Phương pháp làm việc nhóm biến '1+1=3'
Người ta có xu hướng ít nỗ lực hơn khi làm việc nhóm. Khi cùng làm việc với nhiều người khác, hầu hết mọi người có xu hướng nghĩ rằng ai đó chứ không phải mình nên là người lãnh đạo.
Các nhà nghiên cứu về hôn nhân sử dụng một công thức để đánh giá những mối quan hệ. Đối với một cuộc hôn nhân bình thường, công thức này khá đơn giản: 1+1=2. Hai người đều có những thế mạnh riêng khi ở cạnh nhau thì sẽ trở thành một cặp đôi hòa hợp. Đối với một cuộc hôn nhân không suôn sẻ, thật thú vị là công thức này sẽ thay đổi thành: 1+1=1, và thường thì lý do là vì người này kéo người kia xuống. Nhưng những cuộc hôn nhân thành công thì hoàn toàn khác. Khi kết hợp với nhau, họ còn đạt được nhiều hơn cả tổng số hai người cộng lại, và công thức ấy chuyển sang dạng lũy thừa: 1+1=3.
Nhóm nhạc The Beatles là một ví dụ tiêu biểu minh họa cho kết quả đạt được khi những người phù hợp được làm việc cùng nhau. Những thành tựu của nhóm củng cố cho một niềm tin rằng hợp tác chính là nhiên liệu tạo nên thành công. Chắc chắn chúng ta đều được hưởng lợi khi làm việc nhóm, và 1+1=3 sẽ thường xuyên xảy ra.
Nhưng nếu điều đó sai thì sao?
Tại sao làm việc nhóm thường không mang lại hiệu quả
Trên lý thuyết, làm việc nhóm có nhiều lợi ích hơn. Nhiều người cùng nhau động não sẽ thu thập được nhiều quan điểm, càng dễ dàng xóa bỏ những điểm mù, khám phá ra những giải pháp sáng tạo và giảm thiểu những sai lầm.
Lý luận logic này dường như không thể nào bác bỏ được. Tuy nhiên, thật đáng ngạc nhiên khi những nghiên cứu về sự hợp tác lại mang đến những kết quả khác nhau. Trước hết, một số nghiên cứu đã chứng minh chính hợp tác làm giảm đi chất lượng công việc của chúng ta.
- Làm việc nhóm làm sản sinh ra sự tự tin sai lầm. Một nghiên cứu trên tờ Psychological chứng minh rằng khi làm việc với người khác để đưa ra một quyết định nào đó, chúng ta trở nên quá tự tin vào tính chính xác của tư duy tập thể. Sự gia tăng mức độ tự tin mà chúng ta đạt được trong quá trình làm việc nhóm chỉ giúp chúng ta phấn khởi trong thời gian ngắn. Nó sẽ làm lu mờ đi những đánh giá cá nhân. Chúng ta có xu hướng tùy tiện tiếp nhận những thông tin bên ngoài, là thứ ngăn cản chúng ta có những lựa chọn tốt nhất.
- Làm việc nhóm mở đầu cho áp lực. Khi cùng làm việc với người khác, chúng ta phải đối mặt với một lựa chọn bất khả thi giữa chất lượng công việc và chất lượng mối quan hệ tại nơi làm việc. Các bài nghiên cứu cho thấy áp lực xã hội làm cho thành viên trong nhóm có xu hướng đồng tình với quan điểm của số đông, cho dù có những lúc họ tin rằng quan điểm của số đông hoàn toàn sai.
- Làm việc nhóm làm gia tăng sự lười biếng. Bạn đã từng đến một buổi họp mà chỉ có mình bạn chuẩn bị trước chưa? Đó là tình trạng lười biếng xã hội (social loafing) - người ta có xu hướng ít nỗ lực hơn khi làm việc nhóm. Khi cùng làm việc với nhiều người khác, hầu hết mọi người có xu hướng nghĩ rằng ai đó chứ không phải mình nên là người lãnh đạo.
