9 bước hiệu quả nhất các sếp giỏi thường làm để đào tạo nhân viên mới

Các công ty bận rộn thường đấu tranh để quản lý chu trình đào tạo và đào tạo hiệu quả. Tuy nhiên, đào tạo đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì. Thông tin từ Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực cho thấy 69% nhân viên có nhiều khả năng ở lại một công ty nếu họ có trải nghiệm tốt trong thời gian đào tạo.

Sau đây là 9 chiến lược đơn giản để cải thiện cách bạn đào tạo nhân viên mới cũng như cải thiện đáng kể việc giữ chân họ.

1) Lập kế hoạch

Đối với một việc gì đó quan trọng như đào tạo, bạn không muốn lướt nhanh qua nó. Trước khi nhân viên mới của bạn bắt đầu làm việc, hãy lập một danh sách tất cả mọi thứ bạn cần phải theo dõi trong quá trình rèn luyện. Đặt mình vào vị trí của họ và hỏi thông tin nào sẽ có giá trị nhất.

Hãy xem xét các câu hỏi sau:

- Những kiến ​​thức hoặc kỹ năng nào họ cần để bắt đầu dự án đầu tiên?

- Những loại công việc nào bạn cần xử lý ngay lập tức (thiết lập địa chỉ email, điền vào giấy tờ, v.v.)?

- Ai là người giỏi nhất trong nhóm của bạn để trả lời các loại câu hỏi khác nhau?

- Bạn muốn họ cảm thấy thoải mái với điều gì khi kết thúc khóa đào tạo ?

Một khi bạn đã trả lời những câu hỏi đó cho chính mình, hãy chia sẻ một phác thảo ngắn gọn về lịch trình đào tạo với nhân viên mới của mình. Bạn không cần có quá nhiều thông tin khiến việc đào tạo trở nên quá tải nhưng cũng nên đủ danh sách kỳ vọng rõ ràng.  

2) Cá nhân hóa cách tiếp cận của bạn

Mọi người tiếp nhận và xử lý thông tin theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể là một người học trực quan cụ thể như văn bản, sơ đồ, hình ảnh nhưng nhân viên mới có thể có một cách học hoàn toàn khác.

Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ khóa đào tạo nào, hãy hỏi họ cách họ học tốt nhất để bạn không lãng phí thời gian vào các phương pháp đào tạo không hiệu quả.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể yêu cầu để bắt đầu:

- Họ thích quan sát, lắng nghe hay làm gì?

- Họ có cần thời gian để viết ra hoặc thử thực hành không?

- Họ tự sắp xếp các vấn đề tốt hơn hay làm việc nhóm tốt?

Hãy thích nghi công việc đào tạo để phù hợp nhất với sở thích học tập của họ. Lý tưởng nhất là việc đào tạo của bạn nên kết hợp các loại hình học tập khác nhau để bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cho những lần tuyển dụng mới trong tương lai.

3) Đi chậm

Đào tạo thường có thể cảm thấy giống như một cuộc đua marathon cho cả bạn và nhân sự mới. Thay vì cố gắng nhồi nhét lượng thông tin của 1 năm vào một tuần, hãy biến việc đào tạo thành một quá trình từ từ, liên tục.

Chia các chủ đề lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Tạo cơ hội cho nhân viên mới để kiểm tra kiến ​​thức mới trong một môi trường được hỗ trợ nơi họ có thể đặt câu hỏi và nhận phản hồi ngay lập tức.

Hãy nhớ rằng họ hấp thụ rất nhiều thông tin cùng một lúc. Hãy dành thời gian giữa các buổi đào tạo để họ xử lý những gì đã học. Và không nên thất vọng nếu nhân viên mới của bạn cần được hướng dẫn nhiều hơn một lần trên thực tế. Bạn nên tích cực khuyến khích họ đặt câu hỏi tiếp theo để đảm bảo họ hiểu những gì bạn đang dạy họ.

4) Nhận hỗ trợ từ các thành viên trong nhóm

Không có quy tắc nào nói rằng một người phải quản lý đào tạo toàn bộ 1 nhân viên mới. Trên thực tế, điều này có lợi cho một nhân viên mới học hỏi và làm quen với nhiều thành viên trong nhóm trong khi được đào tạo. Mỗi người sẽ chia sẻ một bộ kỹ năng và chuyên môn khác nhau.

