7 lỗi khi viết email rất nhiều người mắc, cần khắc phục ngay nếu không muốn gây khó chịu cho người khác

26/12/2017 09:31 AM | Sống

Đừng để mình bị trở thành một kẻ khó chịu thể hiện ngay qua từng bức email gửi cho bạn bè, đồng nghiệp nhé.

7 lỗi khi viết email rất nhiều người mắc, cần khắc phục ngay nếu không muốn gây khó chịu cho người khác

Email chắc chắn là một trong những công cụ cần thiết bậc nhất trong công việc sử dụng máy tính và smartphone ngày nay. Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách viết nó sao cho... người nhận không ghét mình hơn sau khi đọc xong. Vậy thì có những điều gì cần tránh khi viết email? Hãy cùng đi tìm hiểu luôn sau đây.

1. Gửi mail "Khẩn cấp" liên tục

Thông thường, chúng ta hay đặt tag [KHẨN CẤP] ở đầu tiêu đề mail khi muốn mọi người để tâm làm theo ngay nội dung trong đó. Nhưng cũng giống như cậu bé chăn cừu, nếu như bạn cứ mãi kêu gào khẩn thiết phải chú ý tới mình một cách vô nghĩa, không cần thiết thì sẽ tới lúc mail của bạn không còn sức nặng với người nhận, kể cả khi nó có thật sự khẩn cấp đi nữa.

Vì thế, hãy cân nhắc mà lựa chọn và ưu tiên nội dung một cách chuẩn nhất, để mình không bị gắn mác "còi to" mỗi lần gửi mail nhé.

2. Viết hoa hết mọi chữ cái

Dù không nói và cũng không có quy định nào liên quan, nhưng thực sự là viết hoa mọi chữ khiến cho bạn như thể đang... quát mắng với người đọc và ra lệnh cho họ vậy.

Cách khắc phục là cứ viết như thường thôi. Sau đó dùng các công cụ đổi màu chữ, bôi đen, in đậm, gạch chân để làm nổi bật nội dung muốn nhấn mạnh. Chẳng phải tốt hơn nhiều sao?

3. Quá suồng sã, tự nhiên

Không phải ai trong danh sách gửi mail, thậm chí là gửi tin nhắn, cũng là người phù hợp để bạn gửi nội dung lời nhắn tự nhiên như khi đang "chém gió" vui vẻ với bạn bè thân thiết cả. Lưu ý lời nói chữ nghĩa trước khi sáng hôm sau, thay vì mail trả lời vấn đề được hỏi thì lại là mail cảnh cáo đấy nhé.

4. Thêm người nhận tùy ý

7 lỗi khi viết email rất nhiều người mắc, cần khắc phục ngay nếu không muốn gây khó chịu cho người khác - Ảnh 1.

Chức năng "Cc", "Bcc" trên mail là để thêm người gửi kèm, họ có thể không phải người chính thức được gửi mail nhưng sẽ vẫn liên quan và thấy được mail đó. Sự khác nhau nằm ở chỗ người được "Cc" có thể thấy được mọi người nhận khác, còn người được "Bcc" thì chỉ biết là mình nằm trong số những người nhận mail, không biết danh tính những người nhận còn lại.

Dù là "Cc" hay "Bcc" thì chắc bạn sẽ không muốn một bức thư trong đó có nội dung nhạy cảm, tế nhị, dù ít hay nhiều, nhưng lại bị người gửi tự tiện thêm ai đó vào danh sách gửi kèm xem cùng được nhỉ.

5. Gửi mail vào lúc... 3h sáng

Biết là không phải lúc nào những mail đó cũng cần đọc và giải quyết luôn vào lúc ấy, nhưng giả như người đó giữ thói quen gửi mail vào khung giờ đó và sau này lại tình cờ có việc quan trọng thật thì sao? Nên nhớ là không phải ai cũng là kẻ tham công tiếc việc, online thâu đêm suốt sáng làm "cú đêm" đâu.

