Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ

29/05/2017 07:20 PM | Sống

Bạn nghĩ mình rất bận rộn, nhưng liệu có thực sự như vậy ? Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp thời gian dưới đây của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower

Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng

1. Khẩn cấp  quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ - Ảnh 1.

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box cho một ngày:

Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ - Ảnh 2.

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng" – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số điểm được rút ra từ việc sử dụng phương pháp này:

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: "Liệu tôi thực sự cần làm việc này?".

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc "Ở lại làm việc muộn hơn một chút" hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: "Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi"

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới "Bỏ đi" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Diệu Bảo

Theo Trí Thức Trẻ

Cùng chuyên mục
XEM

NỔI BẬT TRANG CHỦ

Lý Quý Trung: “Trong kinh doanh, mất hứng là mất hết”

“Buông tay để thua là dễ nhất, tiến tới chiến thắng mới là cái khó”. Đó là một trong những câu nói của các nhà khởi nghiệp “tiền bối” đã từng trải qua nhiều thất bại trên con đường startup ở tuổi đời còn trẻ. Thậm chí có người dùng cả thanh xuân để khởi nghiệp và đã gặt hái được thành công nhờ vào sự kiên định của bản thân.

Câu chuyện kinh doanh

Vingroup mở “Siêu thị Vinmart 4.0” - Virtual Store đầu tiên tại Việt Nam: Khách chỉ cần nhìn áp phích và quét mã QR, 2 tiếng sau hàng đã tới cửa nhà

Vingroup vừa thông báo ra mắt siêu thị ảo VinMart 4.0 (Virtual Store), mô phỏng hơn 100 nhóm sản phẩm chọn lọc bằng hình ảnh trên những tấm áp-phich khổ lớn. VinCommerce và VinID đặt kỳ vọng sẽ tạo nên một cuộc cách mạng trong tiêu dùng bán lẻ tại Việt Nam...

"Made in USA" vs "Made in China": Khi chiến tranh thương mại nâng tầm thành Đại chiến công nghệ (P.1)

Trong suốt chiều dài lịch sử của nhân loại, khi 1 thế lực mới bành trướng và đe dọa thế lực cũ, xung đột và chiến tranh là điều tất yếu phải xảy ra. Những cuộc đàm phán, thỏa thuận chỉ tạm làm dịu xung đột về lợi ích chứ không thể ngăn cản được xu thế đối đầu giữa các cường quốc.

Câu chuyện kinh doanh

Chống đỡ chiến tranh thương mại, Trung Quốc ra sức phát triển hệ sinh thái blockchain: Chiến lược "ba chiếc lồng ấp" và "hộp cát sandbox"

Tổng thống Donald Trump từng tuyên bố trong một diễn văn tháng 2/2019 rằng chính phủ Mỹ không có chính sách tổng thể về blockchain. Tuy nhiên, Trung Quốc đã duy trì quan điểm ngược lại và đang trở thành quốc gia có nhiều dự án blockchain nhất thế giới

Đọc thêm