6 lớn hơn 8: Công thức đơn giản để làm việc hiệu quả hơn cho giới văn phòng

Năng suất phá hoại tổ chức hiện đại

Ngày nay, nhiều tổ chức phá bỏ "guồng quay" bằng cách đặt kỳ vọng vào tính khả dụng và đáp ứng công việc. Nghiên cứu của Adobe cho thấy nhân viên dành trung bình 6 giờ mỗi ngày cho email. Một nghiên cứu khác cho thấy một nhân viên trung bình kiểm tra email 74 lần một ngày, trong khi mọi người chạm vào điện thoại thông minh của họ 2.617 lần một ngày . Nhân viên luôn trong tình trạng mất tập trung.

Jason Fried, tác giả của cuốn sách Không cần phải điên rồ khi làm việc, cho biết: Đối với các công việc sáng tạo như lập trình và viết lách, mọi người cần có thời gian để thực sự nghĩ về công việc họ đang làm. Nếu bạn hỏi họ khi lần cuối họ thực sự nghĩ về công việc là khi nào, hầu hết mọi người sẽ nói với bạn rằng họ không có thời gian để nghĩ về chúng quá lâu, điều này thực sự chẳng hề tốt chút nào.

Ngày làm việc với cường độ cao thường có các đặc điểm sau:

● Các cuộc họp thảo luận về các vấn đề kéo dài hàng giờ;

● Họp thống nhất công việc và các phương án dự trù

● Tin nhắn đến không ngừng từ hộp thư, biểu tượng của việc đặt mục tiêu của người khác lên trước mục tiêu của chính mình

● Đi du lịch- thường là đường dài, để gặp gỡ trực tiếp mọi người, khi chỉ liên lạc bằng một cuộc gọi điện thoại là không đủ

● Kết quả là chuyển đổi giữa các nhiệm vụ liên tục và hứng chịu hậu quả của sự chuyển đổi đó, khiến người ta cảm thấy kiệt sức.

● Lãng phí thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể.

● Mất thời gian vào các nhiệm vụ mang tính thô sơ và hành chính

Grant nói: "Cộng đồng lãng phí rất nhiều thời gian tại nơi làm việc. Tôi sẽ sẵn sàng đặt cược rằng trong hầu hết các công việc, mọi người sẽ hoàn thành công việc chỉ trong 6 giờ nếu họ tập trung, hơn là dành 8 giờ làm việc mà không tập trung."

Cal Newport cũng nói rằng chúng ta sẽ thấy được sự thay đổi đột phá trong năng suất lao động của bản thân nếu chúng ta tập trung làm việc dù chỉ trong 3 đến 4 giờ đồng hồ.

Fried đồng ý, nói rằng anh ta sẽ tập trung trong khoảng nửa ngày. Nếu bạn không có được bốn giờ tập trung cho chính mình một ngày, thì cho dù bạn có dành nhiều giờ hơn để làm việc cũng không bù đắp được. Nếu bạn ở lại văn phòng lâu hơn bạn sẽ hoàn thành công việc nhiều hơn.

Mặc dù có những tiến bộ trong công nghệ khiến nhiều người thấy mình được hỗ trợ để hoàn thành công việc tốt hơn và hiệu quả hơn chỉ trong 5 giờ làm việc để theo kịp tiến độ công việc, nhưng thực tế lại chẳng phải vậy.

Làm thế nào để khiến một ngày làm việc ngắn hơn, năng suất hơn

Tôi đã thực hiện một thử nghiệm kéo dài 2 tuần, 6 giờ với nhóm của tôi tại Collective Campus có trụ sở tại Melbourne, Úc. Ngày làm việc ngắn hơn buộc nhóm phải ưu tiên hiệu quả, hạn chế gián đoạn và hoạt động ở mức có chủ ý hơn nhiều trong vài giờ đầu tiên trong ngày. Nhóm nghiên cứu thấy rằng việc duy trì mức giờ làm việc này đôi khi còn tăng lên về số lượng và chất lượng công việc. Một số người báo cáo lại rằng trạng thái tinh thần được cải thiện, và họ có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi, dành cho gia đình, bạn bè và các công việc khác.

Khi tôi công bố thử nghiệm trên LinkedIn, nhận được một số phản hồi rằng: "Lý thuyết bạn đưa ra thật tuyệt, nhưng thực tế tôi không thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình trong 6 giờ!" Hãy coi tất cả các nhiệm vụ đều được tạo ra như nhau. Quy luật tự nhiên là nguyên tắc Pareto quy định rằng sẽ có 20% công việc đem lại cho bạn 80% giá trị. Vì vậy, hãy tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao đó.

Nếu bạn là người quản lý một nhóm nhỏ với nguồn lực hạn chế, hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm về các nhận định về năng suất sau đây. Hãy nhớ rằng công việc của bạn với tư cách là người lãnh đạo có nhiệm vụ tạo ra giá trị chứ không chỉ vạch ra ý tưởng và ảo tưởng về chúng:

Ưu tiên: Pareto hóa và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao, phù hợp với cả thế mạnh của nhân viên và mục tiêu của nhóm.

Cắt: Giảm hoặc loại bỏ các nhiệm vụ không tạo ra giá trị. Giảm thời gian họp mặc định của bạn từ 60 phút xuống còn 30 phút, tắt thông báo và kiểm tra hàng loạt email của bạn.

Tự động hóa: Nếu đó là một nhiệm vụ theo quy trình từng bước, nó có thể được tự động hóa, giúp bạn tự làm việc đó.

Thuê ngoài: Nếu không thể tự động hóa, nó có thể được ủy quyền hoặc thuê ngoài.

Kiểm tra: Rất nhiều thời gian bị lãng phí trong phân tích sai lệch và đầu tư quá mức vào những thứ sai. Các nhà quản lý có thể tránh cả hai thông qua thử nghiệm tính hiệu quả, đo lường và điều chỉnh cho phù hợp.

Bắt đầu: Làm bất cứ điều gì cần thiết để khởi động động cơ của bạn. Làm từng việc một, làm việc khó nhất trước tiên, thử sử dụng kỹ thuật Pomodoro.

Đặt kỳ vọng thực tế

Đội của tôi có một quy tắc đơn giản; nếu một thành viên trong nhóm sử dụng tai nghe, bạn sẽ không làm phiền họ trừ khi hoàn toàn không thể chờ đợi (điều này hầu như không bao giờ xảy ra). Nghiên cứu của Gloria Mark tại Đại học California, cho thấy mức độ căng thẳng đã giảm khi email được lấy đi từ các nhân viên dân sự của Quân đội Hoa Kỳ trong 5 ngày, bởi vì họ cảm thấy kiểm soát được nhiều công việc hơn.

Một số điều đáng để chú ý

Bằng cách xây dựng một nơi làm việc thân thiện điều chỉnh một ngày làm việc ngắn hơn, bạn sẽ tạo ra năng suất cao hơn và kết quả tốt hơn, mà còn cho các nhân viên năng động hơn và ít căng thẳng hơn, cải thiện tỷ lệ tiếp nhận và giữ chân nhân viên và nhiều thời gian hơn cho cuộc sống .

Các tổ chức đang chi tiền lớn cho chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng họ có thể gặt hái được lợi ích chuyển đổi ngay lập tức và hiệu quả hơn nhiều chỉ bằng cách thay đổi cách họ làm việc. Đảm bảo rằng nhân viên làm công việc họ yêu thích nhất và sống cuộc sống tốt nhất, và xứng đáng nhất.

Mộc Dương