Hộp thư thoại sắp... hết thời?
Có nhiều cách để cắt giảm chi phí doanh nghiệp và một trong những cách đơn giản nhưng khá hiệu quả là: bỏ hộp thư thoại.
Có nhiều cách để cắt giảm chi phí doanh nghiệp và một trong những cách đơn giản nhưng khá hiệu quả là: bỏ hộp thư thoại.
Chắc hẳn tất cả chúng ta đều không thích tình huống này: ngồi nghe lại những lời nhắn thoại dài 2-5 phút chỉ để nhận thông tin đáng bằng... 2 dòng tin nhắn. Về phương diện kĩ thuật, Michael Shrage, một nhà nghiên cứu của MIT, cũng cho rằng: “Dù đây là phương tiện liên lạc khá phổ biến trước đây nhưng nay đã trở nên bất tiện và không còn phù hợp, y chang như việc chúng ta phải sử dụng... hệ điều hành DOS hay giấy than.”
Một số công ty cũng đang bắt đầu đồng ý như thế. Các báo cáo gần đây cho thấy rằng những công ty như Coca-Cola và JPMorgan Chase đã bỏ hộp thư thoại vì ngày càng có nhiều nhân viên chỉ sử dụng email, tin nhắn, hoặc điện thoại trực tiếp người họ muốn gặp. Theo tạp chí Wall Street Journal, hai ngân hàng Citigroup và Bank of America, cũng đang xem xét làm điều tương tự.
“Chúng tôi nhận thấy rằng hầu như không còn ai sử dụng hộp thư thoại nữa. Tất cả chúng ta đều đang mang theo trong người một thiết bị bỏ túi nào đó mà có thể dùng để nhắn tin, gửi email hoặc gọi điện thoại,” một quản lý của JPMorgan phát biểu tại hội nghị tài chính.
Trong khi JPMorgan cho biết việc bỏ hộp thư thoại sẽ tiết kiệm cho họ khoảng 3,2 triệu USD/năm thì phát ngôn viên của Coca-Cola cho Bloomberg biết rằng chi phí tiết kiệm được sẽ là rất nhỏ. Sở dĩ họ có quyết định bỏ nó là vì chỉ nhằm mục đích đơn giản hóa cách làm việc.
Nhưng việc chuyển đổi qua phương thức giao tiếp khác sao cho khách hàng khỏi bị bỡ ngỡ mới là vấn đề. Hệ thống của Coca-Cola hiện bảo người gọi đến hãy gọi lại sau hoặc liên lạc với người cần gặp bằng một phương thức khác. Còn nếu ai gọi đến JPMorgan thì vẫn sẽ nhận được câu chung chung “người bạn đang cần gặp hiện không rảnh để nhận cuộc gọi. Vui lòng gọi lại sau.”
Vì thế, có lẽ giải pháp tốt nhất không phải là loại bỏ hoàn toàn hệ thống hộp thư thoại, mà là bỏ chức năng “gửi thư”dài lê thê của nó. Thay vào đó, người gọi sẽ chỉ nghe được một tin nhắn ngắn gọi cung cấp thông tin hữu ích để liên lạc với người cần gặp, như một địa chỉ email hay một số điện thoại để nhắn tin chẳng hạn. Đừng quên rằng bỏ hộp thư thoại không phải là để làm cho chúng ta khó gặp hơn mà là để tiết kiệm thời gian hơn.
