One Drive For Business - dẹp tan nỗi lo về việc chia sẻ dữ liệu nơi công sở
Nhờ có OneDrive, giờ đây tôi không còn phải lo lắng nhiều về việc lưu trữ, chia sẻ tài liệu trong văn phòng nữa.
Tôi làm việc trong một công ty nhỏ về truyền thông, với nhiệm vụ chính là làm nội dung và ảnh cho các sản phẩm. Dù làm việc và tiếp xúc với máy tính hàng ngày, trình độ kỹ thuật của phần lớn mọi người chỉ ở mức vừa phải, và đôi khi quy trình cũng khá phức tạp.
Trong quá trình làm việc liên quan đến thiết kế, email nội bộ không phải là giải pháp trao đổi tốt nhất do file nặng và phức tạp. Tôi thường xuyên phải sao chép file thiết kế qua những thiết bị lưu trữ như USB hay ổ cứng di động, di chuyển liên tục giữa các khu vực để giao nhận file. Bạn có thể không tin, nhưng đã có lúc tôi từng phải in từng file ra đĩa DVD để tiện trao đổi hơn!
Do quá vất vả nên khi khám phá ra tính năng lưu trữ, đồng bộ trên mây thì tôi đã áp dụng ngay. Tuy nhiên hầu hết dịch vụ chỉ giới hạn dung lượng ở mức 5 – 15GB, đủ dùng cho cá nhân chứ để lưu ảnh hay video thì hơi thiếu. Mọi chuyện chỉ thay đổi khi công ty của tôi quyết định chuyển sang sử dụng bộ Microsoft Office 365 for Business, trong đó có luôn OneDrive for Business.
Lý do ban đầu khiến tôi muốn chuyển sang dịch vụ lưu trữ đám mây chính là khả năng đồng bộ của chúng. Chỉ cần cài đặt phần mềm và lựa chọn một thư mục bất kỳ, sau đó tất cả những nội dung gì bạn đưa vào thư mục đó sẽ được đồng bộ lên “mây”. Đăng nhập cùng tài khoản đó trên các máy khác, nội dung sẽ được tự động tải xuống và cập nhật ngay khi có thay đổi.
Không chỉ đồng bộ giữa các máy tính, OneDrive còn cho phép chia sẻ và đồng bộ giữa nhiều người dùng với nhau. Do đó khi một người thực hiện thay đổi vào tài liệu và lưu lại, chỉ vài giây sau nó sẽ được cập nhật ở máy tính của tôi. Điều này giúp cho tôi có thể trao đổi tài liệu công việc dễ dàng, không cần đi lại và cũng chẳng cần đụng tới email mỗi khi có cập nhật mới.
OneDrive, bên cạnh đó, còn cho phép chúng tôi chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa cùng nhau theo thời gian thực. Tôi sẽ thấy tất cả những gì người kia đang soạn, định thay đổi, có thể góp ý cho nhau ngay lập tức để chốt được nội dung. Đây là tính năng rất quan trọng vì đôi khi phải ngồi làm cùng nhau ta mới có thể thống nhất được.
OneDrive, bên cạnh đó, còn cho phép chúng tôi chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa cùng nhau theo thời gian thực. Tôi sẽ thấy tất cả những gì người kia đang soạn, định thay đổi, có thể góp ý cho nhau ngay lập tức để chốt được nội dung. Đây là tính năng rất quan trọng vì đôi khi phải ngồi làm cùng nhau ta mới có thể thống nhất được.
Với những người làm về nội dung thì còn có một tính năng khác mà OneDrive vượt trội so với việc sao chép thông thường: version history hay kiểm soát phiên bản. Tôi phát hiện ra tính năng này sau một lần nhỡ ghi đè nội dung vào một file quan trọng. Tính năng version history đã “cứu” cho tôi một bàn thua khi cho phép khôi phục lại nội dung ở thời điểm trước đó. Thậm chí nếu có lỡ tay xóa file khỏi máy tính, tôi vẫn có thể tìm lại được trong “thùng rác” của OneDrive.
Dịch vụ lưu trữ đám mây này hỗ trợ tốt cho cả môi trường di động và web. Trên smartphone, ứng dụng OneDrive có thể tích hợp với các ứng dụng khác của bộ Office như Word, Excel (có đầy đủ chức năng khi sử dụng gói Office 365 for Business) để làm việc trực tiếp. Nếu có máy tính mà không cài sẵn ứng dụng, bạn cũng có thể truy cập bộ nhớ qua web và làm việc với giao diện và chức năng tương đương phần mềm cài đặt.
Thực ra phần lớn các tính năng nói trên đều có ở các dịch vụ lưu trữ đám mây nói chung. Điểm vượt trội của OneDrive for Business là nó được tích hợp sâu vào bộ phần mềm Office 365 của Microsoft, cũng như dịch vụ email Exchange mà công ty chúng tôi đang sử dụng. Mức dung lượng đối với mỗi tài khoản sử dụng lên tới 1TB, cho phép tôi thoải mái lưu trữ mà không lo lắng gì.
OneDrive for Business đã giải quyết được phần lớn nhu cầu lưu trữ, chia sẻ tài liệu của tôi. Đây chỉ là một giải pháp trong bộ phần mềm Office 365 for Business, và Microsoft còn cung cấp rất nhiều tính năng hữu dụng khác cho môi trường doanh nghiệp. Với mức giá chỉ từ 115,000 VNĐ/tháng, Office 365 for Business là một sự lựa chọn hợp lý đối với các doanh nghiệp.
Bạn có thể mua riêng gói OneDrive for Business hoặc mua trọn bộ Office 365 for Business thông qua nhà cung cấp giải pháp đám mây cấp 1 của Microsoft tại Việt Nam là CMC Telecom. Thông tin chi tiết tại website: http://office365.cmctelecom.vn/ hoặc hotline: 04 710 65 365.