Còn nhiều vấn đề khác nghiêm trọng hơn xảy ra khi làm việc nhóm, khi làm việc trong môi trường hợp tác cao, bạn sẽ càng bị áp lực nặng. Bạn phải tham gia mọi cuộc họp, hội nghị, và nhận hàng loạt email như một cái giá vô hình. Các nhà kinh tế gọi nó là chi phí cơ hội. Nó khiến bạn không thể hoàn thành nhiều việc vì cứ mãi bận rộn "hợp tác". Ở rất nhiều tổ chức, cấp bậc càng cao, bạn càng được mời gọi cộng tác nhiều hơn.
Vậy tại sao chúng ta lại ưu tiên phương pháp kém hiệu quả đó? Một phần là do thói quen còn một phần là do kỳ vọng chung. Việc hợp tác trông có vẻ hiệu quả hơn so với thực tế vì nó khiến tâm trí chúng ta cảm tưởng như vậy. Khi là một phần của nhóm thì ta dễ dàng cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn, lắng nghe ý kiến của người khác và đưa ra các nhận xét. Tuy nhiên thực tế thì tiến độ công việc thường chỉ là ảo tưởng.
Điều này làm dấy lên một câu hỏi thú vị. Nếu hợp tác thường làm giảm sút hiệu quả công việc, vậy tại sao nó lại có tác dụng tuyệt vời đối với nhóm The Beatles?
Nghệ thuật hợp tác thành công
Paul McCartney và John Lennon đều không phải là những nhà tâm lý học, nhưng phương pháp làm việc nhóm họ sử dụng có thể giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
1. Lập nhóm với những người làm được những việc bạn không thể. McCartney có khả năng sáng tác giai điệu rất xuất sắc trong khi Lennon có kỹ năng viết lời bài hát tốt hơn. Hầu hết các giai điệu của McCartney rất sôi nổi còn bài hát của Lennon thường sâu lắng. McCartney thuận tay trái; Lennon thì không.
Bài học: Làm việc nhóm mang lại hiệu quả cao nhất khi đồng đội bổ sung cho nhau chứ không phải là những bản sao về khả năng của nhau. Bên cạnh đó, kỹ năng giống nhau sẽ dẫn đến việc tranh giành quyền lực.
2. Phân biệt rõ vai trò của mỗi người. Vấn đề lười biếng xã hội (Social loafing) hoàn toàn không thể tránh khỏi. Điều đó xảy ra khi trách nhiệm của mọi người quá mơ hồ và các thành viên không biết rõ phạm vi vai trò của mình so với người khác. Khi McCartney và Lennon hợp tác với nhau, họ phân chia rất rõ ràng (trong từng bài hát) rằng ai là người sáng tác chính và ai là người sẽ đưa ra ý kiến.
Bài học: Vạch ra trách nhiệm của mỗi người ngay từ khi bắt đầu dự án sẽ giúp các thành viên nhìn rõ hướng đi và có ý thức tự chủ.
3. Chú trọng làm việc cá nhân. Hầu hết ý tưởng sáng tạo bay bổng chỉ xuất hiện tại nơi chỉ có mình ta, khi đang làm việc một mình. Người ta nghĩ rằng McCartney và Lennon là một nhóm sáng tác nhạc, nhưng sự thật là ý tưởng của những bài hát được "thai nghén" khi họ ở một mình. Họ chỉ cùng làm việc nhau khi đã có được những ý tưởng đủ đến mức họ nghĩ là có thể bắt đầu hoặc sẵn sàng nhận góp ý.
Bài học: Sử dụng thời gian bàn luận để trao đổi ý tưởng, chứ không phải là để hình thành ý tưởng.
Sẽ rất ngu ngốc nếu nói rằng làm việc nhóm lúc nào cũng dẫn đến thiệt hại. Nếu không có hợp tác vậy, chúng ta sẽ không có được Apple, Google, hay Microsoft. Hợp tác chỉ không phải là thuốc chữa bách bệnh mà chúng ta luôn tải tuân theo.
