacks tin rằng văn hóa email vượt trội hơn rất nhiều so với văn hóa họp, bởi vì mọi người có thể giải quyết được hàng tá vấn đề thông qua email trong khoảng thời gian họ vắt óc suy nghĩ sắp xếp cho một cuộc họp. Các quyết định được đưa ra qua email cũng chất lượng hơn vì không có "thời gian kết thúc" - mọi người có thể trả lời khi họ sẵn sàng, đồng thời hỏi ý kiến từ người khác và thu thập thêm thông tin nếu cần.
Còn đây là trả lời gốc: Tại sao David Sacks lại từ chối các cuộc họp tại PayPal?
"Tôi muốn thêm chút màu sắc vào quan điểm của Keith Rabois ("David thiết lập văn hóa hạn chế cuộc họp, cuộc họp nào có hơn 3-4 người bị coi là đáng ngờ và có thể bị hoãn ngay lập tức nếu ông đánh giá nó không hiệu quả.").
Rõ ràng văn hóa email vượt trội hơn rất nhiều so với văn hóa họp. Nhiều người có thể giải quyết được hàng tá vấn đề thông qua email trong khoảng thời gian họ vắt óc suy nghĩ sắp xếp cho một cuộc họp. Các quyết định được đưa ra qua email cũng thường chất lượng hơn vì họ không cần phải đưa ra quyết định vào cuối cuộc họp - mọi người có thể trả lời khi họ sẵn sàng, đồng thời hỏi ý kiến từ người khác và thu thập thêm thông tin nếu cần.
Một điều không dễ nhận ra là PayPal đã bị ảnh hưởng bởi văn hóa hội họp. Sau khi sáp nhập với ngân hàng X.com, PayPal đã có gấp đôi số Phó chủ tịch cần thiết (một nửa là cựu giám đốc điều hành ngân hàng) và được dẫn dắt bởi cựu CEO của một công ty tài chính lớn, người đã nêu gương bằng cách tổ chức những cuộc họp kéo dài hàng giờ. Những vấn đề quản lý này cuối cùng đã được giải quyết, nhưng văn hóa cũng phải thay đổi. Việc "xử lý" các cuộc họp là một nỗ lực khôi phục lại văn hóa khởi nghiệp "thực sự" của công ty. Đương nhiên họ không cấm các cuộc họp hợp tác ngẫu hứng hay các cuộc họp lên ý tưởng. Trên thực tế, nhiều ý tưởng hay nhất của PayPal đã được nảy ra trong những cuộc họp này.
Lý do khác cần phải theo dõi các cuộc họp lớn vì chúng là một gợi ý cho thấy các vấn đề cơ bản của công ty. Ví dụ: nếu hàng chục người từ khâu sản phẩm, tiếp thị, bán hàng, ..., thường xuyên gặp gỡ để phân tích các vấn đề quốc tế, có lẽ đã đến lúc thành lập một team Quốc tế chuyên giải quyết những vấn đề này. Hoặc có lẽ mọi người đang phải họp quá nhiều chỉ vì công ty không biết ai chịu trách nhiệm cho mảng này. Bằng cách thỉnh thoảng "ghé thăm" các cuộc họp, tôi cảm nhận được chúng tôi nên thay đổi cơ cấu tổ chức, chẳng hạn như thêm các team mới để đáp ứng các nhu cầu chưa được đáp ứng, hoặc xác định lại vai trò để tránh chồng chéo trong trách nhiệm công việc.
