Bạn có đang làm việc thực sự hiệu quả? Nếu cứ quen thói dựa dẫm, ỷ lại vào yêu cầu của sếp thì đừng mơ đến ngày được tăng lương!
Nếu không học được thói quen "chủ động", bạn có làm việc cũng như không. Nếu tiếp tục giữ tâm thái " trông chờ", sự nghiệp của bạn khó mà phát triển thuận lợi.
Trong công việc, rất nhiều người coi nhẹ tầm quan trọng của việc chủ động giám sát tiến độ; sự việc nếu không giám sát sẽ không có tiến triển!
Đôi khi không thể dùng những thước đo trong công việc để thể đánh giá được một người đáng tin hay không; không phải chỉ đánh giá riêng năng lực, mà cần xem xét thói quen và tư duy khi làm việc, bao gồm cả cách làm việc nhóm và quản lý tiến độ.
Đây cũng chính là điểm yếu của nhiều người, làm việc âm thầm mệt mỏi, nhưng lại thiếu đi mặt giao tiếp và bám sát, vì vậy thường xuyên nghe thấy trách móc: người này không đáng tin!
Vậy phải làm thế nào? Học cách giao tiếp, học cách giám sát, làm cho công việc hiểu quả hơn?
Đối với trường hợp này, có hai vấn đề cần được giải quyết: đối ngoại - cần kịp thời giám sát, đối nội - cần quản lý tiến độ
Tiền đề của giao tiếp có hiệu quả là nhận thức được "trao đổi" chính là một bộ phận của công việc, tiếp đó cần coi việc "giám sát" như một hạt giống thói quen cần nuôi dưỡng không ngừng, như vậy không chỉ làm cho bạn thành thạo trong công việc, mà còn nâng cao hiệu quả của cả tập thể.
Quản lý tiến độ, giống như một khung, có thể từ mớ lộn xộn, trong vòng xoay công việc tìm thấy điểm đột phá nhằm "nâng cao hiệu suất, xử lý công việc một cách ung dung nhẹ nhàng".
Từ đó công việc tuần hoàn thuận lợi, còn giúp bản thân có thêm thời gian "gia tăng giá trị bản thân".
Suy cho cùng, mấu chốt vấn đề một con người đáng tin hay không nằm ở chỗ họ định nghĩa thế nào là hoàn thành tốt công việc.
Vậy, trong công việc, bạn có coi trọng giao tiếp và "giám sát" không? Hay "sếp không hỏi, bạn sẽ không nói".
Không giám sát sự việc sẽ không có tiến triển
Trong công việc, tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin hết sức quan trọng, nhưng lại có rất nhiều người xem nhẹ việc này: sếp không hỏi, cấp dưới không nói; cấp dưới không nói, sếp không hỏi.
Vì thế hông tin giữa cấp trên và cấp dưới không tường đồng, gây trở ngại đối với tiến triển công việc.
Khi công tác tại nước ngoài, tôi bồi dưỡng được thói quen làm việc "follow up".
Ví dụ nếu tôi có hẹn với đối tác hai tuần sau gặp mặt, tôi sẽ đánh dấu trên thời gian biếu, 2 ngày trước ngày đó, lịch trình sẽ báo tôi cần xác nhận lại cuộc hẹn này.
Trong rất nhiều năm làm việc, đều rất ít phát sinh trường hợp cuộc hẹn bị hủy hay thay đổi đột ngột. Mỗi lần gặp mặt tôi bắt buộc hẹn chính xác thời gian cho lần gặp sau, và trước 1, 2 ngày trước ngày gặp mặt, tôi lại xác nhận lại.
Giống như trên đã nói, tôi thích sự chủ động, quan trọng hơn, sự việc không bám sát sẽ không có tiến triển tích cực.
Giao tiếp chính là một phần công việc
Tôi có một cộng sự lâu năm, có một thói quen xấu đó là không biết trao đổi tiến độ công việc. Khi đã giao việc cho anh, rất lâu sau cũng không thấy phản hồi. Qua vài tuần tôi đột nhiên nhớ ra, liền hỏi anh thế nào rồi, anh nói "đã hoàn thành rồi".
Có thể anh đang nghĩ mình được cộng điểm, nhưng ai biết được trong lòng tôi đang thầm trừ của anh 2 điểm.
Đầu tiên, liên tục không có phản hồi, tôi không thể yêm tâm bỏ qua một bên, hay nói cách khác, công việc này vẫn thuộc trách nhiệm của tôi, vì vậy trừ 1 điểm.
Tiếp đó, hoàn thành cũng không nói, làm cho tôi vẫn phải bận tâm về công việc này, trừ thêm một điểm. Nếu để cho tôi từ nơi khác nghe được anh đã hoàn thành công việc, mà thân là cấp trên trực tiếp, tôi lại không hay biết gì, chắc chắn sẽ bị trừ thêm một điểm!
Thang điểm thành tích của tôi là 5, 1 điểm sẽ bị loại, nếu xét vị cộng sự này xuất phát năng lực từ thang điểm cao nhất, thì chỉ vì thiếu khả năng giao tiếp trao đổi, anh cũng gần như sắp bị loại!
Đây cũng có thể là vấn đề thuộc về giá trị quan. Tôi cảm thấy vị đồng nghiệp này cho rằng trao đổi là vấn đề ngoài luồng, không nên để nó chiếm mất thời gian làm việc.
