Khi sếp ngoại nói "hơi thất vọng" về bạn, có thể ông ấy đang "cực kỳ thất vọng" đấy
Một ông sếp người Thái không bao giờ chỉ trích một đồng nghiệp một cách công khai hoặc trước mặt người khác. Trong khi đó ông sếp người Hà Lan lại rất thẳng thắn phê bình nhân viên. Người Pháp thì nặng về phê bình mà ít cung cấp thông tin phản hồi tích cực.
Phong cách và ẩn ý khác biệt
Với sự phát triển của công nghệ, văn phòng làm việc hiện đại kết nối nhiều vùng miền khác nhau và trở nên toàn cầu hơn. Những người từ các hoàn cảnh, khu vực, quốc gia khác nhau giờ đây có thể làm việc cùng nhau. Tuy nhiên, ngay cả khi không có một rào cản ngôn ngữ nào giữa họ, thì vẫn còn đó một “bức tường” mang tên văn hóa.
Việc này cũng rất khó để nhận biết bởi đôi lúc giữa hành vi văn hóa giao tiếp và phong cách giao tiếp của mỗi người không thể phân biệt. Chúng ta không biết liệu cách nói chuyện thẳng thắn, bộc trực của anh A là quy định bởi môi trường văn hóa của anh ta hay đơn thuần chỉ là do tính cách của anh ta như vậy mà thôi.
Tuy nhiên, các nhà khoa học xã hội và các chuyên gia quản lý đã xác định được một số đặc điểm chung. Ví dụ gười Mỹ thường được biết đến với phong cách làm việc trực tiếp và rõ ràng, nhưng họ khi họ đưa ra các lời phản hồi hoặc nhận xét lại không theo phong cách như vậy.
Rất rõ ràng trong nhiều tình huống khi người Mỹ đưa ra lời nhận xét đối phương đã rất bối rối vì không biết mình đang được ngợi khen hay chê bai nữa.
Cũng vì yếu tố văn hóa mà các nhà quản lý ở các khu vực khác nhau của thế giới đưa ra phản hồi theo những cách hoàn toàn khác nhau.
Ví dụ một ông sếp người Thái không bao giờ chỉ trích một đồng nghiệp một cách công khai hoặc trước mặt người khác.
Trong khi đó ông sếp người Hà Lan lại rất thẳng thắn phê bình nhân viên. Người Pháp thì nặng về phê bình mà ít cung cấp thông tin phản hồi tích cực
Với người Mỹ, họ thường tìm hiểu để cố gắng “gạn đục khơi trong” ít nhất phải khen 3 điểm mạnh rồi mới “phê” một điểm còn yếu kém và động viên người ta cố gắng. Chính điều này đã khiến những người ở các nền văn hóa khác rất bối rối nếu được người Mỹ nhận xét phản hồi.
Nhấn mạnh hay nói giảm nói tránh?
Để biết được những người ở các nền văn hóa khác nhau xử lý các lời phê bình như thế nào hãy lắng nghe các từ mà người ta sử dụng. Các nền văn hóa có xu hướng phê phán trực tiếp thường sử dụng ngôn từ mà theo ngôn ngữ học gọi là "upgraders (nhấn mạnh)" trước hoặc sau thông tin phản hồi tiêu cực chẳng hạn như "tuyệt đối", "hoàn toàn", hay "mạnh mẽ." Ví dụ: "Điều này là hoàn toàn không phù hợp", hoặc "Đó là hoàn toàn không thể chấp nhận được."
Ngược lại, các nền văn hóa khác không đưa ra những lời nhận xét trực diện thì thường sử dụng "downgraders (nói giảm) trong khi phê phán để làm giảm đi mức độ “tổn thương”. Đó là những từ đại loại như "kiểu như vậy", "một chút", "một ít", "có lẽ" Ví dụ: “Có lẽ cái này cần phải sửa một chút cho hoàn thiện hơn”
Đối với Markus Klopfer, một khách hàng người Đức mà tôi phỏng vấn, hướng dẫn trên vô cùng hữu ích. Ông đã kể câu chuyện về sự hiểu lầm với ông sếp người Anh gần như khiến ông mất công việc của mình.
“Ở Đức, chúng tôi thường sử dụng những từ động từ mạnh khi phàn nàn và chỉ trích nhằm đảm bảo thông điệp truyền tải rõ ràng và trung thực. Tất nhiên, chúng tôi nghĩ rằng những người khác cũng sẽ làm như vậy. Ông sếp người Anh của tôi khi chỉ có 2 người đã gợi ý rằng tôi nên suy nghĩ về việc làm gì đó khác đi. Tôi nghe theo lời gợi ý của ông ta và đã suy nghĩ về điều đó một cách nghiêm túc nhưng cuối cùng tôi quyết định không làm điều đó. Tôi nào có biết rằng cụm từ của ông lẽ ra đã được giải thích là "thay đổi hành vi của bạn ngay lập tức" Và tôi có thể nói cho bạn biết tôi đã khá ngạc nhiên khi ông chủ của tôi gọi tôi vào văn phòng của ông để “sạc” tôi một trận vì đã không nghe lời.”
Đối với Marcus, kinh nghiệm là một bài học sống động trong việc phân biệt giữa “nhấn mạnh” và “nói giảm”, và nó đã giúp ông không bị “hố” lần sau.
“Bây giờ tôi hiểu rõ hơn về các xu hướng văn hóa, tôi đã học được cách để bỏ qua tất cả các từ “nói giảm” trong các tin nhắn của đồng nghiệp người Anh của mình và cũng học theo cách đó khi làm việc với các nền văn hóa ít trực tiếp hơn. Khi muốn phê bình, tôi bắt đầu bằng cách đưa ra vài ý kiến tích cực và những lời đánh giá cao. Sau đó, tôi dễ dàng đưa ra "một vài gợi ý nhỏ." Khi tôi nhận xét tôi thêm những từ như "nhỏ" hoặc "có thể". Sau đó, tôi nhấn mạnh lại bằng cách nói rằng "đây chỉ là ý kiến của tôi", và "bạn có thể nghe hoặc không nghe tùy thuộc vào bạn."
Đôi khi, sự giao tiếp liên văn hóa hiệu quả nhất là không phải luôn luôn theo cách trực tiếp nhất!
