Cách Google tổ chức các cuộc họp hiệu quả: Không cần thiết thì đừng họp, mỗi cuộc họp không quá 15 phút
Chúng ta dành rất nhiều thời gian làm việc trong phòng họp nhưng việc đó có thực sự phát huy tác dụng hay chỉ lãng phí thời gian và công sức? Kinh nghiệm từ Google có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn có biết rằng các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng? Một nghiên cứu của Atlassian - công ty phần mềm trị giá 5 tỷ USD của Úc đã phát hiện ra một con số thú vị khác: 47% nhân viên coi việc họp là một sự lãng phí thời gian.
Khi Google bắt đầu hoạt động, nó cũng phải đối mặt với tình trạng tương tự. Nhưng điều may mắn là Google sở hữu một vài bộ óc thông minh nhất trên thế giới. Họ nhanh chóng đưa ra một guideline dành riêng cho các buổi họp để xoá sổ thời gian lãng phí và tạo động lực cho nhân viên làm việc làm việc.
Doanh nghiệp của bạn có thể không lớn và đa dạng như Google, nhưng có rất nhiều điều bạn có thể học hỏi từ cách tổ chức các cuộc họp tại đây.
1. Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết
Trong cuốn sách "How Google Works", Eric Schmidt, cựu CEO và chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google.
Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.
Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:
· Mục đích của cuộc họp là gì?
· Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
· Vấn đề có khẩn cấp không?
· Vấn đề có quan trọng không?
· Có còn cách nào khác không?
Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn. Bạn cần phải học hỏi Google và cân nhắc điều này trước đưa ra quyết định đúng đắn cuối cùng.
2. Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp
Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo.
Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý cuộc họp nhắc nhở người dùng lập kế hoạch và lên agenda cho cuộc họp trước khi tiến hành tổ chức hoặc mời các thành viên khác tham gia.
3. Chọn người đưa ra quyết định sau cùng cho mỗi cuộc họp
Bạn có thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mọi người đều có vai trò ngang nhau, khiến cho cuộc họp kết thúc trong bế tắc và không có bất kỳ cách nào tiến triển? Thật đáng buồn, tình trạng này diễn ra rất phổ biến.
Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì rõ ràng để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người sẽ kiểm soát cuộc họp, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.
Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
4. Mỗi người tham gia họp đều cần một lý do
Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ như một huy hiệu danh dự chứ không hề có đóng góp gì cho cuộc họp cả. Để thay đổi lối tư duy này, Kristen đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp không có càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.
Jeff Bezos thì có "nguyên tắc 2 chiếc pizza", tức là số người tham gia 1 cuộc họp không vượt quá số suất ăn của 2 chiếc pizza có thể chia được.
Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn. Cách đơn giản để đạt được điều này là bạn hãy đặt câu hỏi tại sao một người cụ thể được mời tham dự cuộc họp. Người đó có đóng góp trực tiếp gì trong cuộc họp hay không? Đừng khuyến khích mọi người xuất hiện tại các cuộc họp chỉ để cảm thấy bản thân quan trọng hoặc đóng vai trò khán giả. Mỗi người tham dự đều cần một lý do chính đáng nhất định.
5. Vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp "Buck stops here"
Một trong những lý do chính khiến hầu hết các cuộc họp lãng phí thời gian là vì mọi người tụ tập, thảo luận các ý tưởng khác nhau nhưng không xác định rõ ràng các mục hành động và trách nhiệm của từng người.
Khi bạn không phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều tư duy giả định rằng người khác sẽ thực hiện công việc.
Google đã từng gặp phải vấn đề tương tự. Nhưng họ đã chống lại nó bằng phương pháp "Buck stops here" (Trách nhiệm này dừng lại tại đây), hiểu đơn giản là mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và mộtngười chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tương tự như D.R.I. (Directly Responsible Individual - cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp), một cách tiếp cận được sử dụng tại Apple.
Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cuộc họp, bao gồm cả các cuộc họp brainstorm và đưa ra ý tưởng. Một khi cuộc họp được tổ chức, nó không thể kết thúc mà không có các mục hành động được gắn với trách nhiệm rõ ràng.
Cách tiếp cận đơn giản này đã giúp Google hoàn thiện và phát hành hơn 100 tính năng của Google+ trong 90 ngày.
6. Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác
Nghiên cứu cho thấy gần 87% mọi người nghĩ rằng việc nghe điện thoại và nhắn tin trong các cuộc họp chính thức là không phù hợp. Tuy nhiên, đa số mọi người lại đang làm điều đó. Càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.
Loại bỏ những thói quen này không hề dễ dàng bởi vì nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.
Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.
7. Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting)
Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.
Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.
Kristen Gill thậm chí ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản - nếu quyết định đang chờ họp để được xử lý, nó cần được xử lý ngay lập tức, kể cả khi cần phải đi vào văn phòng của người ra quyết định và thảo luận bằng một stand-up meeting.
8. Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút
Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty chỉ nên diễn ra trong ít hơn hoặc bằng 15 phút. Đừng lên kế hoạch cho một cuộc họp liên tục trong 1 hoặc 2 giờ đồng hồ. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.
Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với thành viên trong nhóm của mình tại Google. Theo cách nói của bà, các cuộc họp ngắn khiến bạn tập trung hơn và được nhiều hơn.
Thời gian 15 phút cũng mang ý nghĩa khoa học. Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ thứ gì xung quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các bài diễn thuyết của TED đều kéo dài từ 15-18 phút.
9. Thiết lập hẹn giờ để đẩy nhanh tiến độ cuộc họp
Các cuộc họp của bạn rất dễ bị lạc đề do các cuộc tranh luận nóng hoặc các cuộc thảo luận về sản phẩm sáng tạo. Nhưng như đã nói ở trên, các cuộc họp đều có chi phí nhất định, vì vậy bạn cần phải giữ cho chúng đi đúng hướng giống như agenda.
Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản - ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc.
Bộ hẹn giờ có hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, giúp tạo ra cảm giác cấp bách với tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.
-----------
Các cuộc họp là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, và từ ví dụ của Google, chúng ta đều thấy rằng việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả là điều hoàn toàn khả thi. Điều quan trọng là phải có sự rõ ràng về agenda và mục đích, bạn cũng cần hiểu rằng doanh nghiệp của bạn đang phát sinh chi phí trực tiếp và gián tiếp cho các cuộc họp đó.
Việc ứng dụng các phần mềm để quản lý và tổ chức các cuộc sao cho hiệu quả cũng là xu thế của các doanh nghiệp hiện nay. Nó không chỉ giúp mọi người tương tác hiệu quả hơn, dữ liệu được tập trung hơn mà còn hình thành thói quen lập kế hoạch và lên nội dung cho cuộc họp.
