[Chuyện nghề] Nghề làm hồ sơ thầu: Áp lực cân não theo từng dự án, deadline triền miên, hồ sơ chất núi và nỗi sợ đổ bể vào phút chót

Khi mới tốt nghiệp Đại học, tôi đã mong muốn trở thành hướng dẫn viên du lịch hoặc phiên dịch viên tiếng Pháp – đúng chuyên ngành mà tôi đã học. Nhưng rồi cuộc sống đưa đẩy, tôi gắn bó với công việc của một nhân viên văn phòng, chính xác hơn là nhân viên làm hồ sơ thầu 12 năm nay. Với khoảng thời gian này tôi đã tham gia chuẩn bị, nộp thầu cho hàng nghìn gói thầu ở lĩnh vực Dược phẩm; Viễn thông/công nghệ thông tin, cùng với những trải nghiệm không thể nào quên.

Công việc này đã đưa đến cho tôi những kỷ niệm, những cung bậc cảm xúc như căng thẳng, vui sướng, hồi hộp, vỡ òa…

Trước đây, nộp thầu trực tiếp cho bên mời thầu là hình thức phổ biến. Những người làm công tác chuẩn bị hồ sơ thầu như chúng tôi luôn phải đảm bảo kịp tiến độ hồ sơ nộp thầu trước thời điểm đóng thầu. 

Có lần đợi sale chốt giá thầu đến sát giờ nộp, không thể đi ô tô để nộp do sợ tắc đường, sợ muộn, tôi phải phóng xe máy chở theo những thùng hồ sơ to đùng để dễ luồn lách. Có lần chỉ kịp nộp thầu trước giờ đóng thầu 1-2 phút, đó là những giây phút cực kỳ căng thẳng vì sợ không kịp giờ, vì sợ đổ bể cả một dự án. Hoặc có lần tôi đi ô tô nộp thầu mà đến ngang đường thì phải xuống xe, bê cả mấy thùng hồ sơ leo lên xe ôm đi nộp tiếp vì bị tắc đường quá lâu.

Trong đợt dịch Covid lần đầu, tôi được tham gia cuộc mở thầu có một không hai, thay vì mở thầu ở phòng họp, tuyệt mật trong một không gian kín đáo, thì nay ở một không gian thoáng đãng, ngoài trời, nhiều cây xanh, nghe cả tiếng chim hót, tiếng nước róc rách chảy, mỗi nhà thầu ngồi cách xa nhau 2 mét – là hành lang tầng trệt của một bên mời thầu.

Làm thầu thì nghe đơn giản, nhẹ nhàng thế thôi nhưng cũng cân não, căng thẳng lắm đấy. Vào những giai đoạn thầu dồn dập và liên tục, tôi thường xuyên trong tâm trạng bị ám ảnh: ngày mai 9 giờ nộp gói này, ngày kia 10h là gói khác, là những deadline dí sát, là những núi hồ sơ chất đầy. Những gói thầu khó nhằn đã trở thành nỗi ám ảnh với tôi trong cả những giấc ngủ.

Đối với những gói thầu trọng điểm, những dự án cực kỳ quan trọng, việc ở lại muộn đến nửa đêm, ngày nghỉ cũng đi làm, đổ bao mồ hôi, công sức để hồ sơ được tốt nhất, chuẩn chỉnh nhất cũng là chuyện thường tình của những người làm thầu như tôi. Và niềm vui sẽ vỡ òa khi được chọn là nhà thầu trúng thầu. Lúc ấy tôi thấy công sức của tôi, của cả tập thể đã được đền đáp xứng đáng. Còn nếu bị trượt thầu, thì sẽ là nỗi buồn, nhưng cũng là một bài học để chúng tôi chuẩn bị cho những hồ sơ tiếp theo tốt hơn nữa.

Mấy năm gần đây, đấu thầu qua mạng đã giúp những người làm thầu như chúng tôi đơn giản hóa quá trình đấu thầu đi rất nhiều: tất cả mọi thủ tục đều thực hiện trên mạng, những công việc như đi mua hồ sơ, đi nộp thầu, việc in ấn, photo cả thùng hồ sơ… đã không còn. Nhưng quá trình này lại yêu cầu những nhà thầu, những người làm thầu như tôi cần liên tục cập nhật phần mềm đấu thầu qua mạng, thông thạo những thao tác, quy định về thầu qua mạng.

Yêu cầu đối với nhân viên làm hồ sơ thầu thường là cẩn thận, chỉn chu, kiên trì, trung thực, chiu được áp lực cao trong công việc. Trước đây, tôi là một người nhanh nhảu, có phần cẩu thả, chưa được chỉn chu lắm, nhưng qua thời gian gắn bó với công việc này, dần dần tôi đã hạn chế được những nhược điểm trên của mình. Bên cạnh đó tôi cũng học hỏi, phát huy được những điểm mạnh như khả năng làm việc nhóm, chịu được áp lực, kỹ năng tổ chức và kiểm soát công việc, giải quyết vấn đề hiệu quả.

Đến giờ, nếu cho chọn lại công việc của mình, chắc chắn tôi sẽ vẫn lựa chọn công việc làm thầu, gắn bó với nó hơn một thập kỷ, tôi thấy mình lãi được rất nhiều thứ: kiến thức, kỹ năng, tinh thần, thái độ của một nhân viên thầu.

Hàn Minh Thu