Nghiêm cấm tìm kiếm đồ vật, vứt bỏ chúng khi không cần thiết, đây là cách người Nhật tránh lãng phí, tối đa hoá năng suất lao động
Giả sử thời gian để tìm 1 cây bút là 40 giây/người, 1 quyển sách là 40 giây nữa. Tổng cộng bạn đã mất 80 giây. Số thời gian đó đối với người Nhật, cụ thể là ở công ty Toyota gọi là lãng phí.
Đây là ví dụ được đưa ra nhằm chỉ rõ sự lãng phí làm giảm hiệu quả của lao động có thể đến từ những điều nhỏ nhặt nhất. Và theo đó, tìm kiếm một món đồ trong một núi đồ lộn xộn là hành động cần bị loại bỏ.
“Nếu muốn biết năng lực sản xuất của một công ty, hãy thử nhìn vào kho hàng bạn sẽ có ngay câu trả lời mình muốn. Sản phẩm hoàn chỉnh chất như núi, vật liệu và chi tiết khi cần thiết lại không biết ở đâu, số lượng là bao nhiêu... Đây chính là một vài yếu tố điển hình thể hiện năng lực sản xuất của công ty đó!”, ông Yoshihito Wakamatsu đã chỉ rõ trong cuốn sách “Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota ”.
Cũng theo ông, năng lực của con người cũng cần được đánh giá như vậy. Nếu một người có nơi làm việc bừa bãi, hồ sơ và tài liệu chất như núi hay không có khả năng xác định ngay lập tức nơi để dữ liệu, nơi cất địa chỉ liên lạc thì tức là cần phải xem lại năng lực làm việc của người ấy.
“Nghiêm cấm tìm kiếm đồ vật, hãy vứt bỏ nếu bạn thấy không cần thiết”, ông Yoshihito Wakamatsu đưa ra lời khuyên. Lời khuyên này được ông tích luỹ được trong quá trình làm việc nhiều năm ở công ty Toyota.
Theo đó, ông Taiichi Ohno, nguyên PGĐ Toyota đã từng nói: “Để quản lý công xưởng cần phải thực hiện song song cả “Seiri” và “Seiton””.
Đây là 2 chữ S đầu tiên trong 5S, tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Bao gồm: Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).
Seiri – sàng lọc chính là việc phân biệt thứ cần và không cần. Thứ không cần thiết thì loại bỏ hoặc lưu trữ.
Còn “Seiton” là sắp xếp sao cho bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy ngay lập tức khi cần thiết.
Khi một công ty nghiên cứu về khả năng áp dụng của phương thức sản xuất này vào công xưởng của mình, người quản lý đã không khỏi ngạc nhiên về việc không ai còn phải tìm kiếm đồ vật nữa dù trong kho hay tại dây chuyền sản xuất, ông Yoshihito cho biết.
Để thực hiện và duy trì “Seiri” và “Seiton”, ông có đưa ra một vài lưu ý. Ví dụ đối với “Seiri”, hãy quy định rằng những vật không được sử dụng 1 tháng trước và không có kế hoạch sử dụng trong 1 tháng tới là những vật không cần thiết rồi dán bảng tên vào những vậy đó.
Sau đó, hãy lập một danh sách những đồ vật không cần thiết với trạng thái hiện tại và cách xử lý tương ứng. Nếu bạn có suy nghĩ “không biết chứng đến một lúc nào đó sẽ dùng đến nó” thì cũng nên dũng cảm từ bỏ suy nghĩ ấy đi. Nếu xử lý hết chỗ vật dụng không cần thiết này, bạn sẽ không khỏi ngạc nhiên khi thấy những khoảng trống lộ ra.
Tiếp theo là “Seiton”: Đầu tiên là quyết định chỗ để đồ, sau đó hãy ghi lại sơ đồ đầy đủ chỗ để, tên đồ vật và số lượng.
Nếu đã thực hiện cả “Seiri” lẫn “Seiton”, hãy chú ý thêm cả “Seisou” và “Seikeitsu” để có thể duy trì được trạng thái đó.
“Có không ít những doanh nghiệp đang thực hiện 5S tại công xưởng của mình nhưng thực ra chỉ thực hiện triệt để “Seiri” và “Seiton” là đủ.”, ông cho hay.
