Muốn làm việc ít nhưng hiệu quả vẫn cao, chỉ cần áp dụng 6 cách này
Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, thế nhưng tối ưu hoá ra sao khoảng thời gian đó để làm việc hiệu quả nhất lại là điều không phải ai cũng biết.
Mọi người đều có 24 giờ/ngày nhưng có người lại làm được nhiều việc hơn người khác. Liệu có phải họ chăm chỉ hơn?
Rất nhiều chuyên gia đã chia sẻ rằng năng suất được tạo ra một phần nhờ nỗ lực và một phần nhờ hiệu quả. Làm việc thông minh cũng quan trọng không kém làm việc chăm chỉ, nhưng đôi khi chúng ta thường chỉ biết nỗ lực hết sức chứ không biết cách làm việc thông minh.
Dưới đây là 6 cách để làm được nhiều việc hơn mỗi ngày trong khi lại tốn ít công sức hơn:
1. Thuê ngoài (outsourcing)
Trở ngại lớn nhất mà chúng ta gặp phải là học được rằng những tác vụ hàng ngày có thể thuê ngoài được và tìm ra cách outsource.
Dịch vụ nhân trợ lý ảo (VA) có thể là một lựa chọn mang lại nhiều giá trị và là một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian.
Nếu bạn đã nghĩ đến việc thuê ngoài một số tác vụ, cần phải kiểm tra một VA trước khi đưa ra quyết định. Tìm được một VA hiệu quả không khó nếu bạn có thể truyền tải được hết những gì bạn cần và xác định rõ kết quả mong muốn.
2. Trao quyền cho người khác
Nếu bạn có một đội hoặc các đối tác, hãy sử dụng họ. Đừng ngại cử họ làm đại diện và san sẻ bớt trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm khi bạn cần.
Bạn không cần lúc nào cũng phải là “siêu anh hùng” trong công ty của mình. Hãy ưu tiên những gì quan trọng nhất với mình, và giao phần còn lại cho người khác. Vấn đề ở đây là giao đúng người đúng việc, tức là kết nối yêu cầu của tác vụ với năng lực của người thực hiện.
Ban đầu, bạn có thể áp dụng với những việc nhỏ cho các thành viên trong nhóm. Một khi đã giúp họ có được sự tự tin, bạn có thể giao thêm những trọng trách lớn hơn.
3. Tập trung nhiều hơn, làm ít hơn
Điểm mấu chốt để hoàn thành được nhiều việc hơn là làm ít hơn. Bạn không tin ư?
Hãy nhớ lại lần cuối cùng bạn làm nhiều việc cùng một lúc là khi nào. Và bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành tất cả?
Giờ hãy tính thời gian bạn dồn toàn bộ tâm trí vào một việc. Kết quả có tốt hơn không?
Cùng một lúc, hãy làm càng ít việc càng tốt. Hãy chọn ra những công việc cần thiết một cách cẩn thận và có mục đích. Quy luật chung của việc này là mỗi lúc chỉ tập trung vào một thứ. Đặt ra một mục tiêu, hoặc một cái đích lớn cần phải hoàn thành mỗi ngày, và tập trung toàn bộ con người bạn vào đó.
4. Bố trí thời gian nghỉ ngơi trong khi làm việc
Nói về năng suất, việc tạo ra động lực là rất quan trọng. Tuy nhiên, những ai quá phụ thuộc vào động lực để hoàn thành nhiều việc hơn thường dễ bị kiệt sức hơn. Do đó, những khoảng thời gian nghỉ ngơi thư giãn là cực kỳ quý giá. Nó giúp bạn tái tạo năng lượng, làm cho đầu óc thoải mái và có được những ý tưởng mới mẻ hơn.
5. Tự động hóa
Có thể có những email mà bạn thường xuyên nhận được và có thể tạo một phản hồi tự động. Một số công cụ thậm chí còn có thể giúp bạn tự động hóa chiến lược marketing trên các phương tiện truyền thông xã hội nữa.
Hãy tận dụng ưu thế của công nghệ và vô vàn các công cụ trợ giúp sẵn có trên Internet để giúp bạn tự động hóa các khía cạnh trong cuộc sống và công việc của bạn.
6. Hợp lý hóa càng nhiều quy trình càng tốt
Hãy nhận diện những quy trình lặp lại liên tục ở nơi bạn làm việc, và xem liệu có thể cải thiện được ở công đoạn nào.
Chẳng hạn, bạn có thể tương tác với hàng chục khách hàng mỗi ngày và trả lời các câu hỏi của họ. Một trong những cách phổ biến nhất là tổ chức lại dịch vụ khách hàng để có những phản hồi được chuẩn bị sẵn dành cho những câu hỏi phổ biến nhất mà khách hàng đưa ra.
Một số cách khác có thể là giảm số lượng các cuộc họp; chỉ check mail một hoặc hai lần mỗi ngày vào những khung giờ cố định; củng cố lại các phần mềm hoặc rút ngắn danh mục những việc cần làm của mình.
Hãy tìm ra những thứ dư thừa, không cần thiết hoặc gây cản trở trong công việc, rồi bắt đầu loại bỏ chúng.
