Quy tắc 5-15 này chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc

19/01/2019 03:00 PM | Thời sự

Gần như ai cũng biết giao tiếp tốt giữa quản lý và nhân viên sẽ tạo ra văn hóa làm việc văn minh, hiệu quả. Nhưng "giao tiếp tốt" là một mục tiêu chứ không phải phương thức. Đó là lý do bạn sẽ thấy rất nhiều công ty sử dụng nguyên tắc 5-15 sắp được nhắc đến sau đây.

Quy tắc 5-15 này chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc

Nguyên tắc này chỉ tốn vài phút mỗi tuần và nếu được sử dụng đúng, nó có thể giúp các nhà quản lý luôn nắm được những gì diễn ra trong tổ chức của mình, và đảm bảo mọi người đều có cơ hội lên tiếng đóng góp ý kiến.

Nguyên tắc "5-15" hoạt động như sau: Mỗi tuần, mọi người trong một nhóm dành ra 15 phút để viết các ý kiến phản hồi vào một báo cáo theo mẫu gửi cho trưởng nhóm. Trưởng nhóm dành ra 5 phút để đọc và trả lời cho mỗi báo cáo, và dành ra 15 phút để viết ý kiến phản hồi của mình cho cấp trên. Quy trình cứ thế tiếp diễn. Nếu làm đúng, những quản lý ở cấp trên cùng sẽ có được cái nhìn rõ nét và toàn cảnh, biết được cái gì đang tốt và cái gì cần cải thiện từ quan điểm của mọi nhân viên dưới quyền.

Sarah Marshall là người phụ trách bộ phận kinh doanh cho Vogue International, có trụ sở ở London. Bà bắt đầu làm việc cho Condé Nast International, công ty mẹ của Vogue khi nó đang chuyển mình nhanh chóng. Và chính quy trình "5-15", vốn đang được sử dụng trong công ty khi đó, đã giúp bà quản lý nhóm 10 người của mình cực kỳ hiệu quả.

Cả nhóm gửi báo cáo 5-15 cho bà vào sáng thứ 5. Marshall nói bà đọc các báo cáo nhanh chóng và cố gắng ghi nhận các thông tin, sau đó dành 15 phút để tổng hợp các thành tích và các vấn đề còn tồn đọng được các nhân viên ghi lại.

Báo cáo 5-15 tuân theo một mô hình cố định và thường được chia thành các ý nhỏ bên dưới các đề mục chính: điểm nổi bật trong tuần; các thử thách; kế hoạch cho tuần tới; kế hoạch cho 4 tuần tiếp theo. Các đề mục khác có thể là "các bài học thu lượm được" hoặc "những điểm cần cải thiện" (Marshall nói rằng mỗi tổ chức có thể tùy biến quy trình theo ý muốn của họ).

Ưu điểm của quy trình này là đơn giản và nhanh chóng, ngoài ra hình thức này còn cho phép những người cảm thấy khó nói ra ý kiến của mình ở các cuộc gặp trực tiếp có thể tự do bày tỏ trong một "không gian an toàn". Marshall nói rằng bà rất thích đọc những đoạn miêu tả thành quả của cả nhóm và sẽ cố gắng giải quyết các khó khăn còn tồn đọng ngay nếu có thể. Nếu không, bà sẽ đưa chúng vào phần "thử thách" ở báo cáo của riêng mình gửi lên cấp cao hơn.

Quy tắc 5-15 này chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc - Ảnh 1.

Nguyên tắc 5-15 được nghĩ đến đầu tiên bởi Yvon Chouinard, người sáng lập công ty Patagonia. Kể từ khi công cụ này ra đời vào khoảng giữa những năm 1980, những người ủng hộ đã nhấn mạnh rằng nó được thiết kế để giải phóng những người ở vị trí quản lý, chứ không phải chất thêm việc cho họ. Chouinard từng dành nhiều tháng không ở văn phòng để leo núi và lướt ván, nhưng vẫn sử dụng các báo cáo 5-15 để nắm bắt hoạt động của công ty. Các quản lý cấp cao khác từ đó cũng áp dụng, điều chỉnh và thậm chí tự tạo ra các phiên bản cho riêng mình.

Đinh Vân

Theo Trí Thức Trẻ

Cùng chuyên mục
XEM

NỔI BẬT TRANG CHỦ

Startup giày ShoeX hậu Shark Tank mùa 2: Làm giày từ bã cà phê và chai nhựa tái chế, giúp khử mùi, kháng khuẩn, chặn tia UV, không thấm nước, cạnh tranh sòng phẳng với Nike, Adidas...

Với những lợi thế cạnh tranh đang có cùng mức giá tối ưu - gần 2 triệu đồng, startup từng thành công gọi được 4 tỷ đồng trên chương trình Shark Tank mùa 2 - ShoeX, hy vọng sẽ chen chân được vào thị trường sneaker tầm trung đang bị thống trị bởi các thương hiệu quốc tế như Adidas, Converse, Reebok…

WSJ: Chiến tranh thương mại leo thang mở cơ hội cho Việt Nam trở thành công xưởng thế giới, nhưng vẫn cần thêm thời gian

Tờ WSJ nhận định, việc các nhà máy chuyển sản xuất từ Trung Quốc sang Việt Nam còn cần rất nhiều thời gian nữa.

6 năm du học, chỉ 2 tháng làm đúng ngành, Giám đốc nhân sự Linda Nguyễn: “Nhiều bạn trẻ bây giờ dễ dãi, không quá quý trọng công việc…”

Trở về nước sau 6 năm đi học ở Ukraina cộng thêm nửa năm học tập củng cố trau dồi thêm kiến thức về kế toán tại Việt Nam, ấy vậy mà, thời gian chị Linda Nguyễn – Giám đốc nhân sự TA Holdings – gắn bó với chuyên ngành mình theo đuổi cả thanh xuân chỉ vỏn vẹn 2 tháng. Đối với chị, hiện tại, làm việc trái ngành không chỉ là một cơ hội, mà còn là định mệnh “mình né cũng không được”…

Sự thật về hàng hóa trên Amazon: Vẫn có hàng fake, hàng giả như thường, có sản phẩm thậm chí từng phát nổ

Amazon chỉ là bên trung gian kết nối hoạt động giữa người mua và người bán, nên chắc chắn không thể đảm bảo chất lượng cho toàn bộ sản phẩm kinh doanh trên sàn thương mại điện tử này.

Đọc thêm