Đánh giá sức mạnh và tài năng của nhóm của bạn. Kết hợp các cá nhân với các nhiệm vụ đào tạo nơi họ sẽ tỏa sáng, nhưng giữ trọng tâm của từng nhiệm vụ hẹp và có thể đo lường được để tránh quá tải.

5) Sử dụng công nghệ cho lợi thế của bạn

Tận dụng công nghệ giúp việc đào tạo nhân viên dễ dàng hơn và giúp họ đến với thành công.

Thiết lập các cách để nhân viên mới đăng ký làm việc trực tuyến hoặc từ xa  trước khi họ bắt đầu để bạn có thể biết quy trình đào tạo nội bộ đang triển khai đến đâu.

 Tạo một video giới thiệu về công ty và nhóm của bạn mà những nhân sự mới có thể xem lại thay vì phải hỏi đồng nghiệp.

Sử dụng một công cụ quản lý dự án để cung cấp cho nhân viên mới quyền kiểm soát nhiều hơn đối với kinh nghiệm đào tạo trước khi chuyển qua nhiệm vụ khác.

Sử dụng các ứng dụng hoặc nền tảng học tập của bên thứ ba để phát triển chuyên nghiệp hơn.

Hãy cởi mở với các công cụ mới và tìm thấy những công cụ giúp nhân viên của bạn tăng tốc.

6) Đừng quên về văn hóa

Bạn muốn nhân viên mới của bạn cảm thấy được tham gia và là một phần của công ty, điều quan trọng không chỉ nằm ở những việc bạn làm mà còn ở việc bạn là ai.

Khi bạn tham gia đào tạo, hãy nghĩ về những gì bạn mong đợi từ nhân viên mới như là một phần của văn hóa đội nhóm:

- Những giá trị cốt lõi nào họ nên chia sẻ?

- Những hành vi và thái độ nào bạn muốn trở thành hình mẫu?

Tìm kiếm cơ hội để tích hợp phù hợp văn hóa vào quá trình đào tạo nhân viên. Ví dụ, nếu dịch vụ cộng đồng là quan trọng đối với nhiệm vụ của bạn, bạn có thể thực hiện một dự án tình nguyện nhóm hoặc một phần chuyển nhượng chuyên nghiệp đào tạo.

7) Phân công công việc nhóm

Là thành viên mới nhất của một đội là điều khá căng thẳng khi họ muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên và không mắc phải bất kỳ sai lầm lớn nào. Hãy Giảm bớt áp lực cho người mới bằng cách đưa họ vào một nhóm nhỏ, không quá 3-5 người. 

Trong một nhóm nhỏ, mọi thành viên trong nhóm, dù họ là người hướng nội, hướng ngoại, quản lý kỳ cựu hay thuê người mới đều có cơ hội đưa ý tưởng và kinh nghiệm của họ lên bàn. Bầu không khí này tạo điều kiện cho tư duy phê phán, xây dựng tình bạn và khuyến khích sự sáng tạo.

8) Khắc phục sự cố trong thời gian thực

Hãy chú ý đến từng bước của khóa đào tạo. Hãy đợi cho đến khi tuần hay tháng kết thúc để bắt đầu xử lý sự cố và điều chỉnh các quy trình của bạn.

Khi bạn thực hiện kế hoạch đào tạo, hãy tự hỏi mình những câu hỏi này hàng ngày:

- Điều gì dường như được quan tâm ?

- Những sai lầm là gì?

Kiểm tra thường xuyên với nhân viên mới của bạn. Hỏi và trả lời câu hỏi. Hãy nói rõ rằng bạn không mong đợi họ hiểu mọi thứ ngay lập tức. Hãy linh hoạt khi bạn tiến về phía trước. Nếu một phần của khóa đào tạo đang hoạt động, hãy tìm hiểu vấn đề là gì và thử nó theo cách khác.

9) Đưa ra phản hồi nhanh chóng

Khi nhân viên của bạn bắt đầu cảm thấy thoải mái hơn trong công ty và vai trò của họ, hãy đưa ra phản hồi về hiệu suất. Hãy cho họ biết mảng công việc nào đang làm tuyệt vời và cũng như giúp đỡ họ trong những lĩnh vực cần cải thiện.

Làm việc với nhân viên để đặt ra các mục tiêu cụ thể trong vài tháng đầu. Những gì họ có thể đạt được trong tháng đầu tiên? Quý đầu tiên? Sáu tháng đầu? Cung cấp cho họ quyền sở hữu đối với các mục tiêu này, nhưng cũng hỗ trợ họ khi cần thiết.

Thảo Nguyên