Nếu có người nói "gần đây công việc quá bận rộn, không có thời gian trao đổi với đồng nghiệp" thì người đó chắc chắn là người không coi trọng việc trao đổi.
Trước đây khi còn đào tạo nhân viên kinh doanh, tôi sẽ yêu cầu họ mỗi ngày gọi điện một lần báo cáo , chính là để bồi dưỡng thói quen giao tiếp trao đổi. Tôi còn dạy họ cách báo cáo, vì vậy nếu gặp phải vấn đề chúng tôi có thể lập tức đi xử lý.
Tôi cho rằng không có ai bẩm sinh đã có năng lực giao tiếp tốt . Muốn trở thành người giao tiếp giỏi, đầu tiên cần nhận thức được giao tiếp chính là một phần của công việc, thậm chí là một phần rất quan trọng. Nếu khi đã hoàn thành mà không có báo cáo với người có liên quan, đối với họ mà nói, có thể bạn còn chưa bắt đầu công việc.
Sau khi có được ý thức trên, hành vi của bạn mới có thể bắt đầu có thay đổi.
Việc trao đổi có hiệu quả có thể làm cho 7 phần công việc biến thành 10 phần
Tôi sẽ chia sẻ thêm về cách làm việc của một người trợ lý trước đây của tôi.
Nếu trợ lý sắp xếp lịch trình cho tôi đi tham gia sự kiện, đặc biệt là sự kiện lớn, sau khi đã quyết định, cô sẽ bố trí mỗi tuần một cuộc họp ngắn 15 - 30 phút qua điện thoại, mời tất cả những người cùng tổ chức sự kiện để trao đổi.
Thông thường trong quá trình tổ chức sẽ có nhiều vấn đề cần xử lý, sau nghe tiến độ tôi có thể cũng có những ý kiến khác. Liên tục như vậy cho đến hai ngày trước khi đi công tác, tất cả đã được bố trí ổn thỏa, cô sẽ đưa cho tôi bản chi tiết lịch trình, vào thời điểm cụ thể nào sẽ làm gì ở đâu, cố gắng để tất cả chi tiết nhỏ nhất đều xuất hiện trong lịch trình của tôi.
Nhưng tôi cũng từng có một số trợ lý thậm chí đến việc tôi biến mất cũng không biết, trước khi công tác cũng không có lịch trình cụ thể, đến sân bay vé cũng chưa đặt…
Tôi cảm thấy sự khác biệt này ở chỗ họ định nghĩa thế nào là làm tốt một công việc.
Ví dụ, sếp cần mua vé ngày kia đi Thành phố Hồ Chí Minh, một trợ lý đáng tin sẽ định nghĩa việc này là cần thuận lợi đưa sếp đến nơi và thuận lợi đón sếp quay về.
Họ sẽ nghĩ cả hành trình sẽ có thể gặp phải những vấn đề gì, thậm chí cả những vấn đề mà sếp chưa nghĩ tới, họ cũng sẽ dự trù phương án trong đầu.
Kiểu trợ lý như vậy có độ cẩn thận vượt xa cả bạn, như vậy bạn mới có thể hoàn toàn yên tâm. Nếu không, cả ngày bạn chỉ lo họ sẽ quên mất gì, như vậy thậm chí họ còn trở thành gánh nặng của bạn.
Thế nhưng bạn cũng đừng vội cho rằng những trợ lý không đáng tin không muốn hoàn thành tốt công việc, họ cũng là những nhân viên tốt đầy nhiệt huyết, có thể chỉ là do họ có chút đãng trí. Thêm nữa tôi cho rằng một nguyên nhân gây ra sự khác biệt ở đây chính là định nghĩa "công việc".
Ví dụ khi cho họ đi đặt vé máy bay, họ sẽ lập tức đi đặt; đặt xong lập tức quay lại với công việc của họ. Còn bạn, bạn vẫn không hay biết nhân viên của mình đã đặt vé chưa?
Còn một nhân viên đáng tin cậy sẽ định nghĩa việc đặt vé bao gồm: một là hỏi yêu cầu cụ thể số hiệu chuyến bay, thời gian, vị trí chỗ ngồi; hai là sau khi đặt vé xong sẽ cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi lại với người phụ trách tương ứng, để cho họ biết đã hoàn thành công việc.
Mọi công việc cần có phần trao đổi! Tôi thường nói, nếu không trao đổi đến nơi đến chốn, có thể bạn làm được 8 phần, cuối cùng có thể bị trừ chỉ còn 4 phần; nhưng nếu bạn trao đổi có hiệu quả, 7 phần công việc có thể biến thành 10!
Trao đổi có thể làm cho bạn trở nên xuất sắc, cũng có thể làm bạn bị loại khỏi cuộc chơi, vì vậy cần hết sức coi trọng.
Trao đổi - một khi đã bắt đầu thì không được dừng lại, không ngừng trao đổi là mắt xích bắt buộc cần có để duy trì cải thiện bất kỳ mối quan hệ nào.
Vì vậy, nếu không học được thói quen chủ động giám sát, trao đổi, bạn có làm việc cũng như không. Nếu tiếp tục giữ tâm thái "trông chờ", sự nghiệp của bạn khó mà phát triển thuận lợi!