6. Quá rườm rà và vòng vo

7 lỗi khi viết email rất nhiều người mắc, cần khắc phục ngay nếu không muốn gây khó chịu cho người khác - Ảnh 2.

Sững sờ vì khối lượng chữ trong mail.

Dù ngắn hay dài, hãy cố gắng chào hỏi đúng cách, ngắn gọn và đi vào nội dung chính càng nhanh càng tốt. Đây không phải là bài tập làm văn cấp 1, khi mà bạn luôn phải hỏi thăm kiểu "Cậu dạo này thế nào? Có khỏe không? Gia đình cậu còn ở đây chứ...". Thay vào đó, hãy đưa ra ngay công việc cần đề cập để tránh mất thời gian của nhau, vì cũng chẳng ai chấm điểm tổng kết cho nội dung bay bổng trong mail đâu.

7. Quá nhiều lỗi chính tả vặt

Vấn đề này thì không phải bàn cãi và giải thích nhiều nữa. Còn nếu chưa hiểu thì cứ thử đặt mình vào vị trí của một người nhận mail mà trong đó toàn lỗi chính tả đi. Nếu như bạn là cấp trên, chắc hẳn câu đầu tiên bạn trả lời mail lại cho nhân viên kia sẽ là "10.000 đồng cho 1 lỗi chính tả, sáng mai lên nộp phạt" đó.

Theo NPQM

Trí thức trẻ

NỔI BẬT TRANG CHỦ

Đây là lý do gần 60 DN chịu chi 1 tỷ đổi lấy 30s quảng cáo AFF Cup 2018: Một hãng sữa tầm tầm của Việt Nam đã tăng doanh số 200% nhờ bóng đá như thế này!

Vinamilk là thương hiệu sở hữu quảng cáo "dài hơi" nhất trong tổng cộng 60 quảng cáo trước và giữa trận chung kết AFF Cup 2018 vừa qua, lên tới 60s dù báo giá quảng cáo 30s của VTV tăng kỷ lục lên tới 950 triệu đồng. Thực tế, giới trong ngành Marketing cho biết, đối thủ của Vinamilk từng tăng doanh số tới 200%, lên 6.000 tỷ đồng nhờ một video quảng cáo "tranh thủ" tình yêu bóng đá của người Việt.

Câu chuyện kinh doanh

Hé lộ thân thế "không phải dạng vừa" của Founder Be - Trần Thanh Hải: Mang dòng máu hoàng gia Campuchia, chồng của cựu siêu mẫu Vũ Thu Phương

Mẹ của Cofounder VNG Trần Thanh Hải - nhà sáng lập ứng dụng gọi xe Be mới ra mắt - là người thuộc Hoàng gia Campuchia. Ông Hải là cháu trai của Hoàng thân Norodom Sihanouk. Ông kết hôn với cựu siêu mẫu Vũ Thu Phương năm 2011.

Câu chuyện kinh doanh

CEO Vinfast Service kể chuyện một tập đoàn chi 2 triệu USD mua phần mềm chấm công và nhắn nhủ Startup: Hãy tìm thị trường ở "khe", "hẻm" của DN lớn!

Tổng Giám đốc VinFast Service cũng bày cho các startup làm thế nào để không bị "chết", bị "ăn cướp" khi bán sản phẩm cho các doanh nghiệp lớn...

Đây là 5 vấn đề pháp lý khi kinh doanh homestay nhà đầu cần lưu ý để tránh "tiền mất tật mang"

Kinh doanh homestay đang thu hút cả giới đầu tư trẻ và các chủ nhà sở hữu BĐS cho thuê tham gia. Đây là loại hình được các chuyên gia trong ngành đánh giá “dễ mà không dễ” bởi cũng như các mô hình đầu tư khác, kinh doanh homestay đi kèm với những điều kiện về pháp lý mà nếu không cẩn trọng, nhà đầu tư rất dễ “tiền mất tật mang”.

Đọc thêm